Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

С этими документами ничего делать не нужно, но лучше держать их под рукой для справки. К примеру, может понадобиться быстро найти все чеки за год, когда вы будете подавать налоговую декларацию. Распределите бумаги по категориям, поместите в папки и снабдите пометками.

Временные промежутки

На разбор бумаг можно потратить две минуты, два часа или два дня. Чтобы повысить эффективность, заранее определите, сколько времени у вас есть сейчас.

● Две минуты. Возьмите один документ, с которым можно разобраться сразу, и разберитесь.

● Пять минут. Что-то нельзя успеть за долю секунды, но от завершения задачи вас отделяет всего несколько шагов (например, нужно отправить буклет). В следующий раз, когда у вас будет пять свободных минут (бывает и такое), найдите подобные задачи.

● Час. Если у вас есть несколько крупных задач, которые состоят из нескольких этапов и требуют поиска дополнительной информации, посвятите им побольше времени.

● Целый день. Если вы поддались весенней уборочной лихорадке, а на столе творится полный кошмар, выделите день на уборку – хотя бы и субботу.

С рабочим столом вы справились, поэтому пришла пора заглянуть, если можно так выразиться, под лежачий камень: разобраться с системой хранения документов. К сожалению, невозможно великолепно организовать новую систему, не разделавшись со старой.

Возможно, мысль о старых пыльных бумагах наводит на вас тоску. Подумайте о том, что вы можете обнаружить забытые, но важные документы, а все лишнее отправить в мусорную корзину. Начните с ближнего края и продвигайтесь вглубь, бумага за бумагой. Задайте себе следующие вопросы.

Если из содержимого документов становится ясно, что нужны какие-то действия, сделайте пометку в списке дел и выделите время в календаре. К примеру, вам попалось письмо от руководителя: он просит изложить идеи по запуску нового продукта. Или встретилась информация о новом потенциальном клиенте. Или вы нашли буклет с описанием предстоящей конференции. Если документ нужно сохранять, пока вы не выполните действие, оставьте его в файле или переложите в лоток для бумаг. Если нет, выкиньте его и занесите задачу в список.

Если документы требуются для налоговых или юридических целей, сделайте соответствующую пометку, чтобы их было легко отыскать. К этой категории относятся бумаги, необходимые для аудита, старые контракты для текущих поставщиков, счета-фактуры и другие документы, у которых нет копии. Если не уверены, оставьте бумагу до тех пор, когда ее точно можно будет выбросить.

Старые журналы, буклеты с прошедших конференций, приглашения на мероприятия, которые уже давно состоялись, – всему этому не место в вашей системе хранения. Выкидывайте немедленно! Сохраняйте только те справочные материалы (статьи, буклеты, конспекты, рабочие тетради), которыми пользуетесь сейчас или которые понадобятся в ближайшем будущем.

Не попадайтесь в ловушку и не сохраняйте документы, «которые, возможно, когда-нибудь для чего-нибудь пригодятся». Лучше постарайтесь представить конкретную и реалистичную ситуацию, в которой понадобится этот документ. Если не удалось, смело отправляйте его в корзину.

Если ни один из вопросов не помог, задайте себе последний: «Что ужасного может произойти, если я это выброшу?» Если после ситуации, описанной в ответе, жизнь продолжится, выбрасывайте.

Отсканируйте

Благодаря широкому распространению компактных потоковых сканеров вы всегда можете сохранить информацию, но не на бумаге. Просто отсканируйте документ.

Снаружи картотечные шкафы выглядят опрятно. Неприятная правда может открыться, когда вы заглянете внутрь. Если в ящиках царит беспорядок, нужно их разобрать. Прежде чем начать, подготовьте следующие вещи:

● подвесные папки с пластиковыми табуляторами по размеру стандартного листа;

● трех– или пятиуровневые папки-уголки по размеру стандартного листа;

● самоклеящиеся этикетки (белые или прозрачные);

● черный маркер;

● принтер для этикеток (по желанию).

Когда все нужное под рукой, можно начать со списка общих категорий. Они лягут в основу системы и будут использоваться для маркировки папок. Общие категории могут быть следующими: