Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Каждый из нас сталкивался и с душевным подъемом после завершения дел, и с унынием, когда осталась куча несделанного. Даже мелкая задача, оставшись невыполненной, истощает силы и перетягивает внимание, а значит – вызывает тревогу, стресс, депрессию, раздражительность, вину, досаду и усталость. Можно начать день в хорошем настроении и полным энергии, но закончить его истощенным – умственно и физически. Виной всему – мелочи, которые остались недоделанными.

День множества мелких завершенных дел

Вы просыпаетесь полностью отдохнувшим и готовым к новым свершениям. Впереди – интересная работа, сейчас много всего происходит, а вы как раз в самом центре событий. По дороге в офис вы попадаете в пробку и размышляете о предложении, которое обещали отправить еще вчера, но так и не отправили.

На работе вы входите в кабинет и видите в углу сломанный принтер. Вы собираетесь отвезти его на переработку уже несколько месяцев, но руки не доходят. Затем вы открываете электронную почту в телефоне и краем глаза замечаете, что на франкировальной машине всё еще мигает желтая лампочка – несколько дней она предупреждает о низком уровне чернил.

Вы возвращаетесь мыслями к столу. На нем – стопка папок, бумаги в которых нужно правильно рассортировать. На месте их удерживает импровизированное пресс-папье – чашка с холодным кофе, которая осталась там с прошлого вечера. Вы включаете компьютер и пытаетесь найти предложение, которое должны были отправить вчера. К сожалению, рабочий стол завален файлами и найти что-то трудно.

В досаде вы открываете электронную почту. В папке «Входящие» – несколько вчерашних писем, на которые необходимо ответить, а за ночь пришло еще несколько срочных. С ними нужно разобраться, но вы чувствуете такую усталость, что решили поскорее отправиться с чашкой к кофемашине. Что случилось с энтузиазмом и энергией, которые переполняли вас всего пару часов назад? Их уничтожила куча незавершенных дел.

Почему же такие, казалось бы, мелочи оказывают столь большое влияние? Представьте, что мозг – компьютер с ограниченным объемом памяти, пусть и очень большим. Чем больше его загружать, тем хуже он обрабатывает новую информацию. Не важно, в какой сфере остались незаконченные дела – в личной жизни или на работе. Все они влияют на качество внимания, которое вы можете уделить текущим задачам.

Чтобы избавиться от лишней информации и освободить место, составьте список всех незавершенных дел и придумайте, как довести их до конца (или хотя бы решите, что вовсе от них откажетесь, тем самым поставив точку). Воспользуйтесь перечнем: он поможет определить основные области, в которых таятся «повисшие» задачи. Обведите наиболее подходящий ответ:

А – всё хорошо,

Б – нужно доработать,

В – нужны серьезные действия.

● Мои полки и ящики в полном порядке, там нет ничего лишнего.

● Дома ничего не нужно ремонтировать.

● Мои финансы под контролем.

● В кабинете полный порядок.

● Файлы на компьютере структурированы, мне легко найти необходимое.

● Телефонные звонки и электронная почта под контролем.

● Я держу все обещания, данные клиентам.

● Я держу все обещания, данные коллегам.

● Я не откладываю нужные разговоры.

Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть вопросы с ответами «Б» и «В». Выберите два пункта, о которых чаще всего думаете, и пообещайте себе что-нибудь предпринять в течение недели. Выделите в календаре время на решение этих вопросов. Продолжайте так делать каждую неделю, пока все ответы «Б» и «В» не превратятся в «А».