Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● Клиенты.

● Конференции.

● Контракты.

● Финансы.

● Страхование.

● Юридические вопросы.

● Офисное оборудование.

● Проекты.

● Справочные материалы.

● Путешествия.

Как только список будет готов, сделайте этикетку для каждой категории и вставьте ее в пластиковый держатель. Если присоединить его к верхней части папки, он будет хорошо заметен. Поместите подвесные папки с этикетками в ящик. В зависимости от предпочтений можно расположить папки по алфавиту или по частоте использования.

Следующий шаг – разбить общие категории на подкатегории, которые будут использоваться для папок-уголков. К примеру, категорию «Клиенты» можно разбить на файлы по каждой организации или человеку, «Финансы» – на подкатегории «Отчеты по расходам», «Счета-фактуры» и «Пенсионные накопления», а для «Офисного оборудования» могут потребоваться отдельные папки для каждого устройства (компьютера, телефона, принтера и ксерокса).

Теперь – самое интересное. Когда список подкатегорий будет готов, наклейте соответствующие этикетки на каждую папку и вложите ее в подвесную папку с подходящей общей категорией. Расположите папки-уголки в алфавитном порядке, чтобы отыскать нужные бумаги было как можно проще.

Выбирайте слова с умом

При создании файловой системы выбирайте те слова, которые понятны и близки вам. К примеру, какую папку вы скорее будете искать, когда вам понадобится документ:

● «Финансы» или «Деньги»?

● «Машина» или «Автомобиль»?

● «Клиенты» или «Заказчики»?

● «Путешествия» или «Поездки»?

● «Справочные материалы» или «Информация»?

Суть файловой системы в том, чтобы находить нужные бумаги быстро и без затруднений. Это не просто стопка документов. Если на этикетках – те формулировки, которыми вы обычно оперируете, станет гораздо легче.

Открытые позиции – это все дела, проекты, цели, идеи и задачи (личные и рабочие), которыми вы должны или хотите заняться, но пока не успели. Может быть, пора сделать это прямо сегодня, а может – в далеком будущем, на пенсии. Хитрость в том, чтобы собрать все вместе и записать : тогда вы не будете тратить ценные ресурсы собственной памяти и держать все в голове.

Представьте, что мозг – жесткий диск компьютера, на котором может уместиться только ограниченное количество информации. Когда место заканчивается, он начинает работать медленнее и давать сбои. Если перенести все открытые позиции на лист бумаги, мозг сможет снова сосредоточиться на том, чем вы занимаетесь сейчас. Идеи и задачи, входящие в список, возникают из разных источников. В их числе:

● разговоры (с родными, друзьями или коллегами);

● чтение (книги, журналы, брифы, научные статьи);

● все, что приходит по обычной почте (брошюры, приглашения, буклеты);

● электронные письма;

● занятия;

● конференции;

● голосовая почта;

● профессиональные сообщества;

● мероприятия;

● рабочий стол;

● картотечные шкафы;

● ящики, шкафчики, полки.

Если вы решите применить только один совет из книги, пусть им будет этот. Потратив время на записывание всех открытых позиций в жизни, вы заметно улучшите концентрацию и станете чаще доводить дела до конца. Можно составить список за один раз (тогда понадобится целый день) или за несколько подходов. Чтобы изложить всё на бумаге, воспользуйтесь следующими техниками.

И на работе, и дома просмотрите каждый ящик, шкаф, полку, стол и папку, чтобы составить наиболее полный список дел на основе увиденного. Например, если заглянуть в ящик картотечного шкафа, может оказаться, что нужно разобрать финансовые бумаги за прошлый год, собрать чеки, сделать этикетки для новых папок или написать потенциальному клиенту, визитная карточка которого попалась на глаза.

Просмотрите электронную почту и прослушайте голосовые сообщения. Добавьте в список действия, которые вы не планируете выполнять прямо сейчас и которые больше нигде не записаны. К примеру, пришло письмо от коллеги: он просит внести правки в составленный вами отчет. Или вы получили голосовое сообщение от брата, который предлагает выбрать день для встречи всей семьей. Или в почте находится сообщение от профессиональной ассоциации краболовов – вас приглашают на ежегодное собрание и ужин из крабов.

Подумайте, что вы стараетесь держать в голове, и выпишите на листок все, что необходимо сделать. После этого этапа вы сможете поддерживать чистоту созданной системы, занося в главный список дел то, что приходит на ум.