Alexander Spitzner - EBook 'Projektmanagment im Handwerksbetrieb umsetzen'

Der Entscheider erhält den Projektantrag zur Prüfung und wägt dabei verschiedene Punkte ab. Nur wenn das Projekt mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmt, das für die Durchführung notwendige Wissen sowie die erforderlichen Ressourcen vorhanden sind bzw. beschafft werden können, das Projektrisiko als nicht zu hoch eingeschätzt und der mit dem Projekt erzielbare Mehrwert deutlich wird, wird die Entscheidung letztlich positiv ausfallen.

Die Projektskizze ist in vielen Projekten in den Projektantrag integriert bzw. wird parallel dazu oder direkt im Anschluss erstellt. In einer Projektskizze werden die Inhalte des Projektes konkretisiert. Sollte etwa im Projektantrag die Termin- und Kostenplanung nur in kleinem Umfang vorhanden sein, wird dies bei der Erstellung der Projektskizze detaillierter durchdacht. Während der Projektantrag vorwiegend für den Entscheider erstellt wird, kann mit der Projektskizze das geplante Projekt eventuell auch den Stakeholdern (also z. B. potenziellen Kunden, Mitarbeitern des Unternehmens, Anwohnern o. Ä.) dargestellt werden, um diese zu informieren und eine positive Einstellung gegenüber dem Projekt zu erreichen.

Die Projektskizze kann also entweder direkt in den Projektantrag integriert sein oder als Zusatzinformation neben oder nach dem Projektantrag erstellt werden.

Nach Erstellung des Projektantrags und der Projektskizze sowie einer positiven Antwort bei Vorlage dieser Unterlagen beim Entscheider erfolgt die Erteilung des Projektauftrags. Dieser stellt eine (schriftliche) Vereinbarung zwischen dem Projektleiter und dem Auftraggeber dar, in der die Ziele des Projektes klar und deutlich formuliert werden.

Der Projektauftrag zieht sich als „roter Faden“ durch den gesamten Projektverlauf und dient zur Kontrolle, ob im Projekt immer noch auf die zu Beginn anvisierten Projektziele hingearbeitet wird. Der Projektauftrag muss dann jedoch später noch durch eine detaillierte Planung ergänzt werden. Bei Bedarf kann der Projektauftrag zu einem späteren Zeitpunkt noch abgeändert werden, gerade wenn sich die Situation verändert oder neue Informationen bekannt werden. Eine Veränderung des Projektauftrags (hinsichtlich Kosten, Terminen oder Leistungsumfang) muss allerdings immer mit dem Auftraggeber und den weiteren Projektbeteiligten abgesprochen werden.

Der Projektauftrag hat meist bereits einen vertraglichen Charakter und ist Vorläufer des Lastenheftes. In der Praxis wird der Auftraggeber in einem Lastenheftseine Wünsche, Vorgaben und Anforderungen an das Projekt festhalten.

Die DIN 69901 definiert das Lastenheft als „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.

Aus dem Lastenheft wird dann im Projektteam das Pflichtenhefterstellt.

Die DIN 69901 definiert das Pflichtenheft als die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“.

Neben den Grobzielen sind nun auch die Detailziele sowie die geplanten (bzw. möglichen) Vorgehensweisen zum Erreichen dieser Ziele enthalten, die mit allen Beteiligten (Projektteam, Auftraggeber usw.) abgestimmt werden müssen. Eine detaillierte Darstellung der Zielplanung in Projekten erfolgt im Abschnitt 2.2.1 „Zielplanung“.

1. Projekte und Projektmanagementmethoden haben in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Warum ist dies so? (drei richtige Antworten)

1 rasante technische Entwicklung

2 Verringerung der Betriebsgrößen

3 steigende Komplexität

4 erforderliches Spezialwissen

5 Verringerung bürokratischer Hürden.

>> Seiten 11bis 12|

2. In letzter Zeit werden viele Vorhaben fälschlicherweise als Projekte bezeichnet. Damit ein Vorhaben wirklich auch als Projekt gilt, muss es einige Merkmale aufweisen.

Aufgabe: Nennen Sie fünf charakteristische Projektmerkmale und erläutern Sie diese!

>> Seiten 15bis 16|

3. Projektmanagement wird in den verschiedensten Bereichen eingesetzt, wobei Projekte in drei verschiedene Projekttypen unterschieden werden können. Welche sind das? (drei richtige Antworten)

1 Investitionsprojekte

2 Revolutionsprojekte

3 Organisationsprojekte

4 Revisionsprojekte

5 Forschungs- und Entwicklungsprojekte

>> Seite 17|

4. Die Akteure in Projekten müssen unterschiedliche Rollen einnehmen und Aufgaben bearbeiten.

Aufgaben: In welchem Verhältnis stehen

1 der Auftraggeber und der Projektleiter?

2 der Projektleiter und das Projektteam?

3 die Stakeholder zum Projekt?

>> Seiten 17bis 20|

5. Der Ursprung für Projektideen kann sehr unterschiedlich sein. Projektideen können in reaktive und visionäre Ideen unterschieden werden. Aufgabe: Erläutern Sie den Unterschied!

>> Seite 20|

6. Die 6 - 3-5-Methode stellt eine Kreativitätstechnik zur Ideengenerierung dar. Welche der folgenden Antworten treffen nichtauf die 6 - 3-5-Methode zu? Bei der 6 - 3-5-Methode (zwei richtige Antworten)

1 sind 6 Personen beteiligt.

2 sollen insgesamt 3 Ideen entwickelt werden.

3 sollen insgesamt 18 Ideen entwickelt werden.

4 entwickelt jede Person 3 Ideen.

5 hat jeder Teilnehmer pro Runde 5 Minuten Zeit.

>> Seite 21|

Kompetenzen

Problemsituation und Ziele detailliert definieren.

Projektstruktur und -organisation festlegen.

Zeitplanung unter Nutzung von Projektmanagementsoftware durchführen.

Ressourcen ermitteln und Kosten der Projektdurchführung berechnen.

Risiken erkennen und hinsichtlich Wirkung und Auftretenswahrscheinlichkeiten bewerten sowie Umgang mit Risiken festlegen.

Anforderungen an Mitarbeiter sowie deren Aufgaben und Befugnisse festlegen.

Projektkommunikation planen.

Für die Abwicklung von Projekten ist es notwendig, die im Projekt tätigen Mitarbeiter in einer Organisationsstruktur zusammenzufassen, um Weisungsbefugnisse und Berichtspflichten festzulegen. Da sich die Anforderungen beispielsweise hinsichtlich der Ausgangsbedingungen, des finanziellen Rahmens, der zeitlichen Dringlichkeit, der Interdisziplinarität im Projektteam usw. von Projekt zu Projekt deutlich unterscheiden, gibt es unterschiedliche Projektorganisationsformen, die sich an die jeweiligen Konstellationen anpassen.

Dabei ist von Bedeutung, ob die Mitarbeiter in einem Projekt ausschließlich in diesem Projekt tätig sind, gegebenenfalls sogar speziell für dieses Projekt angestellt worden sind, oder aber nur befristet oder teilweise aus dem Liniengeschäft für das Projekt freigestellt werden.

Man unterscheidet dabei zwischen den drei Formen der Projektorganisation,welche unterschiedliche Vor- und Nachteile besitzen:

Die Stabs-Projektorganisation ist gekennzeichnet durch eine einfache Installation innerhalb des Unternehmens, da es bei der Linienorganisation nur zu geringen Veränderungen kommt (siehe nachfolgende Abbildung).

Es wird ein Stab unter Führung des Projektleiters gebildet, der direkt der Leitungsebene unterstellt ist. Der Projektleiter kann von Experten unterstützt werden. Der Einfluss des Stabs ist groß, allerdings hat der Stab außerhalb des Projektgeschehens keine Weisungsbefugnisse, sodass die Projektmitarbeiter in der Linienorganisation verbleiben und damit weiterhin ihren Vorgesetzten (i. d. R. Abteilungsleiter) fachlich und disziplinarisch unterstellt sind.