Alexander Spitzner - EBook 'Projektmanagment im Handwerksbetrieb umsetzen'

2.7.2 Bewerten der identifizierten Risiken

2.7.3 Planung von Gegenmaßnahmen

2.7.4 Überwachen und Steuern der Risiken

2.8 Softwareeinsatz im Projektmanagement

2.8.1 Standardansicht „Gantt-Diagramm“

2.8.2 Ansicht „Ressource: Tabelle“

2.8.3 Ansicht „Netzplandiagramm“

2.8.4 Anpassung an projektspezifische Gegebenheiten

2.9 Anforderungen an Projektleiter und Projektmitarbeiter

2.10 Externe Akteure

Wiederholungsfragen

3. Projektdurchführung überwachen und steuern

3.1 Projektkontrolle und -steuerung

3.1.1 Ist-Situation erfassen

3.1.2 Soll-Ist-Vergleich durchführen

3.1.3 Steuerungsmaßnahmen durchführen

3.2 Qualitätssicherung und Fehlervermeidung

3.2.1 Grundlagen für Qualität

3.2.2 Dokumentation und Berichterstattung

Wiederholungsfragen

4. Projektteam zusammenstellen und führen

4.1 Kommunikation im Projektablauf

4.1.1 Sender-Empfänger-Modell

4.1.2 Kommunikation nach Watzlawick

4.1.3 Eisbergmodell

4.1.4 Vier-Ohren-Modell

4.1.5 Tipps zur Verbesserung des Kommunikationsverhaltens

4.1.6 Kommunikationsformen in Projekten

4.2 Konfliktmanagement in Projekten

4.2.1 Entstehung von Konflikten

4.2.2 Eskalationsmodell nach Friedrich Glasl

4.3 Verhalten bei Widerständen und Krisen

4.3.1 Chancen und Vorteile von Konflikten

4.3.2 Konfliktlösung nach dem Harvard-Konzept

4.3.3 Konfliktgespräche

4.4 Teambuilding und Umgang mit Mitarbeitern

4.4.1 Autoritärer Führungsstil

4.4.2 Kooperativer Führungsstil

4.4.3 Laissez-faire-Führungsstil

4.5 Teamentwicklung im Projekt

4.5.1 Phase 1 „Forming“

4.5.2 Phase 2 „Storming“

4.5.3 Phase 3 „Norming“

4.5.4 Phase 4 „Performing“

4.5.5 Phase 5 „Adjourning“

4.6 Motivation

4.7 Relevanz von Projektmeetings

4.7.1 Kick-off-Meeting

4.7.2 Regelmäßige Projektsitzungen

4.7.3 Organisation und Moderation von Besprechungen

Wiederholungsfragen

5. Projekt abschließen

5.1 Projektabschluss

5.1.1 Abschlussbericht

5.1.2 Abschlussworkshop

5.2 Abnahme und Projektkontrolle

5.2.1 Projektabnahme

5.2.2 Projektkontrolle

5.3 Projektdokumentation

5.4 Projektpräsentation

5.5 Projektlernen

Wiederholungsfragen

Lösungen zu den Wiederholungsfragen

Stichwortverzeichnis

Kompetenzen

Projektanlass definieren.

Zielsetzung des Projekts festlegen und hinterfragen.

Interessen von möglichen Partner und Betroffenen abwägen.

Ideensammlung zur Lösung der Problemstellung durchführen.

Projektkonzept erstellen.

Projekte bestimmen mehr und mehr unseren Arbeitsalltag. In vielen Bereichen nehmen Projekte einen immer größeren Raum ein, und die Durchführung von Leistungen verlagert sich von der Linienstruktur hin zu einer projektorientierten Abwicklung.

Auch die Weiterentwicklung von Unternehmen (z. B. Umstrukturierungen, Neuausrichtungen, Einstieg in neue Geschäftsfelder etc.) wird mehr und mehr über Projekte abgewickelt. Dazu ist der Aufbau von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement notwendig, um bei dieser Entwicklung Schritt halten zu können.

Die Gründe für die steigende Bedeutung von Projekten und damit von Projektmanagement sind vielfältig und haben in den letzten Jahren bzw. Jahrzehnten an Einfluss gewonnen:

Kürzere Halbwertszeiten durch rasante technische Entwicklung Durch die immer schneller fortschreitende technische Entwicklung in vielen Bereichen entsteht die Notwendigkeit, schnell und flexibel zu reagieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Steigende Komplexität Die Globalisierung und der damit erhöhte Wettbewerbsdruck, aber auch die steigende Bedeutung bürokratischer Hürden erfordern einen ganzheitlichen Blick auf Veränderungen. Es müssen viele Faktoren in die Entscheidungen mit aufgenommen werden, wenn am Ende eine erfolgreiche Umsetzung stehen soll.

Spezialwissen Durch die beiden zuvor beschriebenen Punkte zeigt sich, dass für viele Bereiche Spezialisten mit einbezogen werden müssen, um erfolgreich zu sein. Die Teamarbeit in Projekten ist dafür ein hervorragender Rahmen, der die Zusammenarbeit von Experten verschiedener Bereiche fördert.

Die angeführten Punkte zeigen deutlich auf, dass die Arbeit in Projekten in einem modernen Arbeitsumfeld notwendig und nützlich ist.

Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“.

Um Projekte also erfolgreich abwickeln zu können, müssen in einem ersten Schritt die organisatorischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden, um die Führungsmethoden und die Techniken des Projektmanagements von der Projektinitiierung über die Projektplanung und Projektsteuerung bis hin zum Projektabschluss sinnvoll anwenden zu können.

Bei der Frage nach Projekten kommen sofort diverse (und oftmals auch problembeladene) Beispiele in den Sinn, wie z. B. der (stark verzögerte) Bau des Berliner Flughafens oder die Probleme bei der Realisierung des Bahnhofs „Stuttgart 21“. Aber nicht nur solche Mammutprojekte erfordern Projektmanagement.

Auch in kleinerem Rahmen, der allerdings immer noch für die Entwicklung und den Fortbestand von Unternehmen entscheidend sein kann, werden Projekte genutzt, so z. B. bei der Entscheidung für oder gegen den Bau eines neuen Prototyps, bei der Umgestaltung der organisatorischen Unternehmensstruktur oder bei der Entwicklung eines Marketingkonzepts.

Und schließlich zeigt sich auch im privaten Bereich immer wieder, dass Kenntnisse und Erfahrungen in Projekten nützliche Anwendung finden können – egal ob die nächste Geburtstagsfeier geplant oder ob die Küche renoviert werden soll.

All diese Beispiele, so unterschiedlich sie auch sein mögen, haben eines gemeinsam: Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Durchführung und einem Scheitern des Projektes liegt (auch) im richtigen und konsequenten Einsatz der Projektmanagementmethoden.

Was muss ein kompetenter Projektleiter leisten, um ein Projekt erfolgreich durchführen und abschließen zu können?

Es können zwei verschiedene Kompetenzbereiche eines Projektleiters unterschieden werden:

MethodenkompetenzIn den nachfolgenden Kapiteln werden eine Vielzahl an Methoden, Techniken und Prozessen des Projektmanagements aufgeführt, die für eine erfolgreiche Projektabwicklung hilfreich sein können. Egal, ob bei der Initialisierung von Projekten, bei der Planung und Steuerung oder auch in Bereichen wie der Projektkommunikation oder -dokumentation – die Möglichkeit der einsetzbaren Methoden und Techniken ist dabei nahezu unendlich. Die Kenntnis dieser Methoden und Techniken, aber vor allem auch die richtige und sinnvolle Anwendung ist für einen erfolgreichen Projektleiter von entscheidender Bedeutung. So unterschiedlich die oben aufgeführten Beispiele für Projekte sind, so unterschiedlich ist auch die Notwendigkeit, einzelne Methoden in ihrer gesamten Komplexität, stark vereinfacht oder auch gar nicht einzusetzen. Das bedeutet, dass beispielsweise die Netzplantechnik (vgl. Kapitel 2.4.2) für ein zeitkritisches Projekt (z. B. für die Planung einer Geburtstagsfeier oder die Entwicklung und Fertigstellung eines Prototyps vor den Mitbewerbern) unbedingt notwendig ist, während sie für ein anderes Projekt (z. B. Küchenumbau) vernachlässigt werden kann, wenn hier der Zeitdruck eine etwas untergeordnete Rolle spielt, dafür aber z. B. Qualitäts- oder Kostenanforderungen im Vordergrund stehen. Es macht somit keinen Sinn, eine Methode nur zum Selbstzweck anzuwenden, wenn eine einfachere Methode zur Verfügung steht, die ein vergleichbares Ergebnis liefert.