Phil Simon - Zoom für Dummies

Mit Meetings & Chat und Videowebinaren können Sie auf ziemlich zuverlässige Weise videobasierte Besprechungen oder Vorträge abhalten. Angenommen, Sie befinden sich in Timbuktu, Ihr Chef ist gerade in Montreal und Ihr Kunde sitzt irgendwo in Kolumbien – dann ist so eine virtuelle Videokonferenz prima, auch wenn es sich nicht so anfühlt, als ob Sie im selben Raum säßen.

Nun nehmen Sie aber mal an, Sie und Ihr Chef halten sich im selben Gebäude auf. Sie möchten sich in einem aufgemotzten Konferenzraum treffen und dort Mark aus London, Miriam aus Israel und Pavel aus Warschau zuschalten, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Und zwar mit mehr Optionen als nur einer simplen Bildschirmfreigabe und Videoübertragung.

Auch andere Angestellte in Ihrem Unternehmen möchten regelmäßig solche interaktiven Besprechungen mit allem technischen Drum und Dran in speziell dafür vorgesehenen Konferenzräumen durchführen. Oder vielleicht hält Ihr Unternehmen ja öfter Onlineschulungen für das Personal oder Neuzugänge ab?

In all diesen Szenarien würde Meetings & Chat Ihren Anforderungen möglicherweise nicht mehr genügen. Und da kommt Zoom Rooms ins Spiel.

Zoom Rooms macht aus herkömmlichen Konferenzräumen viel funktionsstärkere, interaktive Arbeitsumgebungen für gemeinsame Projekte und Teamwork. Man könnte quasi sagen, Zoom Rooms ist eine gedopte Version von Meetings & Chat.

Wie schon bei Meetings & Chat können Sie auch bei Zoom Rooms aufzeichnen, was in den virtuellen Konferenz- und Schulungsräumen Ihres Unternehmens so vor sich geht.

Viele IT-Abteilungen tun sich schwer damit, die vorhandenen Audio- und Videosysteme ihrer Unternehmen auf dem aktuellen Stand zu halten. Im Gegensatz zu vielen seiner Vorgänger erfordert Zoom Rooms nur wenig Aufwand für die Wartung der Software und Hardware.

Lassen Sie in Besprechungen öfter Ihren Gedanken freien Lauf? Fällt Ihnen das Brainstorming mit Ihrem Team leichter, wenn Sie die Inhalte und Ideen visuell vor sich sehen? Wünschen Sie sich bei der Planung eines neuen Produkts oder bei der Analyse eines komplexen technischen Problems mehr Möglichkeiten als nur rudimentäre Notizen auf dem Bildschirm?

Dann dürften Ihnen die interaktiven Whiteboard-Optionen von Zoom Rooms gefallen:

Teilnehmer können gleichzeitig Notizen auf dem Whiteboard machen, ohne darauf warten zu müssen, dass der virtuelle Stift an sie weitergereicht wird.

Es lassen sich bis zu 12 virtuelle Whiteboards parallel nutzen.

Die Whiteboard-Sitzung kann gespeichert und an Kollegen oder Kunden weitergeleitet werden.

Sie können problemlos mehrere Desktops gleichzeitig in Ihrem Konferenzraum freigeben. Die Besprechungsteilnehmer und Moderatoren profitieren von einer Vielzahl an Optionen zur drahtlosen Freigabe von Bildschirminhalten.

Hat Ihr Unternehmen vielleicht schon ein teures audiovisuelles System in den Konferenzräumen installiert? Dann lässt sich Zoom Rooms je nach Konfiguration möglicherweise sogar in dieses System integrieren. Ihr Unternehmen braucht seine aktuelle Ausstattung also nicht auf den Müll zu werfen.

Um einen Raum für einen bestimmten Termin zu reservieren, müssen Sie einfach nur auf einen physischen Bildschirm an der Tür des Zoom-Konferenzraums tippen. Dann öffnet sich ein Terminplan für den Raum mit allen verfügbaren Zeitfenstern. (Natürlich kann die Terminbuchung auch in der Zoom-Software erledigt werden.)

Zoom garantiert seinen Kunden eine 99,99-%ige Verfügbarkeit von Zoom Rooms. Soll heißen: Im Verlauf eines Jahres ist der Service für maximal rund neun Stunden nicht erreichbar.

Der Fairness halber sei erwähnt, dass dieser Wert in der Branche keine Seltenheit ist. Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google und das Konkurrenzprodukt Slack können allesamt mit ähnlichen Systemverfügbarkeiten aufwarten.

Zoom Rooms können Sie als eigenständiges Produkt abonnieren, also ohne den Kauf weiterer Services von Zoom.

Derzeit kostet das Abo für einen Raum 46 € pro Monat. Wie bei den anderen Produkten können Sie auch bei Zoom Rooms ein paar Euro sparen, wenn Sie die jährliche Abrechnung wählen – dann kostet Sie ein Raum monatlich nur 39,08 € (469 € pro Jahr).

Zumindest theoretisch besteht keine Einschränkung, wie viele Teilnehmer es pro Raum geben darf. Wenn Sie 2112 Leute für eine Schulung in einen Ihrer Konferenzräume zwängen möchten – nur zu! Zoom hat nichts dagegen.

Je nach Anforderungen und vorhandener Videokonferenzausstattung Ihres Unternehmens könnten Sie noch zwei ergänzende Lösungen interessieren:

Konferenzraum-Connector

Zoom Rooms für Touch

Angenommen, Sie arbeiten für die Firma Brainpower Technologies (BPT). Vor fünf Jahren hat BPT eine umfangreiche Telekommunikationsanlage angeschafft (herkömmliche Telefone, Lautsprecher, Telefone mit Videofunktion und all so was). Als Anbieter hat BPT meinetwegen Cisco oder einen vergleichbaren Branchenvertreter gewählt. Installation und Einrichtung haben ganz gut geklappt und die Geräte und Dienste werden immer noch genutzt. Allerdings beklagen inzwischen viele Angestellte den mangelnden Funktionsumfang. Manche Geräte sind schon etwas in die Jahre gekommen und die Software ist teils zu kompliziert oder die Gesprächsqualität lässt zu wünschen übrig. Außerdem können Sie Konferenzschaltungen nicht so einfach aufzeichnen, geschweige denn speichern.

Sie schildern das Problem Ihrem technischen Leiter. Und im Prinzip stimmt er Ihnen auch zu. Da aber das AV-System an sich noch funktioniert, verbietet sich ein Komplettaustausch. Das gibt Ihr Budget einfach nicht her. Was nun?

Abhilfe schafft hier ein sogenannter Konferenzraum-Connector. Dieses Tool ermöglicht es einer Firma wie BPT, Zoom-Videogespräche über das vorhandene Konferenzraumsystem durchzuführen. Anders ausgedrückt: Das vorhandene System wird mit der Cloud verbunden und die Angestellten von BPT können ab sofort die benutzerfreundliche Software von Zoom verwenden.

Bestimmt haben Sie in den letzten Jahren schon den ein oder anderen Touchscreen benutzt, sei es auf Ihrem Smartphone oder an Ihrer Kaffeemaschine oder an irgendeinem öffentlichen Automaten. Auf Ihrem Fernsehbildschirm oder großen Computermonitor drücken Sie aber nicht rum, oder?

Zoom Rooms für Touch ist eine Erweiterung von Zoom Rooms, mit der Sie die Funktionen der App auf großen, interaktiven Bildschirmen nutzen können. Das hat diverse Vorteile für Teamprojekte:

Sie können im Handumdrehen eine Sitzung mit Ihrem gesamten Team starten und alle Inhalte werden erstaunlich flüssig in hoher Qualität übertragen.

Der viel größere Bildschirm (im Vergleich zum kleinen Laptop-Display) erleichtert Skizzierungen und Brainstorming.

Die Bildschirminhalte und das Whiteboard können von allen Teammitgliedern bearbeitet werden.

In Kapitel 9finden Sie weitere Informationen zu Zoom Rooms, verfügbaren Add-ons und der dazu nötigen Hardware.