Miguel Ángel Martín Ruiz - Gestión de la información y documentación turística local. HOTI0108

1 Distintos tipos de expositores y displays que permitan el acceso a folletos informativos de diferente índole. Estos pueden estar situados en algunas de las paredes de la oficina así como, en menor proporción, sobre el mostrador de recepción si su dimensión lo permite (en este segundo caso, los folletos o planos contemplarán los aspectos más relevantes de la ciudad). Siempre se intentará ordenar los folletos por temáticas de forma que su consulta sea más sencilla.

2 También se podrá hacer uso de las nuevas tecnologías, instalando para ello, ordenadores o paneles de autoinformación donde el visitante podrá tener acceso a la información que desee.

Expositores de información turística

Aplicación práctica

Imagine que trabaja como informador turístico en una oficina de turismo. Explique los pasos que llevaría a cabo en la gestión del material de la misma.

SOLUCIÓN

En primer lugar se tendrán en cuenta los tipos de solicitudes de información planteados por los usuarios; posteriormente se valorarán las fuentes de las que obtener los datos, contrastando la información que presenta cada una de ellas. Una vez elaborada o recibida la documentación turística que satisfaga las demandas de información de los usuarios se almacenará de forma adecuada utilizando diferentes soportes: papel y electrónico.

Cuando el personal de la oficina de turismo recibe una demanda de información por parte de un usuario a la hora de prestar el servicio de información se va a apoyar en el material turístico disponible en la entidad. Esta documentación habrá sido elaborada previamente por el centro de información turística o por un organismo, empresa, ente turístico, etc., valiéndose de fuentes de información.

Una vez elaborada, los datos se pueden encontrar fundamentalmente en los siguientes soportes de almacenamiento que permiten conservar los documentos:

En formato escrito

Es el más usado en las oficinas de turismo para prestar el servicio de información. En soporte papel se encuentra por lo general las siguientes publicaciones que no pueden faltar en una oficina de turismo: plano del destino, guía de la oferta turística, folletos de los principales atractivos del destino, guía de servicios, calendario de actividades (de ocio, culturales, etc.), carteles anunciadores, listados de hoteles, restaurantes y demás empresas turísticas, etc. A continuación, se incluye la Guía turística de la ciudad de Málaga. Área de turismo.

Material turístico en formato escrito

En formato audiovisual (vídeo, CD-ROM, etc.)

La ventaja que presenta este medio frente al anterior es la gran capacidad de almacenamiento de información en forma de sonido, imagen y texto, aunque su utilidad y funcionalidad en un centro de información turística es aislada.

Vídeo promocional de Castilla-La Mancha de Turespaña

Formato electrónico

Hoy día es cada vez más común que las oficinas de turismo ofrezcan la posibilidad de consultar el material turístico del destino a través de internet; además, en la mayoría de las ocasiones, permiten realizar descargas de folletos, guías y demás material informativo.

Los sistemas de archivo informatizados son de gran utilidad en los centros de información turística ya que, por un lado, permiten almacenar gran cantidad de datos y dan la posibilidad de añadir, eliminar, modificar y recuperar la información en cualquier momento.

Los bancos y bases de datos conforman una gran cantidad de información estructurada y almacenada en un soporte que puede ser interpretado y leído por el ordenador. Las unidades de información que forman la base de datos se denominan registros, los cuales se dividen a su vez en campos.

En el caso de las diferentes comunidades autónomas españolas se observa que todas ellas disponen de un portal de turismo en internet para la promoción del destino (estos serán analizados con mayor detenimiento en capítulos posteriores). En el caso de Cataluña, además, en la web del Departamento de Empresa y Ocupación de la Generalitat de Cataluña en el apartado de turismo, se facilita información (en la siguiente dirección: < http://www.gencat.cat/diue/ambits/turisme/index_es.html>) referente al:

1 Observatorio del Turismo de Cataluña.

2 Empresas y establecimientos turísticos.

3 Rutas nacionales de Cataluña.

4 Propuestas para los viajeros.

5 Profesionales del turismo.

6 Oficinas de turismo.

7 Buzón del turismo.

Web del Departamento de Empresa y Ocupación de la Generalitat de Cataluña

A continuación se muestran las bases de datos que se incluyen en dicha web, que permiten aportar al usuario una mayor información de algunos de los temas mencionados en la página anterior, a modo de ejemplos se incluyen las siguientes:

Base de datos de las oficinas de turismo de Cataluña

En esta base de datos sobre los hoteles de Cataluña, como se observa en la imagen, la información de cada alojamiento se recoge en un registro y, cada registro tendría varios campos: dirección, municipio, comarca, etc.

Base de datos de la afluencia de visitantes a los recursos turísticos de Barcelona

Aplicación práctica

Imagine que trabaja como informador turístico en un centro de información turística de un determinado destino, con el objetivo de prestar un mejor servicio al usuario se plantea la creación de diferentes bases de datos que permitan el acceso más rápido y eficaz de la información. ¿Cuáles serían los temas que incluiría en esas bases de datos a elaborar? Ponga varios ejemplos.

SOLUCIÓN

1 Alojamientos en el destino.

2 Centros de información turística en la provincia o comunidad autónoma.

3 Museos.

4 Restaurantes.

5 Consulados y embajadas extranjeras.

6 Agencias de viajes.

7 Etc.

Las oficinas de información turística deben elaborar un protocolo de actuación que les permita responder a las demandas de información realizadas por los usuarios de forma rápida y eficaz. Para ello, es necesario crear un sistema de gestión de la documentación que se adapte a las características de la entidad y al tipo de solicitudes de información más realizadas.