Miguel Ángel Martín Ruiz - Gestión de la información y documentación turística local. HOTI0108

Fuentes gratuitas o de pago

Se habla de fuente gratuita cuando su consulta no cuesta nada. El centro de información turística debe hacer gran uso de estas fuentes debido al ahorro que supone en el presupuesto de la misma. Lo contrario serán las fuentes de pago, las que para poder consultarlas, es necesario pagar.

Fuentes internacionales, nacionales, autonómicas, regionales o locales

Según la cobertura geográfica que proporcionen en cuanto a información suministrada.

Fuentes impresas o digitales

Dependiendo del soporte utilizado (papel o electrónico).

Fuentes generales o especializadas

Las primeras tratan diversos temas, mientras que las segundas profundizan en un determinado aspecto.

Fuentes turísticas o no turísticas

En función de si la fuente pertenece o no a una entidad, organismo, empresa o institución del sector turístico.

Uno de los criterios más consolidados en la clasificación de las fuentes de información utilizadas en una entidad de turismo, es según la procedencia de la información que facilitan: dividiéndolas en internas y externas.

1 Fuentes de información internas son aquellas generadas por la propia actividad de la oficina de información turística. Por ejemplo, las estadísticas en las que se recogen el número de personas que visitan la oficina o la nacionalidad y tipo de material turístico solicitado por las mismas. Desviaciones sobre presupuestos, cuota de ventas (si la oficina comercializa algún tipo de producto), etc.

2 Fuentes externas son todas aquellas procedentes del exterior del entorno de la entidad, pero susceptibles de ser utilizadas por la dirección o los informadores turísticos en el desarrollo de su actividad. Por ejemplo, información sobre hoteles, restaurantes, museos, páginas web de estadísticas, destinos turísticos, etc.

Aplicación práctica

Imagine que trabaja en una oficina de turismo y necesita consultar diversas fuentes de información para elaborar material turístico. Ponga un ejemplo atendiendo a los criterios que se recogen a continuación: fuentes públicas o privadas y fuentes turísticas o no turísticas.

SOLUCIÓN

1 Fuentes públicas o privadas: Instituto Nacional de Estadística (INE) sería pública ya que existe libre acceso; y la información interna de un determinado hotel sería privada, ya que se necesita el permiso de dicha empresa para consultar los datos.

2 Fuentes turísticas o no turísticas: un ejemplo de las primeras corresponde a la información que proporcionan los patronatos de turismo; mientras que no turística, se consideran a aquella que se puede consultar a través de: administraciones públicas, cámaras de comercio, asociaciones, clubes, centros de información cultural, juvenil, colegios profesionales, etc.

A continuación, se recoge a modo de ejemplos, los tipos de fuentes de información que se utilizan en las oficinas de turismo de diversas comunidades autónomas o provincias para la creación de folletos, mapas, guías, etc.

En el caso de los centros de información turística de Aragón, no se crean folletos. Estos llegan a las oficinas de turismo desde diferentes ayuntamientos, comarcas e instituciones, además del propio Gobierno de Aragón que edita una serie de folletos de carácter general.

En Castilla León, en las oficinas de Segovia, las fuentes de información que se utilizan son diversas. Algunas veces se contrata personal técnico especializado en la redacción de textos informativos turísticos, y otras veces, son los mismos técnicos del área de turismo quienes se encargan de la redacción y contenido de los folletos. El acabado final del material turístico es normalmente encomendado a una empresa especializada de diseño e impresión.

Por el contrario en las Islas Canarias, concretamente en la isla de Tenerife, los mapas, guías y folletos no son elaborados por los informadores turísticos que trabajan en las oficinas de turismo de la zona, aunque estos participan en comisiones para la edición de folletos nuevos. El material turístico se edita desde Turismo de Tenerife, entidad que tiene como objetivo promocionar y potenciar la isla como destino turístico, así como la difusión de sus valores tanto en España como en el exterior.

Para ampliar la información sobre la actividad que realiza esta sociedad anónima (Turismo de Tenerife) en la isla, puede consultar en la página web < http://www.webtenerife.com/PortalTenerife/.../Area+corporativa>, en el apartado Quienes somos.

Página Web de Turismo de Tenerife

Por otro lado, dentro del apartado Promoción en destinose encuentran las Oficinas Infoten, que constituyen la red de Información turística de Tenerife, que resultó de la unión de las oficinas de turismo, de los Centros de Iniciativas y Turismo y de los Centros de Visitantes. De esta forma se homogeniza la imagen y la información que reciben los visitantes de la isla. Cada oficina va a aportar la información más relevante de su municipio con el objetivo de crear un fondo documental de calidad, común para todas las entidades.

A continuación, se muestra una de las guías editadas por esta entidad para la promoción de la isla, así como los resultados del turismo receptivo para el mes de noviembre de 2010.

Guía turística: disfruta de Tenerife

Estadística del turismo receptivo en Tenerife. Noviembre 2010

En este capítulo se detallan los tipos de solicitudes que se pueden recibir en un centro de información turística y la forma de procesar cada una de ellas, distinguiendo entre solicitudes genéricas y específicas.

La labor diaria de atención e información de solicitudes genéricas y específicas es la siguiente:

1 Realizar pedidos de material informativo, comprobando previamente el stock de material que existe en el almacén del centro de información.

2 Contestar solicitudes de información realizadas a través de correo electrónico fundamentalmente, por teléfono o correo postal.

3 Actualizar la información sobre actividades temporales de carácter local que se realizan en el destino.

4 Recopilar y ordenar el material propio de la oficina, listados de recursos y empresas turísticas, folletos, mapas, etc.

Una vez que el centro de información turística ha identificado cuáles son las principales solicitudes de información realizadas por la demanda turística, debe proceder a buscar las fuentes donde obtener los datos que necesita para satisfacer las necesidades de los usuarios. La identificación y el análisis de dichas fuentes, va a permitir a la entidad crear un fondo documental adaptado a los usuarios potenciales y reales.

En último lugar, se adjuntan ejemplos de cómo algunas Comunidades Autónomas (Aragón, Castilla León e Islas Canarias) llevan a cabo la primera etapa dentro de la gestión de la documentación en la oficina de turismo.