María José Sorlózano González - Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0108

Atención diaria de la agenda del director.

Gestión de la correspondencia.

Archivo.

Recepción de llamadas telefónicas y mensajes.

Ejecutar las comunicaciones del directivo con administraciones públicas, personal de la empresa y externos según órdenes. Esta acción incluye redacción de cartas, e-mails, circulares y llamadas telefónicas.

Gestión de entrevistas personales.

Gestión de viajes de empresa y eventos.

Elaboración de informes y actas de reuniones.

Recopilación de información.

Para finalizar este apartado, la preparación académica del asistente, como mínimo, debe incluir formación reglada en enseñanzas medias o superiores.

Aplicación práctica

Usted es asistente del director general de la empresa. En el desarrollo normal de su puesto, su director acaba de reunirse con el director del departamento comercial. Después de esta reunión, le indica que debe comunicar a todos los jefes de equipo los nuevos objetivos productivos para ese mes. Esta orden debe ejecutarse con carácter de urgencia. ¿Qué funciones tiene que realizar para cumplir la orden?

SOLUCIÓN

En esta orden debe realizar dos tipos de funciones, la primera es desarrollar el texto de la comunicación de su director según las pautas que le dé y la segunda proceder al envío de dicha información a los jefes de equipo. En este caso, como es en la propia empresa y tiene carácter de urgencia, el método más adecuado es el e-mail.

Como se ha visto, el asistente debe reunir unas cualidades para su puesto y desempeñar una serie de funciones. Muchas de estas cualidades y funciones son comunes a cualquier tipo de asistencia, pero también hay otras que van a variar o se van a ampliar según el área donde se desempeñe el servicio de secretariado.

Incluye actividades financieras y contables. El asistente va a necesitar de conocimientos más amplios en dichas materias que un asistente de tipo genérico. Desempeñará o servirá de apoyo, según las órdenes del director, en funciones como diseñar y redactar planes de inversión y financiación a corto y largo plazo y relaciones con entidades financieras.

El asistente mostrará habilidades de conocimientos del proceso productivo en empresas fabriles: gestiones con proveedores de materias primas, medios usados en la producción, tiempo de ejecución del proceso y conocimientos de contabilidad de costes para el posterior diseño de precios. Una de sus funciones podría ser establecer comunicaciones con los proveedores o hacer informes sobre gastos.

Si la empresa es comercial, el asistente tendrá ciertos conocimientos de marketing y publicidad y realizará funciones de gestión de clientes e informes de ventas, entre otras.

El área científica hace alusión al departamento de I+D de algunas empresas. El asistente no es científico y no se le requerirán conocimientos tan técnicos, pero sí los que están relacionados con la calidad o el cumplimiento de normativa medioambiental. Una de las funciones específicas de esta área sería la gestión y la inscripción de patentes.

Está formada por abogados y da apoyo legal a toda la organización. El asistente demostrará conocimientos sobre procesos judiciales, organización judicial y tipos de normativa. Un ejemplo de función específica sería la actualización normativa, estando pendiente de modificaciones o derogaciones, así como la realización de los correspondientes informes.

Normalmente, a este tipo de secretariado se accede a través de oposición pública, donde se exige que la persona aspirante tenga conocimientos sobre jerarquía de normas, organización de las administraciones públicas y procedimientos administrativos. Las funciones realizadas se van a centrar en dar apoyo a órganos superiores, aportar documentación y hacer de intermediarios entre los usuarios y la Administración.

Actividades

20.¿Qué tipos de habilidades debe reunir el personal de asistencia a la dirección?

21.Enumerar varias tareas específicas del secretariado de las áreas económica y productiva.

Las empresas son entes económicos necesarios para la sociedad, su fin se concreta en la satisfacción de necesidades a través de la creación de bienes y servicios y en actuar como ente generador de empleo y riqueza. Internamente están constituidas por varios elementos como son los medios productivos, los recursos naturales, los financieros, los factores humanos, los derechos de cobro y las obligaciones de pago.

Inicialmente, la empresa posee una estructura simple, sus elementos no son muy variados y no es necesario determinar departamentos pues cada integrante conoce y asume sus tareas. Cuando la empresa adquiere tamaño, necesita más recursos, materiales y humanos, y una estructura que defina las actividades de la empresa. El diseño de esta estructura se define en función de unos principios organizacionales. Centralización, delegación de autoridad, amplitud de dirección, centralización y unidad de mando son algunos de estos principios.

Una vez asimilados los principios, la organización es ordenada por departamentos, y para ello se usan varios criterios de departamentalización. Uno de los más implantados es el funcional, que agrupa departamentos según la función que asuman (contable, administrativa, recursos humanos, producción, etc.). También pueden usarse otros como el de productos, áreas geográficas o matriciales. La herramienta usada para representar la departamentalización es el organigrama, donde se ve gráficamente la posición de cada departamento y la relación de este con el resto.

Una de las funciones más importantes en la organización es la dirección. Esta función conlleva hacer que los miembros de la organización se impliquen con el proyecto y consigan los objetivos de la empresa. Esta labor es desempeñada por los directivos, de los cuales hay varios tipos según la posición jerárquica que ocupen. Los de alto nivel forman la cúspide directiva, después están los mandos intermedios y, en último lugar, los directivos operativos.