María José Sorlózano González - Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0108

El código deontológico es el conjunto de normas y valores que deben asumir todos los miembros de un colectivo profesional. Estas normas están basadas en las éticas sociales pero adaptadas a las particularidades de cada profesión. Algunos de los códigos deontológicos más conocidos son los de médicos, periodistas, abogados o psicólogos, aunque existen en casi todas las profesiones.

El secretariado también posee su propio código deontológico. Este incluye normas comunes a otras profesiones como el secreto profesional y la integridad en el puesto de trabajo. Otras son más específicas, como la adecuada gestión de información confidencial y la actualización de conocimientos.

El asistente, en su actividad de apoyo a la gerencia, interactúa con su superior, con otros niveles de la organización dependientes de este y con otros directivos. Estas relaciones se detallan en los siguientes apartados.

Son las establecidas entre el asistente y su gerente. Son de cuatro tipos:

Confianza debido a la proximidad del directivo y su secretario: el asistente maneja información concerniente a la empresa y de tipo personal y actúa de filtro entre el directivo y el exterior.

Conocimiento: el asistente llega a conocer muy bien a su directivo adelantándose, en muchas ocasiones, a sus peticiones.

Cierta delegación de autoridad por parte del directivo en algunas funciones.

Representación por parte del asistente ante ciertas personas u organismos. En numerosas situaciones, el asistente es el primer acercamiento al directivo.

Son las producidas entre el secretariado y el resto del equipo a cargo del director. Son las siguientes:

Representación del directivo frente al resto de trabajadores.

Filtro de comunicaciones del equipo al directivo: las comunicaciones pueden ser presenciales, telefónicas o vía e-mail.

Intermediario entre las comunicaciones del directivo al equipo con los mismos métodos que la anterior.

Autoridad del asistente sobre el resto del equipo por delegación de tareas poco significativas.

Son las mantenidas entre el asistente y personas ajenas a la organización como otras empresas o administraciones públicas. Son las siguientes:

Representación del directivo frente a terceros: para que estos pueden llegar al gerente tienen que dirigirse necesariamente al secretario.

Filtro en las comunicaciones con terceros, seleccionando aquellas peticiones que por su importancia puedan ser resueltas por la asistencia y las que tiene que gestionar directamente el gerente.

Canal para las comunicaciones del directivo con personas externas. El directivo suministra la información y el asistente procede al envío de la misma vía telefónica o postal.

En el caso de directivos de la propia empresa, las relaciones no son tan amplias, se reducen a la concertación de citas para ambos o el traspaso de información a petición de estos. El trato entre directivos de una misma empresa es más cercano y en sus comunicaciones el asistente no actúa como filtro.

En este apartado se describen las capacidades que debe reunir la persona que aspire al puesto de asistencia, las funciones genéricas que va a realizar en dicho puesto, así como las específicas si se trata de una dirección técnica.

Las habilidades necesarias para ocupar un puesto de asistente a la dirección se agrupan en cuatro tipos:

Habilidades de comunicación: facilidad de interacción en grupo, adecuada expresión verbal y escrita, conocimiento de idiomas, actitud protocolaria, asertividad y educación.

Habilidades administrativas: conocimiento de gestión de oficinas, archivos y manejo de aplicaciones informáticas.

Habilidades técnicas: conocimientos contables, financieros y jurídicos.

Habilidades personales: dinamismo, proactividad, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, lealtad, honestidad y sentido de la responsabilidad. Hay que hacer mención especial a la buena autoestima en sentido profesional que incluye el gusto por su trabajo, la motivación y el entusiasmo por este.

Aplicación práctica

Imagine la siguiente situación: su director está reunido con otros directivos. Usted sabe que la reunión es de vital importancia para la empresa y que no puede ser interrumpida. En ese momento llega un representante de otra empresa, su director lleva tiempo intentando entrevistarse con él sin éxito. Quiere una entrevista pero ahora mismo es imposible. ¿Cómo actúa?

SOLUCIÓN

Usted tiene que cumplir la orden de no interrupción pero sabe que este representante puede ser importante para la empresa y usted también es responsable de los objetivos de esta, así que no puede dar la impresión de que no hay interés. Tiene que actuar con asertividad, la reunión no puede ser inmediata pero no puede dar una negación rotunda, para ello explica amablemente la situación, expresa el interés de su director en esa negociación y siente que no pueda celebrarse en ese momento. Ofrece la alternativa de que sea atendido inmediatamente después, aunque no hubiera una cita previa. También brinde atención en cualquier cosa durante la espera.

Las actividades específicas del secretariado son: