Rafael Jesús Pérez Carvajal - Mantenimiento del software. IFCT0510

Elaboración del informe de análisis

Con todos los equipos analizados individualmente, se procederá a la elaboración del informe para el estudio del plan de mantenimiento. Es recomendable elaborar una hoja de mantenimiento de cada equipo antes de decidir las directrices a aplicar.

Ejemplo de hoja de insepcción previa

Al cumplimentar una hoja de este tipo, se aprecian en un solo vistazo las características del equipo, el software que utiliza y los últimos problemas conocidos, lo cual facilita bastante la decisión de las medidas a adoptar para este equipo.

Llegados al punto en el que se dispone de toda la información posible sobre los equipos (humanos y técnicos) y sus características, se procede a la elaboración del plan de mantenimiento propiamente dicho.

Este plan debe contener las acciones necesarias para prevenir errores, utilizando los datos que se han recopilado durante la fase de análisis. Cuanto más exhaustiva haya sido esta, más posibilidades se tendrán a la hora de elaborar un plan de mantenimiento de máxima eficiencia.

Interpretación del informe de análisis

Las medidas que formarán el plan de mantenimiento se extraerán de la interpretación del informe de análisis previo. En él se pormenorizan todos los detalles de los equipos y las características necesarias para emprender acciones de mantenimiento adecuadas.

Al interpretar el informe, no solo se tienen que solucionar las incidencias que se hayan descubierto en el análisis, sino que se deben solucionar de la manera más eficaz y siempre minimizando los costes económicos. Por ejemplo, si se observa que uno de los equipos presenta una ralentización excesiva en su trabajo diario, la solución óptima sería aumentar la memoria de la que dispone el equipo, pero a su vez también sería la más costosa. Si se puede conseguir una mejora en el rendimiento optimizando los recursos de los que dispone el sistema (desinstalando software que no se use, optimizando el inicio del sistema, etc.) y ofreciendo al usuario unas pautas de actuación frente a esa situación (no abrir más de dos software a la vez si no es estrictamente necesario, guardar cada X tiempo, reiniciar si observa un comportamiento extraño, etc.), el problema estará solucionado con un coste prácticamente nulo y de igual eficacia.

Se deberán priorizar los posibles fallos en cuanto a gravedad y probabilidad, siendo los más graves y probables los primeros en ser abordados.

Una vez que se hayan ordenado los posibles errores, se tomarán medidas específicas para solventar cada uno de ellos siguiendo la secuencia que se ha establecido anteriormente. Si un error puede prevenirse de varias formas, se tendrán en cuenta todas ellas y el factor decisivo para la elección de una u otra será el impacto económico.

Nota

Se considera impacto económico negativo cualquier acción o error que conlleve una pérdida económica para la empresa, ya sea por gasto o por cese de ingresos. Para calcular el impacto económico, se debe añadir el beneficio que deja de crear el tiempo de reparación o prevención de la avería al gasto económico que conlleva.

Redacción del plan de mantenimiento

Para que un plan de mantenimiento funcione de manera efectiva, no basta con que esté bien diseñado y optimizado. Para que sea útil, debe ser inteligible por todos los usuarios de los equipos de la empresa. Debe ser claro, conciso y con explicaciones detalladas de las acciones a realizar. Se debe evitar el empleo de tecnicismos y hay que detallar punto por punto cada una de las acciones que se llevarán a cabo.

Si el profesional se excediera en el uso de tecnicismos complejos o se dieran explicaciones escuetas de las labores a realizar, se corre el riesgo de que el plan de mantenimiento termine por no aplicarse, al no ser entendido por los empleados asignados a tal efecto.

Importante

Un plan de mantenimiento no sirve de nada si no se aplica correctamente. Hay que detallar punto por punto cada una de las acciones que conforman este mantenimiento para que sean entendibles por el personal asignado a aplicarlo.

Se deberá diferenciar entre consideraciones generales (aplicables a todos los equipos de la empresa) y consideraciones individuales para cada uno de ellos.

Para las consideraciones generales, se tendrá en cuenta especialmente la seguridad de cara a Internet (evitar la entrada de virus, robos de cuentas de correo, etc.) y la integridad de los datos realizando copias de seguridad. Por supuesto, cada plan de mantenimiento tendrá sus acciones generales particulares, que se habrán extraído en la fase de interpretación del informe de análisis.

En las consideraciones individuales para cada equipo, se pasará a tener en cuenta su rendimiento. Se ofrecerán soluciones puntuales y detalladas para cada posible error que se haya detectado en la interpretación del informe de análisis. Asimismo, se tendrá en cuenta la figura del usuario a la hora de decidir las acciones que se han de aplicar, asumiendo siempre que la situación óptima para este es distraerse de su función lo menos posible. Se tendrán muy en cuenta las acciones que se puedan automatizar sin que el usuario vea afectada su productividad en la empresa.

Actividades

1. ¿Qué beneficios cree que aporta la tenencia de un plan de mantenimiento proactivo en una empresa?

2. Elabore una hoja de inspección previa de su propio ordenador utilizando como base la plantilla expuesta anteriormente.

3. Con base en el ejercicio anterior, desarrolle su propio plan de mantenimiento para su ordenador.

El mantenimiento reactivo es el que se ocupa de reparar las averías una vez que estas se han producido. Es importante tener en cuenta que, por muy optimizado que esté el plan de mantenimiento proactivo, hay errores y fallos que no se pueden prever, ya que los ordenadores, como cualquier tipo de maquinaria, sufren un desgaste con el paso del tiempo y a la larga la presencia de averías es inevitable.

Los mantenimientos reactivos se realizan una vez que el error ya ha ocurrido, con lo que ya hay un impacto económico negativo derivado de la parada de ese equipo; así que la función de la documentación de este tipo de mantenimiento es disponer de información fiable por si esa avería se volviese a producir.

El mantenimiento reactivo (o correctivo) se inicia con la avería del dispositivo. Una vez que esta se produce, se pone en marcha el protocolo de actuación: determinar qué avería se ha producido, solucionarla y documentarla.

Para determinar qué avería se ha producido, basta con observar el ordenador, iniciarlo y hacerle un breve examen.

En las averías de software, el mismo ordenador dará un aviso con un código de error, que facilitará la búsqueda para hallar el mejor método para solucionarla. Esto ocurre con los errores que están previstos por los desarrolladores del software en el transcurso de su elaboración. En otras ocasiones, no mostrará ningún tipo de aviso, pero la funcionalidad del equipo será anormal.