Tomas Bohinc - Projektmanagement

∎ Inhalte weiterkommunizieren

∎ Mit dem Produkt arbeiten

∎ Projekt wie vorgeschlagen fortführen

∎ Problem mit vorgeschlagenen Alternativen lösen

Abschluss bewusst gestalten

Schritt 6: Abschluss inszenieren

So wie der Prozessschritt „Orientierung geben“ auf die Präsentation einstimmt, leitet der bewusste Abschluss zu den anderen Aktivitäten über, welche die Teilnehmer nach der Präsentation durchführen müssen. Ein bewusster Abschluss soll auch verhindern, dass die Teilnehmer ungelöste Fragen, Probleme oder Unwohlsein mitnehmen.

Der Abschluss sollte deutlich markiert sein. Dies kann man tun, indem man sagt, dass dies der Schluss der Präsentation sei, und ein entsprechendes Abschlusschart zeigt oder ein originelles Schlusswort findet und dann zur Diskussion überleitet.

Bei einer Präsentation widmen die Teilnehmer Ihnen ihre Zeit. In dieser Zeit könnten sie auch andere Dinge tun. Durch ihre Anwesenheit signalisieren Sie Ihnen daher: Wir haben Interesse! Nutzen Sie diese Chance. Die Präsentation muss am Interesse der Teilnehmer anknüpfen und davon ausgehend die Teilnehmer zu einer neuen Erkenntnis führen.

Ein wesentliches Element für die Gestaltung der Dramaturgie ist die Verteilung und grafische Gestaltung der Folien. Die Folien, die für den Höhepunkt der Präsentation vorgesehen sind, werden am aufwendigsten gestaltet. Ein Nebenthema, das mit vielen und aufwendigen Folien gestaltet wird, löst unbeabsichtigte Assoziationen aus und lenkt vom Höhepunkt ab.

Mit der Argumentationsreihenfolge haben Sie die Struktur der Präsentation logisch gegliedert. Das Pendant dazu ist die visuelle Struktur. Beide zusammen bilden eine Einheit.

Die visuelle Struktur gliedert sowohl den Aufbau der Präsentation und die Struktur jeder einzelnen Folie: der Titelfolie, der Folien für die Gliederung der Unterpunkte und die Folien für die Darstellung der Inhalte.

Jede Folie bekommt dadurch eine sich wiederholende gleiche Struktur und ist so ein wichtiges Orientierungselement für die Teilnehmer. Ein Beispiel für eine visuelle Struktur ist in der Abbildung 2 dargestellt.

Abbildung 2: Die visuelle Struktur ist ein Hilfsmittel zur Gliederung der Präsentation

Aufbau und Struktur von Charts

Die Präsentation beginnt immer mit einer Titelfolie. Sie enthält den Titel der Präsentation, den Anlass, das Datum und den Namen des Referenten. Der Hintergrund der Titelfolie hat eine besondere Bedeutung. Er stimmt die Teilnehmer auf das Thema ein. Die zweite Folie enthält immer die Gliederung oder das Inhaltsverzeichnis der Präsentation. Sie gibt den Teilnehmern eine Orientierung darüber, was sie in der Präsentation erwartet. Die hier verwendeten Gliederungspunkte müssen auch in den Überschriften der einzelnen Folien verwendet werden. Der Aufbau der Charts orientiert sich an der Argumentationsfolge der Präsentation. Jeder Argumentationsschritt wird dabei mindestens in einer Folie dargestellt. Die Überschriften der Folien haben hierbei die folgende wichtige Funktion: Aus ihnen erkennt der Teilnehmer, welches logische Argument auf dieser Folie dargestellt wird. Der Abschluss der Präsentation wird durch eine besonders gestaltete Abschlussfolie markiert. Sie enthält entweder den Appell der Präsentation oder einen Dank an die Teilnehmer.

Gestaltungsregeln für Charts

Professionell gestaltete Charts erkennt man daran, dass sie Regeln einhalten, die auch professionelle Designer immer zugrunde legen:

∎ Inhalt der Folie steht im Mittelpunkt

∎ Animationen und Spezialeffekte erzeugen Aufmerksamkeit ohne abzulenken

∎ Kerninformationen sind auf einen Blick erkennbar

∎ Pro Thema ein eigenes Chart

∎ Charts nie überfrachten (mindestens 30 Prozent Leerraum)

∎ Maximal sieben Schriftzeilen pro Chart

∎ Hervorhebungen fett oder kursiv

∎ Gliederungspunkte durch Aufzählungszeichen kennzeichnen

∎ Sparsame Farbgebung, stimmiges Farbsystem (Ziel: Seriosität)

∎ Schlüsselwörter statt ausformulierter Sätze (nur ergänzend zum gesprochenen Wort)

∎ Aussagekräftige, das Thema interessant machende Überschriften

∎ Schaubilder so einfach und eingängig wie möglich

∎ Auflockerung gleichförmiger Folien durch Bilder

∎ Titel- und Schlusschart durch besonderen Effekt hervorheben

In Projekten gibt es viele Sachverhalte, die sich nur schwer erklären lassen, aber durch ein Bild sehr schnell deutlich werden. Projektpläne, die Auslastung der Projektmitarbeiter, die Struktur des Projektes und Übersichten über die Ausgaben sind nur einige Beispiele dafür. Ich habe in meinem Berufsleben oft die Erfahrung gemacht, dass mir jemand nach einem Gespräch etwa Folgendes gesagt hat: „Jetzt habe ich die Sache erst richtig verstanden, nachdem Sie diese Grafik mit mir entwickelt haben.“

Bilder fördern Verständnis

Es gibt Abhängigkeiten, Rückwirkungen und Beziehungen. Gerade diese lassen sich durch die Sprache nicht oder nur schwer vermitteln. Bilder sind hierfür besser geeignet, weil unser Gehirn die Fähigkeit hat, Bilder ganzheitlich zu sehen und zu erfassen. Mit Visualisierungen nutzen wir gerade diese Fähigkeit und ergänzen damit in idealer Weise die logische, aber sequenzielle Darstellung durch Worte.

Visualisierungen sind bildhafte Darstellungen, durch welche die Komplexität der Realität reduziert wird. Sie dienen der Veranschaulichung, der raschen Informationsaufnahme und dem besseren Verständnis der zu vermittelnden Inhalte. Sie fördern die geistig-emotionale Anregung. Dazu stehen drei Zeichensysteme zur Verfügung: Schrift, Zahlen, Grafik.

Die Wirkung unserer Eingangskanäle

Wir haben fünf Sinne: Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Tasten. Jedes Sinnesorgan ist ein Eingangskanal für unser Gehirn, über den wir Informationen aufnehmen. Abbildung 3 gibt die aufgenommene Informationsmenge für die verschiedenen Eingangskanäle wieder.

Abbildung 3: Je mehr Eingangskanäle gleichzeitig genutzt werden, umso besser werden die Informationen behalten

Bei Präsentationen, die naturgemäß auf Passivität der Zuhörer bei der Informationsaufnahme angelegt sind, ist die Unterstützung des gesprochenen Wortes durch visuelle Elemente die beste Möglichkeit, eine hohe Behaltensquote zu erreichen.

Bei Ihrer Präsentation stehen Sie vorne, vor den Zuhörern, wie auf einer Bühne. Alle Blicke und alle Aufmerksamkeit richten sich auf Sie als Person, auf das, was Sie sagen, und auf die Folien, die Sie zeigen. In der gleichen Situation befindet sich ein Schauspieler. Vor seinem Auftritt hat ein Regisseur seine Wirkung genau überlegt. Eine Inszenierung macht Bühnenwerke wirkungsvoll, eine Präsentation ebenfalls.

Die Wirkung, die Sie erzeugen, soll natürlich möglichst positiv sein. Ihre Wirkung wird von den Wahrnehmungsgewohnheiten der Zuhörer bestimmt. Wenn Sie diese kennen, können Sie die Präsentation wirkungsvoll gestalten.

Verständlich sprechen

Akustische Wirkung durch bewussten Einsatz der Sprache

Eine Grundvoraussetzung für eine gute akustische Wirkung ist, dass die Teilnehmer Sie gut verstehen. Die Verständlichkeit wird durch die Lautstärke, die Modulation, das Sprechtempo und die Struktur und Länge der Sätze bestimmt. Die Lautstärke ist abhängig von der Raumgröße und den akustischen Verhältnissen. Sie ist dann richtig gewählt, wenn die Teilnehmer in der letzten Reihe Sie ohne Mühe verstehen können. Sprechen Sie lieber etwas langsamer und leiser und artikulieren Sie die Worte deutlich. Die stimmtragenden Silben und Wörter sollten betont sein.