Thomas Strässle - Quando si scrive un'e-mail...

Thomas Strässle

Quando si scrive un’e-mail…

Una guida in 18 punti

Traduzione di Federica Garlaschelli

DÖRLEMANN

L’edizione originale tedesca Wer andern eine E-Mail schreibt … Eine Anleitung in 18 Punkten è stata pubblicata nel 2021 da Dörlemann Verlag, Zurigo.

Alle Rechte vorbehalten

Tutti i diritti riservati

© 2021 Dörlemann Verlag AG, Zürich

Umschlaggestaltung: Mike Bierwolf

Satz und eBook-Umsetzung: Dörlemann Satz, Lemförde

ISBN: 978-3-908778-89-9

www.doerlemann.com

Contenuti

Cover

Prima pagina e impronta

Introduzione

1 - Menare il can per l’aia

2 - Ciao a tutti!

3 - Il contributo alla discussione è stato cancellato.

4 - Quando ci vuole, ci vuole!

5 - L’occhio vuole la sua parte.

6 - Ma era ironico!

7 - Ogni cosa a suo tempo

8 - Devono saperlo tutti!

9 - Già al lavoro, ancora in piedi?

10 - Quando si scrive un’e-mail…

11 - Di nuovo qui?

12 - 24 dicembre, 16:57

13 - CCN: Complicità e Connivenze Nascoste

14 - Codriali saltui, di cosra, Thomad

15 - Non senza il mio allegato

16 - Caramente

17 - Me ne vado.

18 - Il meglio non arriva per ultimo.

L’autore

Il libro

Introduzione

Le e-mail dominano le nostre giornate: ne scriviamo senza sosta e senza sosta ne siamo bombardati. La nostra vita quotidiana, soprattutto professionale ma anche privata, è accompagnata e definita dalle e-mail. Gli scambi di e-mail dettano un ritmo al quale ormai quasi nessuno può sottrarsi.

Si tratta di un fenomeno piuttosto recente. È stato soltanto alle soglie del nuovo millennio, infatti, che le e-mail hanno iniziato a diffondersi su larga scala come mezzo di comunicazione della società basata su Internet. Nel frattempo, rapportando la vita delle e-mail a quella umana, ci siamo giusto lasciati alle spalle la pubertà, ed è dunque tempo di cominciare a prendere in mano le redini.

Secondo una stima dell’istituto specializzato in ricerche di mercato The Radicati Group di Palo Alto, ogni giorno in tutto il mondo vengono inviati circa 306 miliardi di e-mail 1, che corrispondono a circa 39 volte la popolazione mondiale. Si consideri che, come rileva un rapporto dell’agenzia We Are Social, il numero di persone che ha accesso a Internet ha superato la soglia magica del 50 % della popolazione globale soltanto nel 2017 2. 306 miliardi di e-mail al giorno equivalgono a circa 3,5 milioni di e-mail al secondo. E anche se gli annunci di un’imminente fine delle e-mail non mancano 3, per i prossimi anni si continua a prevedere una crescita costante, seppur non esponenziale, fino a raggiungere i 361 miliardi di e-mail inviate nel 2024.

E benché una parte molto consistente di queste e-mail possa essere costituita da messaggi di spam, secondo alcune statistiche l’impiegato medio riceve circa 120 e-mail al giorno e ne invia circa 40 4. In ogni caso, basta pensare alle ore di una giornata lavorativa che sfumano per la semplice gestione delle e-mail – sia da parte di chi le scrive sia da parte di chi le legge, le deve leggere o anche solo darvi una scorsa – per capire quanto sia opportuno soffermarsi un momento a riflettere su questa attività cui, in fin dei conti, ci dedichiamo pressoché ininterrottamente.

Non è che il problema non sia noto, ed esistono già anche vari sistemi per affrontarlo, come disattivare gli account e-mail dei collaboratori durante le ferie o i giorni festivi oppure fissare l’orario limite ufficiale per gli scambi di e-mail un’ora prima del termine della giornata in modo che tutti possano smaltire le ultime incombenze con calma.

Si tratta tuttavia di misure sistemiche e imposte dall’alto, che oltre a non poter essere applicate in tutti i contesti lavorativi non sono forse nemmeno auspicabili. Anzi, sottolineano ancora di più quanto sia necessario ragionare sul nostro modo di gestire le possibilità del mezzo e-mail.

Ben lungi dal proporre misure simili, questa breve guida in 18 punti offre alcuni suggerimenti utili per fare una buona impressione e raggiungere i propri obiettivi senza affogare in questo mare di e-mail.

1https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2020/01/Email_Statistics_Report,_2020–2024_Executive_Summary.pdf.

2https://wearesocial.com/special-reports/digital-in-2017-global-overview.

3https://www.gpbullhound.com/wp-content/uploads/2017/12/GP-Bullhound-Technology-Predictions-2018.pdf.

4https://www.templafy.com/blog/how-many-emails-are-sent-every-day-top-email-statistics-your-business-needs-to-know/.

Menare il can per l’aia

L’idea vien parlando.» Ossia, chi ha un problema e non sa come uscirne non dovrebbe rimuginarci sopra in solitudine, bensì parlarne con il primo che capita; chissà mai infatti che, così facendo, non riesca a smuovere qualcosa e a fare in modo che la soluzione si presenti da sé con il procedere della conversazione. Non è necessario che l’interlocutore comprenda davvero il problema, e nemmeno che sia particolarmente saggio. È sufficiente che, con la sua presenza e la sua attenzione, i suoi sguardi e i suoi movimenti, costringa l’altro a sviluppare i propri pensieri. È ciò che sostiene Heinrich von Kleist nel suo celebre saggio Sulla graduale produzione dei pensieri durante il discorso, rifacendosi al detto: «L’appetito vien mangiando.»

Quando si scrivono e-mail, di contro, una graduale produzione dei pensieri è tutt’altro che una buona idea. Le e-mail non sono il luogo adatto per venire a capo dei propri problemi e cercare di arrivare a una soluzione. Occorre avere ben chiaro in mente sin dal principio sia l’argomento che l’obiettivo del messaggio, in modo da non complicare inutilmente la vita al destinatario.

Un primo passo nella giusta direzione è rappresentato da un buon oggetto. «Questo e quello» oppure «Varie» non sono propriamente oggetti adeguati. «Domanda» oppure «Piccolo favore» vanno già meglio, perché danno un’idea di cosa aspettarsi. L’ideale sarebbe andare subito il più possibile sul concreto: «Testi per il nuovo sito» oppure «Richiesta presentazione per pianificazione territoriale strategica, 12 febbraio», e così via. In questo modo tutte le parti coinvolte – mittente e destinatari – sanno chiaramente sin dall’inizio di cosa si sta parlando. E un’altra regola ideale sarebbe: nuovo argomento, nuovo oggetto. Gli oggetti infatti invecchiano in fretta, e quando si trascinano troppo a lungo o vengono improvvisamente ripescati dopo parecchio tempo non fanno altro che creare confusione.

Se si parte con il piede giusto grazie a un oggetto esauriente, il resto della strada sarà in discesa: definito il contesto e delimitato il campo, non resta che attraversarlo con determinazione per arrivare rapidamente al traguardo. Le deviazioni non sono necessarie, perché servono solo a far perdere tempo a chi legge e a distrarlo. Le e-mail sono il luogo in cui si può andare dritto al sodo, senza cerimonie.