Thomas Strässle - Correspondre par e-mails...

Thomas Strässle

Correspondre par e-mails…

Du bon usage en 18 points

Traduit de l’allemand par Monique Rival

DÖRLEMANN

L’édition originale Wer andern eine E-Mail schreibt … Eine Anleitung in 18 Punkten a été publiée en 2021 par Dörlemann Verlag, Zürich.

Alle Rechte vorbehalten

Tous droits réservés

© 2021 Dörlemann Verlag AG, Zürich

Umschlaggestaltung: Mike Bierwolf

Satz und eBook-Umsetzung: Dörlemann Satz, Lemförde

ISBN: 978-3-03820-992-8

www.doerlemann.com

Index

Cover

Page de garde et imprimer

Avant-propos

1 - Que voulez-vous au fond ?

2 - Salut à tous !

3 - Votre contribution à la discussion a été effacée.

4 - Que ce soit dit une fois pour toutes !

5 - L’œil lit avec.

6 - Ça voulait être ironique.

7 - Il y a un temps pour tout.

8 - Ils peuvent très bien le savoir !

9 - Déjà levé, pas encore couché ?

10 - Correspondre par e-mails

11 - Encore vous ?

12 - 24 décembre, 16 h 57

13 - BCC : Behind Closed Curtains

14 - Codrialement, en hâte, Thomad

15 - Pas sans mon fichier joint

16 - Inamicalement

17 - Je m’absente.

18 - Le meilleur n’est pas pour la fin.

L’auteur

Le livre

Avant-propos

Nous passons notre temps à écrire des e-mails et en sommes nous-mêmes bombardés à longueur de journée. A l’évidence, ils sont devenus une constante de notre vie, professionnelle surtout mais aussi privée, et la déterminent. Notre quotidien est rythmé par l’envoi d’e-mails, et personne ne peut plus s’y soustraire tout à fait.

Et cela est relativement récent. Les e-mails n’ont commencé à s’imposer largement comme moyen de communication dans notre société de l’internet que vers le tournant du millénaire. En regard d’une vie humaine, nous n’en sommes pour autant dire qu’à la fin de la puberté. Il est donc plus que temps de réagir pour prévenir l’incontrôlable.

D’après une estimation de l’institut d’études de marché The Radicati Group à Palo Alto, 306 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour à travers le monde. 1C’est environ 39 fois le nombre des humains – tout en sachant que, selon un rapport de l’agence We Are Social, c’est en 2017 seulement qu’a été dépassé le seuil magique d’un accès à internet pour plus de la moitié de la population mondiale. 2306 milliards d’e-mails par jour, cela fait à peu près 3,5 millions d’e-mails par seconde. Et même si l’on ne cesse de leur prédire une fin proche, 3les pronostics pour les prochaines années indiquent une croissance continue, sinon exponentielle, jusqu’à 361 milliards en 2024.

Si la part des spams occupe une très grande proportion de ces chiffres, des statistiques montrent toutefois que la moyenne des employés de bureau reçoit environ 120 e-mails par jour et en envoie environ 40. 4Si l’on considère le temps quotidien de travail consacré à cette tâche – du côté de ceux qui les écrivent d’une part et de ceux qui doivent les lire ou tout au moins les survoler de l’autre –, le moment semble venu de marquer un temps d’arrêt et de réfléchir à cette frénésie.

Non que le problème soit ignoré : diverses dispositions sont même déjà prises pour le combattre, comme par exemple verrouiller les comptes-mails des collaborateurs pendant les vacances et les jours fériés ou modifier les créneaux horaires officiels en stoppant les échanges d’e-mails une heure avant la fin du service, pour pouvoir finir paisiblement le travail de la journée.

Mais il s’agit là de mesures systémiques qui ne sont pas applicables à toutes les situations de travail et ne sont peut-être même pas souhaitables. Elles soulignent d’autant plus la problématique de l’attitude à adopter face au potentiel du médium électronique.

Ce petit ouvrage ne saurait recommander des mesures coercitives. Mais quelques suggestions avisées peuvent aider tout un chacun à gérer avantageusement ce flot d’e-mails et atteindre ses objectifs – en 18 points.

1https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2020/01/Email_Statistics_Report,_2020–2024_Executive_Summary.pdf.

2https://wearesocial.com/special-reports/digital-in-2017-global-overview.

3https://www.gpbullhound.com/wp-content/uploads/2017/12/GP-Bullhound-Technology-Predictions-2018.pdf.

4https://www.templafy.com/blog/how-many-emails-are-sent-everyday-top-email-statistics-your-business-needs-to-know/.

Que voulez-vous au fond ?

L’idée vient en parlant »: quand on ne vient pas à bout d’un problème, plutôt que de le ruminer en solitaire, il est recommandé de se confier à un proche – de se hasarder à en parler, dans l’espoir qu’une solution se dégage au cours de l’entretien. Il n’est pas nécessaire que l’interlocuteur soit versé dans la matière, ni d’une intelligence supérieure. Il suffit que, par sa présence et son attention, par ses regards et ses réactions, il oblige celui qui parle à développer ses pensées. C’est ce que dit Heinrich von Kleist dans son célèbre essai De l’élaboration progressive des idées par la parole, en écho à la devise « L’appétit vient en mangeant. » À l’inverse, mieux vaut ne pas écrire un e-mail en élaborant ses idées progressivement. L’e-mail n’est pas le lieu adéquat pour venir à bout des problèmes et les résoudre. Il convient de concevoir dès le départ clairement le motif du courrier et l’objectif visé, si l’on ne veut pas accabler inutilement le destinataire.

Un objet bien formulé est une première étape. « Ceci plus cela » ou « Diverses choses » sont à exclure. Des formules comme « Question » ou « Petite demande » sont préférables, puisqu’elles indiquent clairement de quoi il retourne. Le mieux est d’être aussi concret que possible : « Texte pour un nouveau site » ou « Exposé préliminaire sur la stratégie d’aménagement du territoire le 12 février » ou quelque chose de semblable. Tous les participants – expéditeurs et destinataires – comprennent alors d’emblée de quoi il s’agit. Idéalement, on privilégiera un nouveau thème, un nouvel objet. La formule de l’objet vieillit à force d’être répétée, et elle finit par semer la confusion en réapparaissant soudainement après un long laps de temps.

En outre, une formule d’objet optimisée en amont d’un e-mail facilitera la suite : le cadre est donné, le champ est circonscrit, il suffit ensuite d’aller droit au but pour en finir rapidement. Nul besoin de circonlocutions chronophages qui ne font que perdre du temps et distraire. L’e-mail est le médium de l’échange direct et sans détours.

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