Thomas Strässle - Wer andern eine E-Mail schreibt ...

Thomas Strässle

Wer andern eine E-Mail schreibt …

Eine Anleitung in 18 Punkten

DÖRLEMANN

Alle deutschsprachigen Rechte vorbehalten

© 2021 Dörlemann Verlag AG, Zürich

Umschlaggestaltung: Mike Bierwolf

Satz und eBook-Umsetzung: Dörlemann Satz, Lemförde

ISBN: 978-3-03820-986-7

www.doerlemann.com

Inhalt

Cover

Titelei und Impressum

Vorrede

1 - Was wollen Sie eigentlich?

2 - Hallo alle!

3 - Ihr Diskussionsbeitrag wurde gelöscht.

4 - Es muss jetzt mal gesagt sein!

5 - Das Auge liest mit.

6 - War ironisch gemeint …

7 - Ein jegliches hat seine Zeit.

8 - Die dürfen das ruhig auch wissen!

9 - So früh schon auf, so spät noch wach?

10 - Wer andern eine E-Mail schreibt …

11 - Sie schon wieder?

12 - 24. Dezember, 16:57 Uhr

13 - BCC: Behind Closed Curtains

14 - Hezrlich, in eile, Thomad

15 - Nicht ohne meinen Anhang

16 - Unherzlichst

17 - Bin dann mal weg.

18 - Das Beste kommt nicht zum Schluss.

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Vorrede

Pausenlos schreiben wir Mails und werden wir mit Mails bombardiert. Vor allem unser beruflicher, aber auch unser privater Alltag wird ganz selbstverständlich von ihnen begleitet und bestimmt. Das Mailen gibt einen Takt vor, dem kaum jemand sich entziehen kann.

Das ist noch nicht lange so. Erst um die Jahrtausendwende begannen sich die Mails in der Internetgesellschaft als Kommunikationsmittel flächendeckend durchzusetzen. Insofern sind wir heute, auf ein Menschenleben übertragen, eben erst am Ende der Pubertät angelangt. Höchste Zeit also, dass nicht mehr weiter alles aus dem Ruder läuft.

Nach einer Schätzung des Marktforschungsinstituts The Radicati Group in Palo Alto werden weltweit täglich rund 306 Milliarden Mails verschickt. 1Das ist etwa das 39-Fache der Menschheit – wobei laut einem Bericht der Agentur We Are Social erst im Jahr 2017 die magische Grenze überschritten wurde, dass mehr als die Hälfte der Menschheit überhaupt Zugang zum Internet hat. 2306 Milliarden Mails pro Tag sind rund 3,5 Millionen pro Sekunde. Und auch wenn den Mails immer wieder das baldige Ende vorausgesagt wird, 3lautet die Prognose für die nächsten Jahre: kontinuierlich ansteigend, wenn auch nicht exponentiell, bis 361 Milliarden im Jahr 2024.

Mag der Anteil, den Spam-Mails daran haben, auch sehr hoch sein: Es gibt Statistiken, wonach Büroangestellte im Durchschnitt täglich etwa 120 Mails empfangen und etwa 40 Mails verschicken. 4Bedenkt man jedenfalls, wie viel an täglicher Arbeitszeit für die Bewältigung von Mails draufgeht – auf Seiten derer, die sie schreiben, ebenso wie auf Seiten derer, die sie lesen, lesen müssen oder auch nur überfliegen –, so erscheint es angebracht, kurz innezuhalten und sich zu überlegen, was wir da eigentlich unablässig tun.

Es ist nicht so, dass das Problem nicht erkannt wäre, und es gibt auch schon diverse Regelungen, die es bekämpfen sollen: etwa indem man die Mailkonten der Mitarbeitenden während der Ferien und an Feiertagen sperrt oder die offiziellen Zeitfenster für den Mailverkehr eine Stunde vor Dienstende schließt, damit die Leute in Ruhe ihren Tag aufarbeiten können.

Das sind systemische Zwangsmaßnahmen, die sich nicht in allen Arbeitszusammenhängen umsetzen lassen und vielleicht auch gar nicht wünschenswert sind. Umso mehr unterstreichen sie die Bedeutung des Problems, wie wir mit den Möglichkeiten des Mediums Mail umgehen.

Von Zwangsmaßnahmen will das vorliegende Büchlein nichts wissen. Aber es gibt einige sachdienliche Hinweise, wie man in der Mailflut einen guten Eindruck macht und zu seinen Zielen kommt – in 18 Punkten.

1https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2020/01/Email_Statistics_Report,_2020–2024_Executive_Summary.pdf.

2https://wearesocial.com/special-reports/digital-in-2017-global-overview.

3https://www.gpbullhound.com/wp-content/uploads/2017/12/GP-Bullhound-Technology-Predictions-2018.pdf.

4https://www.templafy.com/blog/how-many-emails-are-sent-every-day-top-email-statistics-your-business-needs-to-know.

Was wollen Sie eigentlich?

L’idée vient en parlant«: Wer mit einem Problem nicht weiterkommt, soll nicht einsam darüber brüten, sondern dem Nächstbesten davon erzählen – indem er auf gut Glück einen Anfang macht und darauf hofft, dass die Lösung sich einstelle, während die Rede voranschreitet. Das Gegenüber muss weder etwas vom Problem verstehen noch besonders klug sein. Es genügt, dass es durch seine Anwesenheit und Aufmerksamkeit, durch seine Blicke und Regungen den Sprechenden dazu zwingt, seine Gedanken zu entwickeln. So behauptet es Heinrich von Kleist in seinem berühmten Aufsatz Über die allmähliche Verfertigung der Gedanken beim Reden, in Anlehnung an das Bonmot »L’appétit vient en mangeant«.

Eine allmähliche Verfertigung der Gedanken beim Mailen hingegen ist keine gute Idee. Die Mail ist nicht der Ort, um mit seinen Problemen zurechtzukommen und sich einer Lösung anzunähern. Man muss schon im Vornherein genau wissen und sich im Klaren darüber sein, worum es in einer Nachricht gehen soll und worauf sie hinausläuft, will man es dem Empfänger nicht unnötig schwer machen.

Ein guter Betreff ist ein erster Schritt. »Dies und das« oder »Verschiedenes« sind keine guten Betreffzeilen. »Frage« oder »Kleine Bitte« sind schon besser, da sie deutlich machen, worum es im Kern geht. Am besten wird man gleich so konkret wie möglich: »Texte für neue Website« oder »Anfrage Inputreferat strategische Raumplanung am 12. Februar« oder so ähnlich. Dann ist allen Beteiligten – Sender wie Empfänger – von Beginn an klar, was Sache ist. Und idealerweise gilt: neues Thema, neuer Betreff. Betreffzeilen veralten schnell und stiften nur Verwirrung, wenn sie über längere Zeit mitgeschleppt oder nach längerer Zeit plötzlich wieder hervorgeholt werden.

Ist mit einem aussagekräftigen Betreff ein Anfang gemacht, wird sich der Rest leicht fügen: Der Rahmen ist gesetzt, das Feld abgesteckt, man muss es nur noch zielstrebig durchqueren, um zügig ans Ende zu kommen. Umwege braucht es nicht, sie halten bloß auf und lenken ab. Die Mail ist der Ort, wo man umstandslos zur Sache kommen kann.

Hallo alle!

Die Anrede ist nicht zu unterschätzen. Sie ist die unmittelbarste Adressierung des Gegenübers und muss daher wohlüberlegt sein, vor allem in beruflichen, stärker formalisierten Zusammenhängen. Trifft man es nicht mit der angemessenen Anrede, ist schon viel verspielt, bevor die Nachricht überhaupt erst richtig angefangen hat.