David Klein - DS-GVO/BDSG

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Zur Erleichterung der Rechtswahrnehmung gehört ein effizientes Zeitmanagement beim Verantwortlichen. Daher muss er den Betroffenen über den Stand des Antrags und die geplanten Maßnahmen unterrichten. Dies stellt eine über Art. 13, 14hinausgehende, eigenständige Informationspflicht dar. Denn ohne Informationspflicht bedürfte es auch keiner Frist, innerhalb derer diese zu erfüllen ist.

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Es handelt sich nicht um eine Pflicht zur Bearbeitungdes Antrags binnen einer bestimmten Frist, sondern lediglich um eine Pflicht zur Unterrichtung über die auf den Antrag des Betroffenen hin von dem Verantwortlichen ergriffenen Maßnahmen[83]. Die Bearbeitung oder Abhilfe selbst kann längere Zeit in Anspruch nehmen.

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Die Pflicht zur Unterrichtung ist unverzüglichnach Eingang des Antrags des Betroffenen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu erfüllen. Zwar kann der europarechtliche Begriff der „unverzüglichen“ Unterrichtung grundsätzlich nicht vom deutschen Recht her interpretiert werden, wird aber im Ergebnis ebenfalls ein Tätigwerden ohne schuldhaftes Zögern erfordern[84]. Zur Fristberechnung kann wiederum auf die allgemeinen Vorschriften der §§ 186 ff. BGB zurückgegriffen werden, wobei der Eingang des Antrags bei dem Verantwortlichen als fristauslösendes Ereignis zu qualifizieren ist, sodass es sich bei der Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3um eine Ereignisfrist handeln dürfte.[85]

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In der Praxis wird es sich jedenfalls in der elektronischen Kommunikation anbieten, mit sog. Ticketsystemen zu arbeiten, bei denen Anfragen betroffener Personen systematisch erfasst werden und diese automatisiert über den weiteren Fortgang der Bearbeitung informiert werden können.

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Die Frist des Abs. 3 S. 1kann um weitere zwei Monate verlängertwerden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Komplexitätumfasst sowohl die rechtliche Prüfung als auch die Aufarbeitung des Sachverhaltes[86]. Demgegenüber sind mit der Anzahl von Anträgenalle bei dem Verantwortlichen eingehenden Anträge gemeint. Der Wortlaut deutet dabei auf die Notwendigkeit eines kumulativenVorliegens dieser beiden Gründe hin[87]. Da sich jedoch sowohl aus der Komplexität als auch aus der Anzahl der Anträge unabhängig voneinander ein erheblicher Aufwand für den Verantwortlichen ergeben kann, werden keine zu hohen Anforderungenzu stellen sein, wenn jedenfalls eines der Merkmale erfüllt ist, um von dem Verantwortlichen keine praktisch unmögliche Bearbeitungszeit zu verlangen. Das zeigt bereits die Formulierung „unter Berücksichtigung“, die indiziert, dass beide Faktoren in eine einheitliche Abwägung einzubeziehen sind. Im Ergebnis läuft es also auf eine Einzelfallbetrachtung hinaus, sodass routinemäßige Fristverlängerungen jedenfalls nicht den Anforderungen des Abs. 3 S. 1genügen.[88]

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Der Verantwortliche hat den Betroffenen über die Fristverlängerung bis spätestens zum Ablauf der Monatsfrist zu informieren. Die Unterrichtungspflicht muss dabei alle wesentlichen Entscheidungsgründe beinhalten, die den Verantwortlichen zur Inanspruchnahme des Abs. 3 S. 2bewegt haben. Stellt der Betroffene seinen Antrag elektronisch, ist er gem. Abs. 3 S. 4nach Möglichkeit ebenfalls auf elektronischen Weg zu unterrichten, sofern er nichts anderes angibt. Eine diesbezügliche allgemeine Rechtspflicht des Verantwortlichen kann jedoch schon wegen dem schwachen Wortlaut des Abs. 3 S. 4nicht abgeleitet werden. Aufgrund ihrer systematischen Stellung findet die Vorschrift sowohl auf die Unterrichtungspflichten des S. 1und als auch auf diejenigen des S. 3Anwendung.

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Zur Erleichterung bildet der Abs. 4ein Gegenstück zu Abs. 3und sieht eine Unterrichtungspflicht auch für den Fall vor, dass der Verantwortliche auf den Antrag des Betroffenen hin nicht tätig wird. Er hat dies sodann dem Betroffenen mitzuteilen, zu begründen und daneben auf die Beschwerde- und gerichtlichen Rechtsschutzmöglichkeiten hinzuweisen. Wie schon für die Unterrichtungen nach Abs. 3gilt auch für die Entscheidungsmitteilung nach Abs. 4der Maßstab des Abs. 1entsprechend[89]:

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Die Unterrichtung hat der Verantwortliche „ ohne Verzögerung“, jedenfalls aber innerhalb eines Monats ab Eingang des Antrages zu übermitteln (Fristberechnung s. Rn. 53). Die Formulierung „ohne Verzögerung“ unterscheidet sich insoweit von Abs. 3. Damit soll wohl die unspezifische Wertung zum Ausdruck gebracht werden, der Verantwortliche solle im Falle einer ablehnenden Entscheidung strenger behandelt werden, als im Fall einer stattgebenden[90]. Praktische Unterschiede zwischen einem „unverzüglichen“ Handeln und einem solchen „ohne Verzögerung“ sind jedoch nicht ersichtlich[91].

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Abs. 4knüpft an den Zeitpunkt an, in dem die Entscheidung, nicht tätig zu werden, gefallen ist[92]. Denn der Verantwortliche kann erst dann mitteilen, dass er auf Antrag des Betroffenen nicht tätig wird, wenn er diesen Entschluss selbst gefasst hat.

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Diskutiert wird, ob auch die Frist für die Unterrichtung gem. Abs. 4entsprechend des Abs. 3 S. 2 verlängertwerden kann, sofern dies im Einzelfall erforderlich ist[93]. Die Diskussion ist insoweit irreführend, als dass Abs. 4ohnehin erst ab dem Zeitpunkt gilt, in dem der Verantwortliche die Entscheidung getroffen hat, nicht tätig zu werden. Wenn sich der Verantwortliche also aufgrund Anzahl und rechtlicher Komplexität der Anträge nach Abs. 3 S. 2eine Fristverlängerung für eine weitere Prüfung ausbedingt, um zu prüfen, ob die Voraussetzungen für einen Anspruch des Betroffenen erfüllt sind, gilt zu diesem Zeitpunkt Abs. 3. Erst wenn sich der Verantwortliche daraufhin entscheidet, nicht tätig zu werden, gilt Abs. 4. Andernfalls könnte die Frist nach Abs. 3 S. 2nur dann verlängert werden, wenn der Verantwortliche sich bereits zu diesem Zeitpunkt festlegt, dem Antrag stattzugeben. Die Fristverlängerung selbst wäre dann ein Präjudiz für die Entscheidung des Verantwortlichen. Dies wäre jedoch mit dem Sinn der Fristverlängerung, eine angemessene Prüfung zu ermöglichen, nicht vereinbar. Eine Fristverlängerung zu einem Zeitpunkt, in dem der Verantwortliche bereits abschließend entschieden hat, nicht tätig zu werden, ist hingegen ausgeschlossen, in der Praxis aber wohl in aller Regel auch nicht erforderlich.

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Die Unterrichtung hat eine Rechtsbehelfsbelehrungzu enthalten, d.h. einen Hinweis auf die Möglichkeit zur Einlegung einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77sowie gerichtliche Rechtsbehelfe nach Art. 79.

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Im Unterschied zur bisherigen Rechtslage[94] muss die Information des Betroffenen bzw. die Versendung von Mitteilungen an diesen nunmehr grundsätzlich unentgeltlicherfolgen. Bisher war es möglich, die tatsächlich entstandenen Kosten von dem Betroffenen einzufordern, auch wenn von dieser Möglichkeit häufig kein Gebrauch gemacht wurde[95]. Insbesondere darf die Bereitstellung von Informationen nicht von einer Zahlung bzw. dem Kauf von Gütern oder Dienstleistungen abhängig gemacht werden.[96] Eigene Aufwendungen, die der Betroffene zur Geltendmachung seiner Rechte tätigt, muss er dagegen selbst tragen.[97]

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Allerdings sieht Abs. 5von diesem Grundsatz in S. 2 Ausnahmenvor, um missbräuchliche und leichtfertig gestellte Anträge bereits von vornherein zu unterbinden[98]. Informationen nach Art. 13, 14und 34bleiben daher für den Betroffenen stets kostenfrei. Im Übrigen sind die Ausnahmen des S. 2 eng auszulegen, damit der Grundsatz der Unentgeltlichkeit wie auch die in Art. 15–22genannten Rechte des Betroffenen selbst nicht praktisch unterlaufen werden.[99]