Verónica Atienza Sobrino - Procesos de gestión de departamentos del área de alojamiento. HOTA0308

4 Programas. Son la cuantificación y la concreción de los planes para un período de tiempo determinado. La diferencia entre un plan y un programa es que este primero es un proyecto de carácter general, mientras que el segundo es de carácter particular.

5 Presupuestos. Es el establecimiento de la previsión de los resultados cuantitativamente, es decir, establecer por anticipado lo que voy a invertir y lo que voy a recoger.

Los planes deben ser conocidos por todos .

Sabía que…

Frederick Winslow Taylor, considerado el padre de la Administración Científica, decía que “siempre existe un método mejor para hacer cualquier cosa”.

Toda planificación debe establecer de forma detallada qué acciones se realizarán, en qué momento, quiénes las llevarán a cabo y con qué medios. O dicho de otro modo, determinarán por anticipado:

1 ¿Qué se debe hacer?

2 ¿Cómo se debe hacer?

3 ¿Cuándo se debe hacer?

4 ¿Quién deberá hacerlo?

El proceso de planificaciónde una empresa debe comenzar con la exposición de sus objetivos, a lo que le seguirá una secuencia de estrategias, políticas, planes y programas que se producirán a lo largo del tiempo.

Y deberá caracterizarse por:

1 Contemplarse habitualmente a largo plazo (aunque pueden establecerse planes a más corto plazo).

2 Ser un proceso dinámico y flexible.

3 Ser metódico en cuanto a que deberá realizarse, y por lo tanto basarse en estudios del presente y de las perspectivas futuras.

4 Combinar decisiones de capital-trabajo-tecnología.

Aunque no existe unanimidad en los estudiosos de la materia en cuanto al proceso de planificación, se puede afirmar que debe abarcar los siguientes pasos:

1 Determinar y concretar los objetivos que desee alcanzar la empresa.

2 Establecer las políticas y estrategias que se adoptarán.

3 Establecer de qué manera se van a conseguir, es decir, establecer los procedimientos, métodos, normas y programas.

4 Determinar el presupuesto y los recursos humanos y materiales que se van a necesitar.

5 Establecer medidas para identificar, controlar y corregir posibles desviaciones que puedan producirse entre lo previsto y lo realizado.

Todos los pasos son similares para todas las empresas, pero teniendo en cuenta que no todas las empresas son iguales, ni su tamaño o su cifra de negocio la misma, no todas deben pasar por todas estas fases de planificación ni en el mismo orden.

Recuerde

Toda planificación debe responder a:

1 ¿Dónde estamos?

2 ¿A dónde queremos llegar?

3 ¿Qué vamos a hacer para ello?

Las empresas turísticas están sujetas a constantes cambios en el medio en que se desenvuelven, a veces profundos, y por lo tanto se hace necesario que traten de adaptarse a ese entorno cambiante. La planificación es pues la herramienta que les permitirá adaptarse, y junto a esta es inseparable e imprescindible el control.

De nada nos servirá establecer unos objetivos, si no establecemos paralelamente unos medios para saber si los estamos alcanzando o hemos alcanzado, al igual que de nada nos servirá realizar acciones de control si previamente no hemos establecido unos planes. Por lo tanto, planificación y control son dos procesos indisolublemente unidos.

Controlar es vigilar, observar, comparar. Y en este contexto, control es el instrumento que mide el grado de cumplimiento de los objetivos marcados. Y supondrá:

1 Por un lado, medir el grado de cumplimiento de los objetivos marcados y establecer las desviaciones producidas.

2 Y por otro, poner en marcha los mecanismos de corrección adecuados que subsanen las desviaciones, y que esta información sirva para las futuras tomas de decisiones.

Por lo tanto, el proceso de control debe contener los siguientes pasos:

1 Fijar unos estándares en términos mensurables, es decir, los indicadores de lo que se quiere alcanzar.

2 Medir o analizar los resultados, examinando cada una de las fases de la actividad, y comparándolos con los estándares fijados.

3 Detectar las posibles desviaciones producidas y analizar los motivos que la han originado. Y poner, en caso de que fuera necesario, en marcha las acciones correctivas.

Si se produjeran desviaciones entre lo previsto y los resultados, las causas pueden deberse a:

1 Que el proceso de planificación en su totalidad parta de una base errónea, por lo que en su totalidad debería revisarse.

2 Que solo algunos aspectos del proceso de planificación sean erróneos.

3 Que los planes no se hayan puesto en marcha de forma correcta.

Se pueden valorar o medir valores monetarios o físicos, que resulta más sencillo, u otros valores como el rendimiento de un recepcionista o un animador, que resulta más complicado.

Por ello, pueden darse diferentes tipos de control:

1 Control presupuestario: es aquel que consiste en la comparación del presupuesto elaborado con la realidad acontecida.

2 Control no presupuestario: este puede ser de gestión, es decir, aquel que mide el grado de consecución de los objetivos; y de operaciones, el que mide la eficacia de los procesos productivos.

Según Henry Fayol, teórico de la Administración de empresas:

El control consiste en verificar si todo marcha de acuerdo con el plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos .

Como se ha visto, la planificación tradicional se centraba en el corto plazo, es decir, en el presente. Los hoteleros, más preocupados en ocupar sus plazas en el día, relegaban la planificación a largo plazo a un segundo plano.

Pero los tiempos que corren de continuos cambios han obligado a estos a fijar sus expectativas a más largo plazo, en el futuro y a planificar para poder ser más competitivos y, por lo tanto, poder sobrevivir.

La planificación surge por lo tanto como la herramienta útil en la toma de decisiones, en donde, seleccionando, entre una serie de alternativas, los objetivos, los programas, los presupuestos y directrices del hotel, se diseñará el plan idóneo para conseguir los fines que se han establecido.

Existen diferentes tipos de planes:

1 Según el período de tiempo en que se esperan conseguir los objetivos: a largo, medio y corto plazo.

2 Según si se formulan para toda la organización o no: estratégicos y operacionales.

3 Según el grado de concreción de sus objetivos: direccionales y específicos.

4 Según su naturaleza: plan de producción, de inversiones, de financiación, de aprovisionamiento, de marketing, de R.R. H.H., etc.

Pero todos ellos contendrán políticas, estrategias, objetivos, procedimientos, métodos, normas y programas.

El proceso de planificación seguirá los siguientes pasos:

1 Determinación de objetivos.

2 Establecimiento de las políticas y estrategias.