Dennis Bock - Internal Investigations

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Eine der ersten Entscheidungen betrifft regelmäßig die Frage, ob die Untersuchung durch eigene Mitarbeiter oder durch Externe durchgeführt werden soll.[1]

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Das Einschalten Externer wird im Vergleich zur Untersuchung durch eigene Mitarbeiter, wie z.B. der Internen Revision, häufig als ein „Mehr“ und als ein gravierenderer Eingriff angesehen.[2] In der Praxis übertragen jedoch gerade kleinere und mittlere Unternehmen schon aus Kapazitätsgründen die Ermittlungen eher auf externe Ermittler, während die größeren Unternehmen die Untersuchungen vorwiegend durch unternehmenseigene Abteilungen durchführen lassen und lediglich unterstützend externe Ermittler einschalten.[3]

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Ob eine Untersuchung rein „Inhouse“, also durch die unternehmenseigene Revisions- oder Compliance-Abteilung durchgeführt werden soll oder eine Übertragung auf externe Ermittler sinnvoll erscheint, ist jeweils eine im Einzelfall zu treffende Abwägungsentscheidung. Diese richtet sich in erster Linie nach dem Untersuchungsgegenstand, die für solche Untersuchungen intern vorhandenen Mitarbeiterressourcen bzw. die auf diesem Gebiet vorhandene Expertise.[4] Je unbedeutender und übersichtlicher der Ermittlungsgegenstand ist, desto eher kann die Ermittlung durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden.[5]

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Führt man eine Untersuchung rein Inhouse durch, so empfiehlt es sich, dass die dafür eingesetzten Mitarbeiter bzw. Abteilungen schon eine gewisse Erfahrung mit solchen Untersuchungen besitzen, da sonst die Gefahr weiterer Gesetzesverstöße im Rahmen der Untersuchung groß ist. Insbesondere viele Großunternehmen lassen interne Untersuchungen durch die Interne Revision oder eigene Untersuchungsabteilungen durchführen. Insbesondere die Vorgaben des Arbeits- und Datenschutzrechts müssen bei solchen Untersuchungen stets beachtet werden. Außerdem sollte eine Expertise in Mitarbeiterführung und Befragungstechniken vorhanden sein, da die Untersuchungen sonst im schlechtesten Falle ins Leere laufen, zu keinem Ergebnis führen und ausschließlich Aufruhr im Unternehmen hervorrufen. In die Abwägung ist auch die Frage einzustellen, inwiefern durch unternehmenseigene Ermittler die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit der Untersuchungen gewahrt werden kann.[6] Die Untersuchungen müssen immer so durchgeführt werden, dass alle Tatsachen ermittelt und „ungeschönt“ dokumentiert werden.[7] Dies gilt gerade auch dann, wenn sie sich für das Unternehmen unter Umständen als nachteilig darstellen. Mitarbeiter, die schon einige Zeit für das betroffene Unternehmen arbeiten, verfügen regelmäßig auch über soziale Beziehungen zu anderen Angestellten und haben häufig wohl auch eine gewisse emotionale Bindung zu dem Unternehmen selbst, sodass es gerade in kleineren Unternehmen schwierig sein kann, eine unabhängige und vertrauliche Untersuchung durch eigene Mitarbeiter zu garantieren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass häufig neben dem Tagesgeschäft auch keine Zeit verbleibt, eine Untersuchung durchzuführen.

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Externe Ermittler können hingegen weitaus unabhängiger agieren.[8] Durch die Einschaltung externer Ermittler kann auch eine direkte Konfrontation zwischen Unternehmensangehörigen vermieden werden. Andererseits wird die Einschaltung externer Ermittler im Unternehmen immer für ein gewisses Maß an Unruhe sorgen. Unternehmensangehörige werden eher einen großen Teil der Untersuchungen im „Geheimen“ durchführen können.

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Ist der Anlass einer unternehmensinternen Untersuchung in der Öffentlichkeit bekannt geworden und Gegenstand der Presseberichterstattung, kann das Einschalten externer Ermittler auch als öffentlichkeitswirksames Zeichen genutzt werden, um zu betonen, dass das Unternehmen Verstöße nicht toleriert und solche für die Zukunft verhindern wird.[9] Eine Aufklärung des Sachverhalts kann durch externe Ermittler in aller Regel auch wesentlich rascher erfolgen. Für die rein interne Durchführung von Untersuchungen können schließlich die geringeren Kosten sprechen. Viele Unternehmen verfügen jedoch regelmäßig nicht über die notwendigen Kapazitäten, insbesondere umfangreichere interne Untersuchungen ohne Einschaltung externer Ermittler durchzuführen.[10]

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In der Praxis wird für unternehmensinterne Untersuchungen meistens eine Kombination aus externen und internen Ermittlern gewählt. Die Einbindung von Unternehmensangehörigen ist insbesondere wegen deren branchen- und unternehmensspezifischem Wissen regelmäßig unverzichtbar für eine effektive Untersuchung.[11]

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Eine ebenfalls der Untersuchung vorgeschaltete Frage ist, ob die Unternehmen verpflichtet sind, eine ständige Untersuchungsabteilung einzurichten oder ob die Einrichtung anlassbezogener Kommissionen im Ernstfall ausreicht.

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Manche große Unternehmen sind dazu übergegangen, neben einer Internen Revision eine eigene Untersuchungsabteilung für solche unternehmensinterne Untersuchungen einzurichten oder die Interne Revision mit entsprechenden Befugnissen auszustatten. Häufig sind die entsprechenden Kompetenzen in der Compliance-Abteilunggebündelt. Viele kleinere Unternehmen verfügen hingegen allein schon wegen fehlender Ressourcen nicht über eine solche Abteilung und ein Aufbau einer eigenen Abteilung wäre auch aus Kostengründen nicht zu rechtfertigen. Existiert keine ständige Untersuchungsabteilung, so müssen, wenn es zu dem konkreten Verdacht auf Gesetzesverstöße gekommen ist, ad hoc Untersuchungskommissioneneingerichtet werden.

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Bei der Entscheidung, ob man eine ständige Abteilung einrichtet oder im Eskalationsfall ein Team zusammenstellt, ist auf die Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen abzustellen. Ein wichtiger Faktor ist dabei insbesondere das Gefahrenpotential, dem das Unternehmen ausgesetzt ist. Dieses Risikopotential lässt sich insbesondere aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens sowie dem der jeweiligen Branche anhaftenden Gefahrenpotential, dem geographischen Tätigkeitsbereich und der Kundenstruktur ableiten. Ein Unternehmen, das keinerlei Geschäfte in Hochrisikoländern betreibt, muss in aller Regel weniger Vorkehrungen treffen als eines, das regelmäßig in China, Russland oder Afrika tätig ist. Ebenso sind Unternehmen mit großen Vertriebsabteilungen und hohem Vertriebsdruck tendenziell einem größeren Korruptionsrisiko ausgesetzt, als andere Unternehmen. In die Entscheidung einfließen sollte auch, ob bereits in der Vergangenheit Unregelmäßigkeiten aufgetreten sind, sodass weitere Fehlentwicklungen zu befürchten sind.[12] Ob die Einrichtung einer ständigen Untersuchungsabteilung notwendig und sinnvoll ist, muss auch stets anhand der Größe des Unternehmens beurteilt werden. Ein Vorteil ständiger Untersuchungsabteilungen ist außerdem, dass allein das Bestehen eines solchen Überwachungsinstrumentes einen abschreckenden Effekt haben kann.[13] Ein weiterer Vorteil ist, dass sich bei einer ständigen Untersuchungsabteilung das Wissen über die Strukturen, anfällige Abteilungen, relevante Warnsignale etc. bündelt und sie somit schneller und effektiver intervenieren kann.

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Im Hinblick auf ein eventuell folgendes Strafverfahren kann für das Unternehmen von Bedeutung sein, dass die betreffenden Unterlagen, sofern sie sich nicht im Unternehmen, sondern beim externen Anwalt befinden, besser durch den § 160a StPO vor dem Zugriff der Strafverfolgungsbehörden geschützt sind.[14]Allerdings besteht nach einer Entscheidung des LG Hamburg [15] auch wenn sich Dokumente bei einer Anwaltskanzlei befinden, kein Beschlagnahmeverbot nach § 97 Abs. 1 StPO, wenn sich das Ermittlungsverfahren nur gegen einzelne Personen richtet.[16] Dann könne nach Ansicht des LG Hamburg nicht von einem „mandatsähnlichem Vertrauensverhältnis“ ausgegangen werden, weswegen auch kein Zeugnisverweigerungsrecht aus §§ 97 Abs. 1 Nr. 3, 53 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 StPO in Frage käme und somit auch kein Beschlagnahmeverbot entstehe.[17] Diese Beurteilung durch das LG Hamburg ist in der Literatur zwar auf Kritik gestoßen.[18] Nach Auffassung des LG Braunschweig sollen unternehmensinterne Unterlagen, die im Hinblick auf ein drohendes Ordnungswidrigkeitsverfahren zum Zwecke der Verteidigung durch einen Unternehmensverteidiger erstellt worden sind, beschlagnahmefrei sein. Dies solle auch dann gelten, wenn sich die Unterlagen in den Geschäftsräumen eines Unternehmens befinden. Die Beschlagnahmefreiheit soll demnach sogar bereits vor Einleitung eines förmlichen Ermittlungsverfahrens bestehen.[19] Da die Frage der Beschlagnahmefreiheit höchstrichterlich nicht geklärt ist, sollte bei Einschaltung von Externen das Risiko einer Beschlagnahme stets berücksichtigt werden. Etwas anderes gilt, wenn aufgrund der Ermittlungen auch eine Sanktionierung des Unternehmens, z.B. durch eine Unternehmensgeldbuße, zu befürchten ist. In diesem Fall dürfte wohl auch das Beschlagnahmeverbot nach § 97 Abs. 1 StPO gelten.[20]