Mariana Seiler - Produktivität - 5 SCHRITTE ZU UNGEWÖHNLICH HOHER PRODUKTIVITÄT MIT DEM RICHTIGEN SELBSTMANAGEMENT! In 5 Schritten hoch produktiv arbeiten! (Produktivität steigern im Beruf)

Gute Planung ist das A & O jedes Zeitmanagements und für Deinen Erfolg unverzichtbar. Sie gibt uns einen schnellen Überblick über alles, was wir erreichen wollen und was wir dafür tun müssen, sie ermöglicht es uns, wesentlich leichter und schneller Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen, weil wir stets alles im Blick haben und mit ihr sparen wir vor allem sehr, sehr viel Zeit.

Als Selbständiger planst Du auf 2 Ebenen: der strategischen Ebene (die Ziele planen und setzen: was willst Du erreichen?) und der taktischen Ebene (die Umsetzung der Ziele planen: wie willst Du es erreichen?) und Du bist gut beraten, die beiden Planungsebenen stets strikt voneinander getrennt zu halten.

Als Angestellter sind die Ziele in der Regel vom Unternehmen vorgegeben, aber Du hast einen gewissen Spielraum, wie Du sie erreichen willst und kannst und solltest unbedingt klug taktisch planen.

Zeitmanagement greift auf der Ebene der Umsetzung (also der taktischen Planung oder der Frage, wie wir gegebene Ziele mit minimalem Zeit- und Energieaufwand erreichen) und genau um diese Planungsebene – die sowohl für Selbständige als auch für Angestellte unverzichtbar ist - geht es in dieser Lektion.

Übrigens lassen sich Aufgaben aller drei Kategorien planen. Das wird Dich jetzt wahrscheinlich überraschen, denn die Aufgaben aus der Kategorie Unterbrechungen zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass sie eigentlich nicht planbar sind. Du wirst aber im Folgenden erfahren, wie Du selbst diese Aufgaben zum Teil planbar machen kannst und warum Du das auch unbedingt tun solltest, wenn Du dauerhaft entspannte Arbeitstage haben möchtest.

Um entspannt und stressfrei arbeiten zu können, ist es zunächst wichtig, dass Du immer einen guten Überblick über alle Aufgaben hast, die Du in nächster Zeit zu tun hast. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du bei Deiner Planung alles berücksichtigst und gelassen alle Termine einhältst, da Du Deine Aufgaben bereits frühzeitig bearbeiten und abhaken kannst. Du vermeidest damit auch, etwas Wichtiges zu vergessen und es später noch kurzfristig in den Plan einfügen zu müssen, wenn Du womöglich gar keine Zeit dafür hast, und dadurch in Stress zu geraten.

Aber auch beim Thema Planung gibt es einen wichtigen Punkt zu beachten: Auch der beste Plan bringt uns nur dann das gewünschte Ergebnis, wenn er sich (auch unter schwierigen und sich ändernden Bedingungen!) umsetzen lässt. Und dafür muss er 2 Dinge erfüllen: Er muss flexibel sein. Und er muss angenehm sein!

Viele Menschen stehen mit dem Plänemachen auf Kriegsfuß, da sie diese als einengend empfinden. Ein Plan sollte uns jedoch nicht einengen. Er sollte ein Tool sein, dass uns dient, und nicht ein Tool, dem wir dienen! Und er sollte uns so große Vorteile gegenüber nur wenigen kleinen Nachteilen bringen, dass wir uns ganz von selbst immer wieder dazu entscheiden, ihn umzusetzen, weil wir von den immensen Vorteilen profitieren wollen.

In diesem Kapitel erfährst Du, wie Du gute Pläne erstellst, die zugleich flexibel und angenehm sind:

Grundsätzlich solltest Du Aufgaben aus der gleichen Kategorie stets bündeln und als einen Aufgabenblock zusammen bearbeiten – egal, ob Du kurzfristig Deinen Tag oder langfristig Deinen Monat oder Dein Jahr planen willst.

So hältst Du die verschiedenen Kategorien immer voneinander getrennt und kannst für jede Kategorie die passende Strategie anwenden, ohne zwischen den einzelnen Strategien im Minutentakt hin und her wechseln zu müssen, was in der Praxis normalerweise nicht funktioniert und mit sehr viel höherem Energieaufwand verbunden wäre.

Wie viel Zeit ein einzelner Aufgabenblock in Anspruch nehmen sollte, erfährst Du später. Falls eine Aufgabe zu groß ist, um sie in einem Aufgabenblock zu bearbeiten, kannst Du sie natürlich einfach in beliebig viele einzelne Aufgabenblöcke derselben Kategorie unterteilen.

Da Du zunächst noch nicht weißt, welche Unterbrechungen im Job auf Dich zukommen werden, sondern nur, welche Routineaufgaben und welche flexiblen Aufgaben Du zu erledigen hast, musst Du zunächst auch nur die Aufgaben aus diesen beiden Kategorien planen. Du wirst zwar in Kapitel 5 lernen, wie Du selbst für Unterbrechungen feste Zeiten einplanen kannst, aber zunächst einmal brauchst Du das noch nicht tun.

Die langfristige Planung:

Verschaffe Dir für die langfristige Planung zunächst einen Überblick über alle Aufgaben, die Du erledigen musst, und plane sie (nach Kategorien geordnet) in die Woche oder denjenigen Monat des Jahres ein, in denen Du sie erledigen möchtest. Immer wenn Du eine neue Aufgabe bekommst, solltest Du sie ebenfalls sofort in Deinen langfristigen Plan einfügen.

Die mittelfristige Planung:

Für die mittelfristige Planung (Wochenplanung) hat es sich am besten bewährt, jeden Freitag Abend, vor dem Verlassen des Büros, die Aufgaben, die Du für die kommende Woche vorgesehen hast, so auf die einzelnen Arbeitstage der kommenden Woche zu verteilen, wie es passt, realistisch umsetzbar ist und Dir angenehm und sinnvoll erscheint.

Die kurzfristige Planung:

Und für die kurzfristige Planung (Tagesplanung) solltest Du Dir jeden Abend vor Feierabend ein paar Minuten Zeit nehmen und festlegen, welche Aufgaben Du für den kommenden Tag erledigen möchtest. Meistens muss der Wochenplan nämlich für die kurzfristige Planung etwas geändert, aktualisiert oder mehr im Detail gestaltet werden, zum Beispiel weil neue Aufgaben dazu gekommen oder bereits erledigt sind, und kann nicht 1 zu 1 übernommen werden.

Du solltest dabei außerdem festlegen, wie Du die Aufgaben für den nächsten Tag nach Kategorien bündeln und über den Tag verteilen möchtest.

Meistens macht es Sinn, an einem Tag mehrere Blöcke jeder Kategorie zu bearbeiten. Ein Arbeitsblock kann die sowohl 20 Minuten, als auch 2 Stunden lang sein. Du solltest jedoch darauf achten, dass er nicht zu lang ist (mehr dazu im Detail in Kapitel 3). So könntest Du beispielsweise einen Block mit Routine-Aufgaben vor dem Mittagessen, einen nach dem Mittagessen und noch einen kleinen am Abend planen, und zusätzlich einen Block flexible Aufgaben am Morgen und einen am Nachmittag.

Du wirst in den folgenden Strategien noch genau lernen, wie Du die einzelnen Aufgaben am besten bündeln kannst. Es geht hier zunächst nur darum, dass Du das grundsätzliche Bild erhältst, wie Du planen solltest, und dass Du beginnst, Dir regelmäßig ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um alle neuen Aufgaben sofort in Deine bestehende Planung mit aufzunehmen und um Deine wöchentliche und kurzfristige Planung zu machen.

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