Mariana Seiler - Produktivität - 5 SCHRITTE ZU UNGEWÖHNLICH HOHER PRODUKTIVITÄT MIT DEM RICHTIGEN SELBSTMANAGEMENT! In 5 Schritten hoch produktiv arbeiten! (Produktivität steigern im Beruf)

Wenn Du jedoch die 3 Kategorien und die dafür optimierten Strategien kennst, so kannst Du für jeden Aufgabentyp immer sofort die passende Strategie anwenden. Im Ergebnis funktioniert dieses Vorgehen nicht nur besser, sondern es steigert auch Deinen Zeitgewinn und Deine Produktivität um ein vielfaches, weil die Maßnahmen passgenauer sind.

Darüber hinaus hat jede Aufgaben-Kategorie ihre eigenen Vorteile und Du kannst sie Dir ganz gezielt in Deinem Arbeitstag zunutze machen, wenn Du sie kennst, und dadurch noch effizienter und darüber hinaus auch angenehmer arbeiten.

Welche Vorteile das sind, und wie Du von ihnen profitieren kannst, werde ich Dir in den Kapiteln 3-5 erklären. Dort lernst Du Schritt für Schritt, wie Du jede der drei Aufgabenkategorien perfekt bearbeitest und Dir ihre Vorteile zunutze machst.

Zunächst sehen wir uns jedoch an, welche nun diese drei großen Kategorien sind:

Kategorie 1 – Routineaufgaben (Aufgaben mit festgeschriebenem Prozess)

In diese Kategorie gehören alle Aufgaben, die nach einem vorgeschriebenen, festgelegten Prozess bearbeitet werden müssen. In der Regel werden mehrere solcher Aufgaben hintereinander abgearbeitet, wobei wir immer wieder das Gleiche tun, und über den Prozess, also das WIE der Bearbeitung nicht mehr viel nachdenken müssen.

Das entscheidende Kriterium bei dieser Kategorie ist, dass wir keinen Spielraum haben, den Prozess der Bearbeitung (also die Art und Weise, WIE wir die Aufgabe bearbeiten) selbst zu bestimmen.

Ein Beispiel wäre ein Stapel Rechnungen, den wir abarbeiten und bezahlen müssen. Wir müssen das stets auf die gleiche Weise tun und haben keine Möglichkeit, den Ablauf zu ändern. Ein Buchhalter hat in seinem Job normalerweise sehr viele Aufgaben aus dieser Kategorie zu bearbeiten.

Kategorie 2 - Aufgaben mit flexiblem Prozess (z.B. Projekte und komplexere Aufgaben)

Das sind Aufgaben, bei denen wir selbst den Prozess der Bearbeitung bestimmen können, und dabei zum Beispiel auch selbst bestimmte Unterschritte festlegen können, die wir erledigen wollen oder müssen, um das Ergebnis zu erreichen.

Ein berufliches Projekt – egal ob komplex oder einfach – verstehe ich ebenfalls als eine Aufgabe aus dieser Kategorie. Sie besteht in der Regel aus verschiedenen Unteraufgaben (oder Milestones), deren Bearbeitung wir bis zu einem gewissen Grad selbst steuern können. Deshalb fallen Projekte meistens in die Kategorie „Aufgaben mit flexiblem Prozess“. Die Bearbeitung solcher Aufgaben (oder Projekte) dauert in der Regel länger und kann in verschiedene Tasks oder Unteraufgaben eingeteilt werden.

Es gibt aber auch kleine Aufgaben, die in diese Kategorie fallen. Das entscheidende Kriterium ist hier, wie bereits erwähnt, dass wir selbst bestimmen können, was wir wann und wie machen, um ein vorgeschriebenes Ergebnis bis zu einem bestimmten Termin zu erledigen, dass wir also den Prozess der Bearbeitung mehr oder weniger selbst bestimmen können.

Ein Beispiel wäre ein Angebot, das wir erstellen müssen. Wir wissen, bis wann wir es an den Kunden schicken müssen und wie hoch in etwa der kalkulierte Deckungsbeitrag, also der Gewinn sein soll. Aber wir können selbst bestimmen, welche einzelnen Schritte dafür zu tun sind, welchen Unterschritt wir bis wann tun wollen, welchen Input wir dafür von anderen Kollegen brauchen und wie und bis wann wir uns diesen Input besorgen wollen.

Ein Projektmanager oder ein Unternehmer hat in seinem Job in der Regel besonders viele Aufgaben von diesem Typ zu erledigen.

Kategorie 3 – Unterbrechungen (Störungen, Ungeplantes, Probleme, E-Mails, Anrufe)

Mit der Bezeichnung „Unterbrechungen“ meine ich nicht nur Unterbrechungen und Störungen im engeren Sinne, sondern alle Aufgaben, die unvorhersehbar und nicht planbar auf unseren Tisch kommen und uns bei dem unterbrechen, das wir gerade tun oder tun wollen.

Das sind nach dieser Definition alle eingehenden E-Mails, alle nicht vorab vereinbarten Telefonanrufe, Kollegen, die auf ein Schwätzchen in unserem Büro vorbeikommen, alle nicht planbaren Anfragen von Kollegen, anderen Abteilungen, unserem Vorgesetzten, Partnern, Subunternehmern oder Kunden, aber auch alle spontan auftretenden Krisen und Probleme, um die wir uns kümmern und die wir lösen müssen.

Entscheidend ist, dass wir keine Möglichkeit haben, diese Aufgaben vorher einzuplanen. Jetzt wirst Du vielleicht sagen: Nach dieser Definition besteht mein halber Job aus Unterbrechungen. Und damit kannst Du durchaus Recht haben!

Aber genau weil diese vielen Unterbrechungen da (und in den meisten Jobs auch sehr massiv) sind, ob wir es nun wahr haben wollen oder nicht, und sie uns einen Strich durch die Rechnung machen und selbst den besten Plan ruinieren, wenn wir sie nicht ausreichend berücksichtigen, wirst Du in diesem Buch lernen, Dich so zu organisieren, dass Du zur Bearbeitung dieser Unterbrechungen eine ganze Menge Zeit erhältst.

Ein Assistent oder jemand, der auf Zuruf für jemand anderen arbeitet und seine Arbeitsaufträge oft sehr kurzfristig erhält und sofort erledigen muss, hat in seinem Job in der Regel besonders viele Aufgaben aus dieser Kategorie zu erledigen.

Praxisteil

Was Du nun als erstes tun solltest, ist Dir klar zu machen, welche unterschiedlichen Aufgaben Du in Deinem Job zu bearbeiten hast, und zu welcher Kategorie jede dieser Aufgaben gehört. Das gibt Dir Klarheit darüber, welche Aufgabe Du mit welcher Strategie bearbeiten solltest. Dafür findest Du im übernächsten Absatz ein paar Fragen, die Du Dir selbst beantworten solltest.

Ab heute solltest Du außerdem jedes Mal, wenn Du im Job eine neue Aufgabe gestellt bekommst - egal, ob es sich um eine langfristige, eine kurzfristige Aufgabe oder nur um eine kleine Unterbrechung handelt - sie sofort gedanklich einer der drei Kategorien zuordnen, damit Du den Überblick behältst und sie schnell, einfach und effizient in Deine Planung einfügen kannst. Das wird Dir später sehr viel Zeit und Stress sparen.

Bevor Du weiter liest, erledige bitte die folgenden 4 Aufgaben:

Aufgabe 1:

Notiere in Stichpunkten alle Aufgaben, die Du normalerweise in Deinem Job erledigen musst (betrachte am besten die letzten 3-4 Monate, um nichts zu vergessen)

Aufgabe 2:

Ordne nun jede dieser Aufgaben in eine der drei oben beschriebenen Kategorien ein, sodass Du einen Überblick gewinnst, welche Routine-Aufgaben, welche flexiblen Aufgaben und welche Unterbrechungen Du in Deinem Job zu bearbeiten hast

Aufgabe 3:

Denke einmal genauer über die Unterbrechungen in Deinem Job nach: welche Unterbrechungen (so wie oben definiert) kommen in Deinem Job vor? Hast Du sie wirklich alle in der Kategorie Unterbrechungen erfasst und auch an die kleinen, immer wiederkehrenden Unterbrechungen gedacht?

Wenn nicht, tue es jetzt. Es ist wichtig, dass Du darüber Klarheit hast, bevor Du die folgenden 4 Strategien anwendest. Denn gute Planung ist nur möglich, wenn Du ein REALISTISCHES Bild darüber hast, wie viele Unterbrechungen Du tatsächlich in Deinem Arbeitstag hast und wieviel Zeit sie Dich kosten. Und gute Planung ist die Grundlage eines guten Zeit- und Selbstmanagements und hoher Produktivität im Beruf.

Häufig unterschätzen wir Unterbrechungen, weil wir die vielen kleinen Unterbrechungen nicht mit berücksichtigen. Sie summieren sich jedoch auf, und können unsere Planung schnell gefährden. Verschaffe Dir also ein ehrliches und realistisches Bild von Deiner Situation im Job.

Aufgabe 4:

Fertige eine kleine zusätzliche Liste mit den Top 3- bis Top 5-Unterbrechungen in Deinem Job an: Welche sind die häufigsten Unterbrechungen in Deinem Job, die Dich besonders viel Zeit kosten?

Nachdem Du Deine Aufgaben im Job nun in die 3 Kategorien aufgeteilt hast, kannst Du beginnen zu planen, wie Du sie am zeitsparendsten bearbeitest.