Dr. Holger H. Stutzke - Home Office und Kleinbetrieb - So arbeiten Sie effektiv

6.7.4… Beim PC-Austausch: Festplatten und Speicher sicher löschen 142

6.7.5… Sicherung des Büros durch Überwachung. 144

6.8…… Die Geräte vor Überspannung und Stromschlägen schützen 145

6.9…… Auf einen Blick. 148

7……… Lösungen auf organisatorische Fragen. 149

7.1…… Effektive eMail-Organisation. 149

7.1.1… Nutzen Sie unterschiedliche eMail-Adressen für unterschiedliche Zwecke 150

7.1.2… Regeln im eMail-Programm schaffen Ordnung. 154

7.1.3… Virenprüfung und Spamfilterung beim Anbieter schaffen Sicherheit 159

7.1.4… Lassen Sie Kopien der eMails auf dem Server 161

7.1.5… eMails regelmäßig sichern. 164

7.2…… Erreichbarkeit sicherstellen. 167

7.2.1… Anrufweiterschaltung oder Parallelruf sichern die Erreichbarkeit 168

7.2.2… eMail-Benachrichtigung weist auf wichtige Nachrichten hin 169

7.3…… Gute Druck-Organisation spart Zeit und Kosten. 169

7.4…… Projektmanagement 171

7.5…… Auf einen Blick. 172

8……… Auch unterwegs effektiv arbeiten. 174

8.1…… Navigation nutzen. 174

8.2…… Internet-Zugang per USB-Stick. 176

8.3…… eMail-Zugriff von unterwegs. 177

8.4…… Fernzugriff auf das Firmennetz. 177

8.5…… Auf einen Blick. 179

9……… Vernetzte Dienstleistungen und Funktionen für mehr Komfort und Sicherheit 180

9.1…… Online-Banking. 180

9.2…… Online-Briefmarken. 182

9.3…… eMail-Komfortfunktionen nutzen. 185

9.4…… SMS & Co. 187

9.5…… Telefonfunktionen. 188

9.6…… Soziale Netzwerke. 190

10……. Betriebswirtschaftliche Fragen und Kostenmanagement 192

10.1…. Welche Kosten entstehen. 193

10.1.1. Einmalkosten. 193

10.1.2. Laufende Kosten. 194

10.2…. Die Kosten kontrollieren: Einnahmen und Ausgaben erfassen 195

11……. Fazit & Zukunftsausblick. 198

12……. Anhang. 200

12.1…. Aufwand und Kosten. 200

12.1.1. Erfassen Sie die Einmalkosten. 201

12.1.2. Laufende Kosten. 202

12.2…. Interessante Internet-Links. 202

12.3…. Lexikon von A – Z. 204

13……. Die Autoren. 208

14……. Bisher erschienen. 209

Arbeiten im Home Office wurde in den letzten Jahren immer populärer: Die Ausdehnung von Teilzeitarbeit und die immer stärkere Berücksichtigung der Work-Life-Balance machen’s möglich.

Die verfügbaren Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeiten bilden dabei die Basis, denn durch das Internet, mobile Zugänge und die überall mögliche Nutzung von Mobiltelefonen ist das Arbeiten aus der Ferne bzw. von jedem Ort der Erde aus heute problemlos möglich.

Was liegt also näher, als das Home Office auch zu nutzen – für die Firma oder auch als Selbstständige(r). Und ähnlich sieht es bei den Kleinbetrieben aus, da diese vergleichbare Anforderungen haben. Die Kunden erwarten, dass Sie überall erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren können. Und dass die Aufträge darüber hinaus kostengünstig und termingerecht abgewickelt werden sollen, versteht sich von selbst. Die Arbeit im Home Office bzw. Kleinbetrieb muss also vorausschauend geplant und umgesetzt werden.

Um das effektive Arbeiten in einem Home Office oder einem Kleinbetrieb gewährleisten zu können, ist allerdings auch eine umfangreiche technische Ausstattung notwendig, die Sie im Zweifelsfall erst einmal „richtig“ einrichten müssen. Und Sie müssen auch die Organisation berücksichtigen: Erreichbarkeit, eMail-Verkehr, Termine und Kosten müssen geplant und eingerichtet werden.

Dieses Buch richtet sich an alle Leser/innen, die im Home Office oder Kleinbetrieb arbeiten oder arbeiten werden und nun die Ausstattung und Organisation vorbereiten und kostengünstig umsetzen wollen.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen,

· welche Voraussetzungen Sie bei der Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb beachten müssen,

· welche technische Infrastruktur notwendig ist, und wie Sie diese effektiv und kostengünstig einrichten können.

· wie Sie PC, Laptop, Telefone inkl. Smartphone und das Internet einbinden und für Ihre Arbeit nutzen können.

· wie Sie sowohl die Sicherheit des Betriebes als auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

· wie Sie Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und so auch von unterwegs problemlos arbeiten können.

· wie Sie vernetzte Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil nutzen.

· wie Sie Ihre Kosten planen und im Blick behalten.

Sie werden sehen:Ein Heimbüro oder ein funktionierendes Büro im Kleinbetrieb ist mit ein wenig Aufwand schnell eingerichtet.

In diesem Buch erfahren Sie, wie Sie die Vorbereitung meistern und effektiv Ihre täglichen Aufgaben im Home Office erledigen.

Das Büro in den eigenen vier Wänden ist durchaus beliebt: Sie müssen nicht zur Arbeit fahren, können Ihren Tagesablauf etwas freier gestalten und haben im Zweifelsfall mehr Ruhe als im Firmenbüro.

Als Selbstständige(r) können Sie sich Ihre Arbeit sowieso frei einteilen, und auch im Kleinbetrieb legen Sie als Chef(in) fest, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie die Organisation funktioniert.

Allerdings stellt die Arbeit im Home Office und Kleinbetrieb spezielle Anforderungen, die Sie kennen müssen, um effektiv und kostengünstig Ihre Aufgaben erledigen zu können:

· Sie haben im Regelfall eine andere Zeiteinteilung als am festen Arbeitsplatz in einem Unternehmen. Gerade die geregelte 8-Stunden-Arbeitszeit ist eher selten – um Aufträge termingetreu zu erledigen, kann es vorkommen, dass Sie abends oder am Wochenende arbeiten.

· Sie müssen selbst für die Ausstattung, technische Infrastruktur, die Arbeitsmittel und oftmals auch für die Aufträge sorgen. Im Gegensatz dazu ist im Mittel- und Großbetrieb die komplette Ausstattung vorhanden, und durch die hierarchische Organisation werden die Kunden betreut und Aufgaben verteilt.

· Im Home Office haben Sie normalerweise keine oder nur wenige Kollegen bzw. Kolleginnen, d. h. Sie arbeiten oftmals allein.

· Der Informationsaustausch mit Partnern und Kunden findet vorwiegend über Telefon, PC und Fax statt. Im Kleinbetrieb sind Sie auch oft direkt vor Ort beim Kunden, also nicht ständig im Büro zu erreichen.

· Viele Aufgaben liegen in einerHand (und das ist oftmals Ihre), d. h., die Arbeit ist nur wenig verteilt.

· Sie müssen selbst für die Organisation, das Terminmanagement und die Informationsbeschaffung bzw. -weitergabe sorgen.

Dies sind nur einige Beispiele für Unterschiede, die im Vergleich zum festen Büroarbeitsplatz innerhalb einer größeren Firma bei der Arbeit im Home Office oder im Kleinbetrieb auftreten. Es macht schon einen deutlichen Unterschied, ob Sie ein Home Office nutzen oder im Kleinbetrieb arbeiten. Dazu lesen Sie jetzt mehr.

Bei der Arbeit im Home Office kommt es auf ein paar wesentliche Faktoren an,

· Sie müssen erreichbar sein.

· Sie müssen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Unterlagen haben.

· Sie müssen schnell reagieren können.

· Sie müssen selbst für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen.

Im Kleinbetrieb müssen Sie diese Punkte ebenso beachten, es kommen aber noch einige wichtige Aspekte hinzu: