Dr. Holger H. Stutzke - Home Office und Kleinbetrieb - So arbeiten Sie effektiv

2.2…… Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend. 16 2.2 Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend Wenn Sie im Home Office oder im Kleinunternehmen arbeiten, ist die Art Ihrer Tätigkeit entscheidend für Ihre täglichen Aufgaben und auch Ihre Organisation. Sie können dabei zwischen · handwerklicher, · kaufmännischer und · künstlerischer Tätigkeit unterscheiden. Je nachdem, ob Sie also auch selbst in Ihrem Betrieb „Hand anlegen“ müssen oder ob Sie „nur“ per Telefon und PC arbeiten, müssen Sie Ihre Organisation entsprechend einrichten. Dies reicht von der technischen Grundausstattung bis hin zur Herstellung der Erreichbarkeit . Um einen Überblick zu bekommen, welche Ausstattung Sie benötigen und wie Sie Ihre Arbeit organisieren müssen, klären Sie zunächst die wichtigsten Kernfragen: · Wann und für wen müssen Sie erreichbar sein? · Haben Sie laufend Kundenverkehr? · Reicht Ihnen die Kommunikation per Telefon, eMail und sozialen Netzwerken aus? · Brauchen Sie „Ruhephasen“, in denen Sie komplett ungestört arbeiten können, um beispielsweise Angebote zu erstellen oder Konzepte auszuarbeiten? · Können Sie Ihre Aufgaben klar umreißen und eingrenzen, oder wechseln diese immer wieder? · Haben Sie feste Arbeitspartner bzw. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Sie führen müssen? · Gibt es bestimmte Aufgabenverteilungen, die Sie einhalten müssen? · Stehen feste Termine an, die Sie einhalten müssen? Oder gibt es immer wieder wechselnde Terminsetzungen, die von außen an Sie heran getragen werden? · Haben Sie feste Zielsetzungen für Ihre Arbeit? Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie daraus ableiten, wie Sie sich selbst und Ihre Tätigkeit organisieren müssen: eher nach strikten Regeln oder etwas entspannter. Und vergessen Sie gerade im Home Office die sozialen Aspekte nicht! Das folgende Kapitel durchleuchtet hierzu verschiedene Gesichtspunkte.

2.3…… Soziale Aspekte. 18 2.3 Soziale Aspekte Als Freiberufler, Selbstständige oder mit Genehmigung der Firma im Home Office zu arbeiten bringt viele Vorteile: Von den entfallenden Fahrtkosten und -zeiten bis hin zur höheren Produktivität durch weniger Ablenkung als im Firmenbüro. Die damit verbundenen Gefahren dürfen Sie aber nicht unterschätzen: Der fehlende Arbeitsweg kann dazu führen, dass Sie Ihren PC schon um 07:00 Uhr statt um 08:00 Uhr einschalten und auch später als in den Firmenräumen ausschalten. Darüber hinaus sind Sie leicht durch „Haushaltsaufgaben“ von Ihrer produktiven Tätigkeit abzulenken. Mit folgenden Mitteln können Sie vorbeugen: · Es hilft Disziplin und die Einrichtung eines festen Tageablaufes mit Pausenzeiten und Deadlines. Auf diese Weise können Sie auch der Gefahr der Überlastung und dem Burnout vorbeugen. Wenn Sie diese einhalten, kann eigentlich nichts schiefgehen. · Allerdings dürfen Sie generell die soziale bzw. zwischenmenschliche Komponente nicht unterschätzen: Im Firmenbüro treffen Sie morgens auf Ihre Kolleginnen und Kollegen, nehmen am „Flurfunk“ teil und nutzen Unterbrechungen für den Plausch zwischendurch. All dies entfällt im Heimbüro. Tipp! Sorgen Sie daher dafür, dass der Kontakt mit anderen Menschen nicht zu kurz kommt. Dies kann zum Beispiel die Teilnahme an einem sozialen Netzwerk Ihrer Berufsgruppe sein oder der regelmäßige Kontakt mit Freunden und „Gleichgesinnten“ beim Sport oder anderswo. Planen Sie entsprechende Gelegenheiten fest ein. ! Als Grundlage für die effektive und erfolgreiche Arbeit im Home Office ist aber zunächst die richtige technische Infrastruktur entscheidend. Schauen Sie sich diese in den nächsten Kapiteln an!

2.4…… Auf einen Blick. 20 2.4 Auf einen Blick Das Arbeiten im eigenen Büro zu Hause unterscheidet sich in grundlegenden Dingen von einem Arbeitsplatz in einer Firma. Sie sind auf sich alleine gestellt und müssen sich um die technische Ausstattung oder Beschaffung von Materialen selbst kümmern. Auch von der Arbeitszeit wird oft mehr Flexibilität von Ihnen erwartet – und wenn diese nicht erbracht wird, sind Sie für Ihre Auftraggeber schneller und einfacher „zu ersetzen“ als ein festangestellter Mitarbeiter bzw. eine festangestellte Mitarbeiterin. Dafür sind Sie in Ihrer Zeiteinteilung über den Tag flexibler und können Ihre eigentliche Arbeitszeit selbst sehr produktiv gestalten. Die Pflichtteilnahme an langatmige Sitzungen sind eher selten. In der Selbstständigkeit steht die Produktivität an oberster Stelle. Achten Sie auf Ihre sozialen Kontakte, damit Sie in Ihrem Büro nicht „vereinsamen“. Hierfür sind die sozialen Netzwerke sowie weitere elektronische Dienste wie E-Mail und Internet-Foren sehr hilfreich.

3……… Schaffen Sie die notwendige technische Infrastruktur 21

3.1…… Voraussetzung: Schneller Internet-Zugang. 21

3.2…… Ermitteln Sie Ihre Infrastruktur-Bedarfe. 23

3.3…… Änderungen der Infrastruktur planen und umsetzen. 27

3.3.1… Verkabelung planen: Wo müssen welche Anschlüsse verfügbar sein? 28

3.3.2… Die Gefahren der drahtlosen Vernetzung. 32

3.3.3… Netzwerkkabel verlegen. 33

3.3.4… Patchfeld einrichten. 38

3.3.5… Netzwerkverteiler: Switch & Co. 41

3.4…… Internet-Router vorbereiten. 43

3.5…… WLAN – Die drahtlose Alternative sicher nutzen. 46

3.5.1… WLAN sicher konfigurieren. 47

3.5.2… WLAN-Netze erweitern. 50

3.6…… Powerline: Vernetzung funktioniert auch über die Stromkabel 53

3.7…… Auf einen Blick. 56

4……… Die notwendige Ausstattung: Welche Geräte und welche Software brauchen Sie? 57

4.1…… Hardware. 57

4.1.1… Der richtige PC. 58

4.1.2… Der richtige Monitor für ermüdungsfreies Arbeiten. 60

4.1.3… Druckerauswahl: Gute Qualität für Geschäftspost sicherstellen 63

4.1.4… Laserdrucker: Hohe Geschwindigkeit bei sehr guter Qualität 63

4.1.5… Tintenstrahldrucker: All-in-One bringt Vorteile. 66

4.1.6… Multimedia: Lautsprecher und WebCam.. 68

4.1.7… Chipkartenleser 70

4.1.8… Der richtige Internet-Router 71

4.2…… Software. 73

4.3…… Auf einen Blick. 79

5……… Einbindung der Geräte: Vom PC bis zu Smartphone & Co. 80

5.1…… Einen zentralen Daten-Server nutzen. 81

5.2…… Festnetz-Telefone und Fax-Geräte über die Telefonanlage des Routers einbinden 90

5.2.1… Internet-Router für Telefon und Fax nutzen. 93

5.2.2… Die Vorteile. 96

5.3…… Smartphones wirtschaftlich nutzen. 98

5.4…… Auf einen Blick. 102

6……… Für die Sicherheit sorgen. 103

6.1…… Die PC-Konfiguration ist die Grundlage eines hohen Sicherheitsstandards 103

6.2…… Software-Updates regelmäßig installieren. 106

6.3…… Dokumente sichern. 107

6.4…… Backup: Regelmäßige Datensicherung. 109

6.4.1… Legen Sie Backups an. 109

6.4.2… Datenträger ins Bankschließfach legen. 111

6.4.3… Arbeiten Sie immer mit Kopien Ihrer Dateien. 114

6.5…… Externe Festplatten dauerhaft nutzen. 115

6.6…… Netzwerk- und Online-Speicher konfigurieren und nutzen 116

6.6.1… Medienserver und NAS-Speicher 119

6.6.2… Windows Home Server 123

6.6.3… Die Cloud: Online-Speicherdienste. 124

6.7…… Datenschutz. 130

6.7.1… Berechtigungen auf den PCs regeln. 131

6.7.2… Schlüssel sichern. 138

6.7.3… Nicht mehr benötigte Unterlagen shreddern. 140