Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

• 5S;

• планировка офиса;

• маркировка документов;

• офисная файловая система;

• принцип «точно вовремя»;

• канбан для канцелярских принадлежностей;

• система вытягивания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникают лишние движения. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Транспортировка – неотъемлемая составляющая процесса работы. Она обеспечивает своевременное поступление работы в пределах офиса. В данном случае речь идет о перемещении работы, которое не добавляет ценности.

Примеры лишней транспортировки:

• распространение и доставка ненужных документов;

• ненужная регистрация и подшивка документов;

• устаревшие списки адресатов электронных рассылок.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• 5S;

• планировка офиса;

• маркировка документов;

• выравнивание объема работ;

• система курьеров;

• офисная файловая систем;

• непрерывный поток;

• практические семинары по кайдзен;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает лишняя транспортировка. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Лишние операции или избыточные усилия при выполнении работы, которые не нужны внутреннему или внешнему потребителю. Излишняя обработка не добавляет ценности для потребителя, и тот не должен платить за нее.

Примеры излишней обработки:

• дублирование отчетности и информации;

• повторный ввод данных;

• изменение методов передачи информации между операциями или между подразделениями;

• постоянный пересмотр и изменение документации.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• карты потока создания ценности;

• стандартизированная работа;

• маркировка документов;

• бережливые методы отчетности и коммуникации;

• выравнивание объема работ;

• кайдзен-мероприятия;

• методы сбора информации;

• визуальный контроль;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает излишняя обработка. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Кипы бумаг и запасы принадлежностей и расходных материалов – это тоже потери. К запасам можно отнести и время. Потребители/пациенты, ожидающие обслуживания, тоже могут рассматриваться как запасы.

Примеры избытка запасов:

• документы, ожидающие утверждения или подписи;

• документы, ожидающие, когда работу закончат другие;

• закупка избыточного количества канцелярских принадлежностей;

• устаревшие документы;

• устаревшее офисное оборудование;

• пациенты, ожидающие в очереди.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• 5S;

• карты потока создания ценности;

• стандартизированная работа;

• визуальный контроль;

• система вытягивания;

• канбан для канцелярских принадлежностей;

• хейдзунка – выравнивание;

• время цикла;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает избыток запасов. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

К этой категории потерь относятся те виды обработки, которые нужны для исправления дефектов. С дефектами (внешними, внутренними) приходится разбираться, что не добавляет ценности продукту. Следует уяснить, что лучше выполнить работу правильно с первого раза, чем переделывать ее, исправляя дефекты и устраняя проблемы. Переделка представляет собой потери, она повышает затраты и в итоге снижает прибыль.

Примеры потерь, связанных с дефектами:

• ошибки при вводе данных;