Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Брак возникает, когда:

• произведенный продукт обладает неприемлемым качеством и отличается от принятых требований или стандартов (в результате ошибки);

• произведенный продукт не соответствует требованиям потребителя (внутреннего или внешнего).

Ошибка возникает, когда:

• произведенный продукт, скорее всего, отличается от принятых требований или стандартов, однако потребитель может этого и не заметить;

• любые дефекты возникают в результате ошибок, однако не всякая ошибка приводит к дефекту.

На всех этапах построения бережливого офиса старайтесь создать новые процессы, которые будут устранять возможные ошибки и/или исключать их появление. При решении какой-либо проблемы или внедрении инструмента бережливого производства не забывайте использовать средства визуального контроля и устройства защиты от ошибок.

Вспомните, как и то, и другое используется в современной компьютерной технике. Сегодня практически любой человек может безошибочно собрать компьютер и подключить к нему множество периферийных устройств.

Визуальная система обмена информацией, в которую входит защита от ошибок в административных процессах, позволит многим организациям перейти на качественно новый этап построения бережливого офиса. Ее компоненты являются прекрасным инструментом для создания новой рабочей среды, дополняющим любой другой инструмент бережливого производства. Вспомните ситуации, когда вы приезжаете в аэропорт, в котором никогда раньше не были. Благодаря многочисленным визуальным средствам, которые используются в терминалах любого аэропорта, вы легко и быстро можете найти отделы выдачи багажа, аренды автомобиля и стоянку такси. Представьте, что ваш офис – это аэропорт, и создайте для всех процессов визуальные вспомогательные средства и устройства защиты от ошибок так, чтобы каждый сотрудник мог научиться выполнять операции, из которых состоит тот или иной процесс, без задержек и ошибок.

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в данной главе.

• Один рисунок стоит тысячи слов. В этом и заключается суть визуального офиса. Если рисунок, диаграмма и/или фотография расположены там, где нужно, тогда, когда нужно, и обеспечивают соблюдение стандартов, принятых в отношении работы или услуги, то вы не зря потратили время и силы на их создание.

• Средства визуализации информации и контроля должны разрабатываться одновременно с внедрением любых инструментов бережливого производства.

• Использование средств визуализации информации начинается с того, что перед первым совещанием команды по созданию бережливого офиса в рабочей зоне, которую предполагается совершенствовать, вывешиваются устав команды и план совещания.

• Средства визуального контроля – это инструменты для обеспечения принципа «точно вовремя».

• Следите за тем, чтобы средства визуального контроля регулярно обновлялись одновременно с другими инструментами бережливого офиса.

• Внедряйте устройства защиты от ошибок во все совершенствуемые процессы.

Оценка бережливого офиса дает четкое представление о том, что нуждается в улучшении и исправлении с учетом бережливых методов работы. Проведите оценку бережливого офиса с участием внутренней команды, руководителя проекта и/или приглашенного консультанта.

Оценка бережливого офиса включает три этапа:

1. Подсчет баллов.

2. Оценка состояния.

3. Планирование и внедрение изменений.

Баллы (от 0 до 4) заносятся в соответствующую ячейку таблицы. Если какое-то понятие или инструмент не применимы или не актуальны на данном участке, в ячейке ставится пометка «н/п» (не применяется).

Общие принципы:

• В графе «Комментарии/предложения» опишите уникальные особенности организации вашего офиса, чтобы данные сведения были под рукой при оценке работы в дальнейшем.