Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Показатели эффективности следует определять на основе карты целей, устава команды и других показателей, которые имеют существенное значение для организации. ВПЭ следует стандартизировать по следующим параметрам:

• собираемым данным (должны быть доступны для понимания и интерпретации);

• релевантности по отношению к измеряемым характеристикам;

• методам сбора данных (должны быть простыми с точки зрения работников офиса, если это возможно).

Визуальные показатели обязательно должны обладать следующими характеристиками:

• должны быть напрямую связаны со стратегией компании;

• должны носить нефинансовый характер;

• должны быть специально разработаны для рабочей зоны, процесса и т. д.;

• должны изменяться во времени;

• должны легко измеряться и распространяться;

• должны отражать текущее положение дел;

• должны служить средством мотивации команды / отдельного работника.

Средства визуализации информации способны сказать многое о безопасности и условиях труда, а также о других аспектах деятельности организации. В качестве СВИ часто используют плакаты.

Чтобы интегрировать между собой визуальные показатели эффективности, средства визуализации информации и средства визуального контроля, необходимо разработать соответствующие стандарты. На следующей иллюстрации показаны шаги по созданию СВК. На данном этапе вам потребуются процессы, операции, контрольные листки и/или компьютерные программы, которые обеспечат дальнейшее функционирование всех созданных ранее элементов системы визуального контроля.

В качестве примера давайте возьмем процедуру назначения лекарств пациентам лечебных учреждений. В целях предупреждения ошибок медицинские работники руководствуются такими широко известными в здравоохранении принципами, как «семерка правильных» и «трехкратная проверка».

Принцип «семерка правильных»:

1. Правильный пациент.

2. Правильное лекарство.

3. Правильная доза.

4. Правильный способ приема.

5. Правильное время приема.

6. Правильная техника приема.

7. Правильная запись в карточке.

Во многих случаях этот список дополняют восьмым пунктом – «обучение пациента».

Принцип «трехкратной проверки»:

1. Проверь лекарство, когда берешь его с полки.

2. Проверь лекарство, когда его готовишь.

3. Проверь лекарство, когда ставишь его обратно на полку.

В данном случае средством визуализации информации может служить наклейка на карте лекарственных средств или табличка на шкафчике с лекарствами. На табличке или наклейке следует перечислить все пункты обоих принципов. В качестве средства визуального контроля можно использовать отпечаток пальца или удостоверение личности, которые будут считываться сканером перед тем, как медицинский работник получит доступ к лекарствам. В качестве визуального показателя эффективности можно выбрать количество ошибок при назначении лекарств (в этом случае, однако, информацию не стоит размещать в общедоступном месте).

Ниже в таблице приводится список инструментов для визуального представления различной информации, а также объясняется их назначение.

По-японски «защита от ошибок» звучит как «пока-ёкэ»: «пока» значит «случайная ошибка», «ёкэ» – «избегать». Устройство пока-ёкэ – это любой механизм, который служит для предотвращения ошибок либо делает ошибки видными невооруженным глазом. Подобные устройства (процессы) применяются для того, чтобы брак в принципе было невозможно произвести, а также для проверки каждого изделия (единицы работы) на предмет годности или негодности к использованию / дальнейшей обработке. В процессе производства большое значение имеет способность работника находить ошибки с первого взгляда. Именно они являются причиной брака. Ошибки не превратятся в брак, если их своевременно обнаружить и устранить. Во многих случаях средства визуального контроля уменьшают возможность возникновения ошибок и тем самым защищают продукт от дефектов.