Дмитрий Виташов - Бюрократия без боли. Новые практики госуправления

Возражение о том, что, сосредоточившись на нескольких приоритетах, руководитель упустит из виду остальное, несостоятельно. Во-первых, руководитель все равно не может заниматься всем сразу. Если он не примет решения, то за него все решит стихийное стечение обстоятельств. Во-вторых, как показывает практика, реализация приоритетов локомотивом вытаскивает вперед все остальные сферы. Например, сосредоточившись на улучшении системы управления и обучении руководителей, мы автоматически повышаем качество последующих решений.

В связи с этим не надо много и избыточно подробно планировать. Нужны несколько простых и понятных мыслей в основе. Задача обсуждения — не решать за подчиненных, что и как делать, а вовлечь их в планирование. Тем самым улучшается взаимодействие, сближается команда, появляется ощущение сопричастности к намеченным действиям. На основе такого подхода в дальнейшем участники планирования будут организовывать деятельность уже своих подчиненных.

На этом этапе результаты обсуждения оформляются в виде итогового документа, еще раз внимательно оцениваются на предмет выполнимости и подтверждаются всеми участниками планирования. На выходе получаем план, согласованный и утвержденный руководителем.

В плане фиксируются задачи и мероприятия, соответствующие всем требованиям: конкретный результат, способ его достижения, сроки исполнения и исполнители. Иногда пишутся также цели — более высокий уровень обобщения задач. Но вставлять их следует, только когда они конкретны, а не представляют собой общие ориентиры типа повышения результативности и эффективности работы. Если необходимо, то пишется преамбула, характеризующая исходную ситуацию.

На практике цели и задачи не всегда можно четко определить и разграничить между собой. Да и не всегда нужно. Важно, чтобы из плана было понятно, что и для чего делается. Придание академичности форме зачастую только отнимает время и для большинства сотрудников усложняет понимание плана.

Подготовку итогового документа лучше возложить на штабное подразделение. Оно может разработать его самостоятельно по результатам обсуждений или собрать окончательные предложения с участников планирования. В любом случае необходимо сверить итоговую редакцию с протоколами или иными записями с состоявшихся совещаний.

Следующим шагом является согласование проекта плана с подразделениями. В ходе него документ прорабатывается всеми непосредственными исполнителями, которые будут реализовывать мероприятия. Таким образом выявляются дополнительные ограничения и риски, влияющие на возможность исполнения плана. Не всегда руководители, участвовавшие в анализе и обсуждении предложений, владеют всеми нюансами — это нормально. Никто не может знать всего, поэтому и существуют согласительные процедуры.

Коррективы на этом этапе могут возникнуть и вследствие желания уменьшить свой объем работы и ответственности, заменить исполнителя на другого. В таких случаях штабу следует самостоятельно урегулировать разногласия, а если это невозможно, доложить первому лицу для принятия итогового решения.

Руководители и сотрудники линейных подразделений не всегда владеют навыками эффективного планирования. Штабные подразделения, в свою очередь, не могут детально знать нюансы процессов. Поэтому нужный эффект достигается путем объединения знаний. Штаб должен владеть технологией планирования, уметь разъяснить ее остальным и помочь правильно сформулировать мероприятия.

В хорошем плане пунктов должно быть немного, чтобы сохранить акценты на действительно приоритетных действиях. Они должны быть не только конкретны, но также просты и понятны. В этом случае снижается возможность трактовок и повышается эффективность контроля. Не только содержательного — со стороны руководителя, но и формального — со стороны штаба.

Перед утверждением первому лицу необходимо еще раз вдумчиво прочитать согласованный остальными участниками планирования документ. И утверждать не потому, что он всеми согласован и не вызвал разногласий, а потому, что соответствует его замыслу развития возглавляемой структуры.

После утверждения основного плана его участники должны сформировать планы уже своей работы и организовать контроль за ней. Если были качественно отработаны предыдущие этапы, то перечень действий уже понятен. Его необходимо только формализовать в виде документа.