Дмитрий Виташов - Бюрократия без боли. Новые практики госуправления

4. Исполнители — это перечень всех участников реализации мероприятия. В их число входят один головной исполнитель и соисполнители. Головной исполнитель отвечает за выполнение мероприятия и вправе координировать его реализацию остальными участниками. Двух и более головных исполнителей быть не должно. Практика показывает, что, когда отвечают несколько человек, не отвечает никто. Попытка решать проблему «всем миром» в лучшем случае приводит к тому, что «кто везет, на том и едут».

Ключевым всегда является вопрос об определении головного исполнителя, то есть об ответственности. На практике ответственное лицо может оказаться вообще единственным исполнителем, если остальные ограничатся формальным участием. Достаточно направить письмо об отсутствии предложений или иной поверхностный документ — и поручение будет исполнено. При этом упрекнуть их в нерадивости сложно, поскольку у них много своих задач с тем же уровнем приоритета.

Поэтому, если мероприятие напрямую не следует из функционала, подразделения стараются передать главную роль другим, особенно когда вопрос находится на стыке функций различных подразделений. В ряде случаев такие споры занимают больше времени, чем реализация самого мероприятия. И если вышестоящий руководитель не принимает волевого решения, то дело заканчивается исключением пункта из плана вне зависимости от его значимости.

В свою очередь, к статусу соисполнителя большинство руководителей относятся безразлично. Часто в их число включаются не те подразделения, участие которых реально нужно, а те, от которых что-то может понадобиться или от которых возможны предложения. Однако эта практика неэффективна. Подразделения вместо концентрации на своих задачах вовлекаются в дела коллег. Неизбежно страдает качество всей работы. Поэтому при планировании нужно четко понимать способ исполнения мероприятия и, соответственно, роль каждого участника.

Перечень мероприятий с четырьмя описанными параметрами удобней и наглядней всего представлять в табличной форме (табл. 1).

Колонка «Мероприятия» фиксирует действия, которые необходимо выполнить, то есть способ достижения результата.

В колонке «Исполнители» первый участник является головным, остальные — соисполнителями.

В колонке «Срок исполнения» указан итоговый срок реализации мероприятия, а в «Контрольные этапы/показатели» — промежуточные сроки и результаты.

Колонка «Ожидаемый результат» фиксирует точные параметры того, что должно получиться на выходе. При более полной формулировке поля «Мероприятие» она может и отсутствовать. Например, формулировка «Разработать и направить в Правительство РФ нормативный правовой акт, определяющий такой-то порядок» определяет одновременно и ожидаемый результат, и способ его достижения.

И, повторюсь, не надо доводить оформление планов до совершенства. Это верный путь к бюрократизации, когда сам план становится важнее планирования. Всегда можно сделать план лучше, затратив кратно больше времени. Но неточности в плане все равно останутся по причине сложности и многозначности русского языка. Критерий хорошей формулировки — если прочитавший сразу понимает, кто, в какие сроки и что именно должен сделать. Если это понятно, то надо завершать шлифовку плана и переходить к реализации.

Когда пункты сформулированы правильно и в контрольный срок, достаточно задать один короткий вопрос: «Мероприятие выполнено?» — и ответом станет не отчет с историей работы, а односложное «да» или «нет».

Для большинства госорганов стандартным является процесс планирования «снизу вверх» путем компиляции собранных предложений. В результате планы напоминают лоскутное одеяло. Как такового единого планирования нет — есть планирование подразделений разного уровня.

И вновь причина и решение проблемы кроются в роли руководителя. Именно он должен объединять общим видением все идеи и обеспечивать согласованность действий, добиваться соблюдения стандарта выполнения процедуры. План организации — это, по сути, план работы ее руководителя. Поэтому в него должны входить только те мероприятия, в которых он лично будет принимать участие.

Все мероприятия меньшего масштаба следует включать в планы подразделений. Если руководитель захочет их проверить, то может запросить их и обсудить с подчиненными руководителями. Локальные мероприятия даже с участием нескольких подразделений не надо включать в общий план — достаточно их утвердить отдельными решениями первого лица. Впоследствии их можно контролировать через реестр проектов или иным удобным образом.