Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Еще одна рекомендация связана с работой вашего ИФ на выходе. Изучайте правила информационного обмена, принятые в вашей среде. Привыкайте к структуре и терминологии документов, осваивайте формат вашего профессионального информационного пространства. Настраивайте свой интеллектуальный фильтр так, чтобы создаваемые вами информационные продукты соответствовали отраслевым стандартам. Например, чтобы ваш документ, адресованный руководителю, не выглядел как интернет-блог, а интернет-блог на личной страничке не был похож на фрагмент финансового отчета.

Эффективным может быть освоение универсального интеллектуального фильтра – такого, структура которого принята большинством мыслящих индивидов и не трансформируется с изменением по возрастному, профессиональному, культурному и другим критериям. На роль такого универсального интеллектуального фильтра хорошо подходит НОПС-формат (см. первый раздел «Шага шестого»). По сути, процесс НОПС-форматирования входящего информационного потока (или создаваемого информационного продукта) – это и есть работа простого и эффективного интеллектуального фильтра. Если вас заинтересовала идея НОПС-форматирования, попробуйте посмотреть на него именно с такой точки зрения, и это еще более повысит эффективность изученной технологии.

Мы живем в условиях дефицита внимания и избытка информации. В такой ситуации только качественные информационные продукты – логичные, короткие и внятные письма / документы / речи – имеют шанс завоевать внимание реальных и потенциальных адресатов. Поэтому крайне необходимо научиться такие продукты создавать.

• Во все деловые тексты нужно интегрировать логические структуры. На роль универсального помощника в этом деле может подойти НОПС-форматирование – элемент технологии информационной работы, созданной российским ученым. Он предельно прост в действии и освоении, но при этом дает информационному работнику ощущение надежной опоры.

• С приходом цифрового общества линейные текстовые структуры утрачивают свои доминирующие позиции, уступая место нелинейным сетям идей (самый яркий пример – гипертекст). Текст электронных писем и документов более пластичен, по сравнению с печатным: выбирая маршрут движения по нелинейной сети идей, его можно многократно редактировать, переставляя фрагменты, и получать в итоге новый документ. Научиться воспринимать электронный текст таким образом – значит повысить эффективность работы с ним.

• Цифровое общество позволяет активно использовать и другие средства коммуникации, кроме текста. Цвет, звук, видео приходят в деловую жизнь в виде полноцветных печатных документов, аудиокурсов, анимации и видеороликов. Умело пользуясь всеми этими компонентами, можно повышать информационную емкость создаваемых продуктов. Самыми доступными из подобных средств пока остаются графика и цвет – нужно осваивать их, чтобы делать документы более запоминающимися и удобными для восприятия.

• Помочь в работе с многочисленными информационными продуктами и в создании собственных информационных сообщений может концепция интеллектуального фильтра. Работая на входе или на выходе, являясь универсальным или узкопрофессиональным, интеллектуальный фильтр дает возможность отделить значимую информацию от второстепенной, высвободить ценный ресурс внимания, а также лучше понять суть процессов, протекающих в современных информационных средах.

«Коротко и внятно!» – кто из деловых людей не подпишется под этим призывом к авторам информационных продуктов?! Ну, или хотя бы: «Логично и понятно». Именно таким требованиям должны отвечать сегодня качественные документы. Поэтому нужно изучать приемы их создания, чтобы ваши «произведения» имели все шансы на успех.

Аббревиатура VIP, вынесенная в заголовок третьей части, помимо привычного значения (very important person – очень важная персона), может иметь и еще одно: variously informed person (в вольном переводе – всесторонне информированная личность). Для информационного работника эти два значения почти что равноценны – расхожая поговорка «Тот прав, у кого больше прав» в информационном обществе трансформировалась в закон «Тот важнее, кто умнее» (или информированнее, что как раз является предпосылкой к тому, чтобы стать умнее). Большинство руководителей уже не скрывает того, что ключевое различие между управляющим и управляемым заключается в степени информированности. У солдата есть только оружие, у генерала – знание военных стратегий и обстановки на фронте; потому генерал и отдает приказы, потому они и не обсуждаются солдатом.