Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Работа с бумажными документами будет удобнее, если с «монотонной» канцелярки перейти на цветную. Сегодня в любом крупном магазине офисных принадлежностей можно найти:

• цветные скрепки;

• цветные индексные закладки (их можно клеить на страницы документов и даже делать на них пометки гелевыми ручками);

• цветные папки для документов;

• цветные самоклеящиеся бумажки с напоминаниями (Post It);

• цветные маркеры-выделители, обычные маркеры и гелевые ручки и т. д. и т. п.

Чтобы не изобретать велосипед, можно ввести простую схему, делающую «работу в цвете» понятной, эффективной и удобной. Проассоциируем цвета с основными темами и приоритетами (см. табл. 2) – цветовая маркировка и ключевые вопросы заимствованы из технологии МОДА.

Эти же значения цветов переносим в работу с электронными документами. Ключевые фрагменты писем и документов выделяем, используя (умеренно) цветной текст. Графы таблиц заполняем цветным фоном. В документах выделяем цветовыми маркерами места, требующие доработки или обсуждения. Оперативная система Mac OS и вовсе позволяет помечать цветом по выбору файлы и каталоги – очень удобное решение для творческой работы (к слову, в издательском процессе платформа Mac сегодня задействована намного больше, чем Windows).

Таблица 2

Помимо цвета в документах очень эффективными оказываются графические решения. Это могут быть:

• иллюстрации (как цветные, так и ч/б) – такое решение задействует ассоциативное мышление, связывая текст с прилагаемой картинкой. Важно только, чтобы эта связь была однозначной. Поэтому, например, в журналах и газетах под всеми фотографиями и иллюстрациями есть подписи, особенно под изображениями персон;

• графики и таблицы – хорошо, если они дополняют текст. Больше того, они могут замещать целые фрагменты текста, если вы, как его автор, уверены, что графики не будут отсечены от основного документа (например, многие пользователи читают интернет-страницы, используя мобильный Интернет и отключая загрузку графики). Если такой уверенности нет, лучше пусть текст и графика дублируют друг друга, создавая объемность информации.

Даже простое форматирование текста может придать ему более эффектный, читаемый и запоминающийся вид. Выбор абзацных отступов и красной строки; типа, размера (кегля) шрифта; курсива или полужирного шрифта; подчеркивания или зачеркивания и т. д. и т. п. – все это в распоряжении пользователей любого текстового редактора и даже любого современного почтового клиента (HTML-формат создания писем). Все эти меры можно назвать элементами верстки текста. На таком «полупрофессиональном» уровне они доступны любому компьютерному пользователю. Так что присматривайтесь к хорошо оформленным (сверстанным и иллюстрированным) книгам и журналам и заимствуйте удачные решения для ваших документов.

Итак, в борьбе за внимание и память читателей ваших документов хорошую службу вам могут сослужить медиакомпоненты, дополняющие текст (или другой основной медиакомпонент). В случае текстовых материалов, которые на сегодня по-прежнему составляют подавляющее большинство, особенно эффективными оказываются графические и цветовые решения.

Зерна от плевел?

Пожалуй, лучший способ повысить эффективность информационной работы (как, впрочем, и любой другой) – это научиться отделять главное от второстепенного. В современном информационном хаосе этот навык оказывается едва ли не самым ценным.

Вырабатывать такие навыки помогает концепция интеллектуального фильтра . Если не усложнять ее содержание, то можно сказать что: интеллектуальный фильтр(ИФ) – это набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объемного информационного массива создаем компактный и легко воспринимаемый информационный продукт.

ИФ может быть использован двунаправленно . Когда мы потребляем информационные фонды (изучаем Интернет, слушаем радио) и, возможно, делаем из них «выжимку» (пишем реферат, аналитическую записку, вырабатываем понимание ситуации) – мы задействуем ИФ на входе . Когда же мы производим информационный продукт – «причесываем» свои мысли и из хаоса в голове рождаем стройное и четкое произведение – мы применяем ИФ на выходе .