Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Теперь вы знаете, как важно исключать, автоматизировать и делегировать задачи, но когда вы на самом деле это сделаете? Требуется время, чтобы отбирать списки и календари, настраивать шаблоны и процессы, назначать задачи и проекты. Обычно эти мероприятия важны, но не срочны (подробнее об этом различии в гл. 8). В результате легко позволять им оставаться нетронутыми недели, месяцы, всю жизнь. Как мы уже видели, время, потраченное на эти действия, в конечном счете сэкономит вам бесчисленное количество часов. Лучший способ обеспечить себе время для инвестиций – это совместить его с задачами Заднего плана. Планируя время для устранения, автоматизации и делегирования, вы достигнете гораздо большего, чем если попытаетесь впихнуть эти действия в резерв.

Далее, задачи Заднего плана обычно включают в себя некоторую координацию. Это могут быть абсолютно простые действия, например встреча с вашей командой или делегатами для планирования предстоящих проектов и задач. Некоторые встречи, например первоначальная, когда вы только присматриваетесь друг к другу, могут находиться в приоритетах Переднего плана. Но так будет далеко не со всем. На выполнение большинства важных проектов уходят недели, месяцы или несколько кварталов. Например, как только проект запущен, он, скорее всего, потребует регулярных проверок и встреч для подотчетности, обмена информацией и совместной работы. Вот где координация уходит на Задний план.

Также какое-то время работы Заднего плана занимает подготовка к задачам Переднего плана. Подготовка адвоката может включать в себя такие вещи, как изучение прецедентного права или репетиция вступительного аргумента. Для коммерческого дизайнера это может быть исследование цветовых тенденций или экспериментирование с техникой нанесения букв для нового логотипа. Для руководителя это может быть определение повестки дня совещания высокой важности или изучение P&L перед финансовым обзором. Эти действия обычно гарантируют, что человек готов к тому, чтобы показать себя с самой лучшей стороны при выполнении задач Переднего плана.

Техническое обслуживание представляет собой еще одну ключевую задачу на Заднем плане. Ничто не может так подорвать вашу продуктивность, как сломанные системы, переполненные почтовые ящики, устаревшие процессы и неорганизованные пространства. Техническое обслуживание включает в себя все: от управления электронной почтой до бухгалтерского учета, отслеживания расходов, сортировки файлов, обновления инструментов и систем – даже уборку вашего офиса. Дезорганизация задач Заднего плана может разрушить ваши лучшие усилия на Переднем плане. Техническое обслуживание позволяет вам всегда показывать зрителям свои лучшие стороны, когда наступает время шоу.

Наконец, работа Заднего плана включает в себя время для личного и командного развития – то есть обучения новым навыкам, которые улучшат и оптимизируют ваши выступления. Для предпринимателя это может быть участие в семинаре по совершенствованию навыков публичных выступлений или разработка новой системы регистрации участников вебинара. Профессионал может взять курс, чтобы освежить свои навыки или продлить лицензию. В данную сферу также можно включить время, которое большинство из нас тратит на чтение публикаций о наших областях работы, посещение конференций или инвестирование времени в изучение новых методов повышения производительности. Развитие – это то, как мы делаем себя лучше, чтобы, в свою очередь, улучшать выступления на Переднем плане.

Как бы вы ни проводили свое время, занимаясь задачами Заднего плана, важно понимать, что эти задания критично необходимы для выступления на Переднем плане. Также важно понимать, что они не приравниваются к задачам Зоны тяжелой работы, Зоны незаинтересованности или Зоны отвлечения. Выделяя время на устранение, автоматизацию и делегирование, не попадите в ловушку и не начните использовать это время для выполнения задач, которые должны быть устранены, автоматизированы или делегированы. Деятельность на Заднем плане, скорее всего, будет менее полезной и захватывающей, чем задачи на Переднем плане (вот почему полезно выделять и планировать для них время). Но они не должны приводить вас в отчаяние и заставлять страдать. Помните, что задачи Заднего плана делают возможной работу на Переднем плане. Так что абсолютно все задачи, где бы они ни выполнялись, должны максимально отражать вашу страсть и мастерство. Обратитесь к соседнему столу за возможными примерами работы на Переднем и Заднем плане в конкретных профессиях.