Нир Эяль - Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью

Но почему бы сразу не написать ответ, как только открыл письмо в первый раз? Потому что две минуты, затраченные на печатание ответа на телефоне, кажутся чем-то несущественным, пока не осознаешь, что, если в день получаешь сотни таких писем, эти две минуты множатся и множатся. Вскоре они превращаются в десять минут, пятнадцать, шестьдесят — и вот вы уже потратили целый день, строча ответы на письма, вместо того чтобы сосредоточиться на по-настоящему важной задаче.

Чтобы сразить почтового монстра, требуется целый арсенал орудий; справиться с раздражителями, сбивающими вас с верного курса, поможет экспериментирование с описанными приемами.

ЗАПОМНИТЕ

Проанализируйте проблему.Время T , затраченное на электронную почту, равно числу полученных сообщений n , умноженному на среднее время t , уходящее на одно сообщение: T = n ∙ t .

Сократите число входящих писем.Обозначьте «часы работы», отсрочивайте отправку сообщений, позаботьтесь, чтобы в ваш ящик проникало как можно меньше ненужных писем.

Расходуйте меньше времени на каждое сообщение.Присваивайте письмам метки, указывающие, когда требуется ответ. Отвечайте на письма в то время, которое вы отвели для этого в календаре.

Глава 16

Взломайте групповые чаты

По словам Джейсона Фрида, сидеть в групповом чате — все равно что «проводить весь день на совещании, список участ­ников которого произволен, а повестка дня отсутствует»1. Это мнение обращает на себя внимание еще и потому, что компания Basecamp, основанная Фридом, разработала популярное приложение для групповых чатов. Однако Фрид понимает: в интересах компании — заботиться, чтобы ее клиенты не перегорали на работе. Именно поэтому он дает советы пользователям приложений для групповых чатов, будь то Basecamp, Slack, WhatsApp или другие сервисы.

«Мы выяснили, что эпизодическое использование групповых чатов в определенных ситуациях имеет немалый смысл, — пишет Фрид у себя в посте. — Но гораздо меньше смысла в том, чтобы по умолчанию превращать чаты в основное средство общения в компании. Кусочек — да. Целый пирог — нет… Какие только беды не случаются, когда компания б о льшую часть времени начинает мыслить в режиме “строчка за раз”».

По мнению Фрида, программы, которые мы используем, определяют, как мы чувствуем себя на работе, поэтому к групповым чатам стоит прибегать лишь время от времени. «Вы измотаны, изнурены и тревожны? Или спокойны, невозмутимы и собранны? Это не просто расположение духа — это состояния, обусловленные программами, которыми вы пользуетесь, и действиями, к которым они вас подталкивают». И хотя именно режим реального времени определяет уникальность групповых чатов, Фрид считает, что « прямо сейчас должно быть исключением, а не пра­вилом»2.

Итак, вот четыре основных правила эффективного управления групповыми чатами.

Правило 1: пользуйтесь чатом как сауной

Групповые чаты следует использовать так же, как другие каналы синхронного общения. Вы же не стали бы участвовать в телефонной конференции, длящейся целый день, так почему нужно делать исключение для группового чата? Фрид рекомендует «относиться к чатам как к сауне: побыть немного и выйти… Оставаться там слишком долго — вредно для здоровья».

Еще один вариант — запланировать в групповом чате общую встречу, чтобы все подключились к ней в назначенное время. В этом случае групповой чат — отличный способ сократить число личных встреч.

Когда директор компании — разработчика приложения для групповых чатов советует ограничить использование своего продукта, это кое-что да значит. Тем не менее во многих организациях, пользующихся такими сервисами, сотрудников призывают находиться в «сауне» целыми днями. Это разрушительный порядок, который некоторые люди не имеют возможности поменять самостоятельно. Позже мы еще вернемся к рассмотрению ущербной корпоративной культуры.

Правило 2: включите чаты в расписание

Однострочные комментарии, гифки и смайлики, обыкновенно наводняющие групповые чаты, сливаются в непрерывный поток внешних раздражителей, нередко еще больше отдаляющий нас от вовлечения. Ответьте взломом на взлом: отведите в своем календаре (как вы это делаете для любой другой задачи) специальное время, чтобы разом прочитывать в групповых чатах все, что пропустили.

Важно заранее предупредить коллег, когда вы планируете быть вне доступа. Успокойте их, заверив, что вы примете участие в беседе, но позже, в то время, которое для этого запланировали. И вплоть до наступления этого момента не вините себя за то, что изменили статус на «Не беспокоить» и сосредоточились на работе.