Нир Эяль - Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью

Чтобы сократить общее время, затрачиваемое на электронную почту, нужно заняться обеими переменными: как n , так и t . Давайте сначала рассмотрим, как уменьшить n , общее число сообщений.

Учитывая нашу склонность к взаимному обмену, есть вероятность, что каждый раз, когда вы будете отправлять письмо, получатель тут же будет вам отвечать, и этот цикл станет бесконечным.

Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем.

Казалось бы, это очевидно, но большинство из нас не следуют этому простому правилу. Потребность во взаимном обмене настолько велика, что мы отвечаем на сообщения, как только их получаем, — хоть ночью, хоть в выходные, хоть в праздники.

Большинство электронных писем, которые мы отправляем и получаем, — несрочные. Но наш мозг падок на изменчивые награды, и поэтому мы обращаем внимание на каждое сообщение — неважно, какое, — как если бы оно требовало мгновенной реакции. Мы приучаем себя постоянно проверять почту, отвечать на сообщения и, какая бы просьба ни оформилась в голове, тут же выпаливать ее в письме. Все это ошибки.

Обозначьте часы работы

Я каждый день получаю десятки писем с просьбами обсудить что-нибудь, о чем я писал в своей книге или статье. Я очень люблю беседовать со своими читателями, но если б я отвечал на каждое электронное письмо, у меня не оставалось бы времени ни на что другое. Поэтому чтобы отправлять и получать меньше писем, я назначаю «часы работы».

Когда вы в следующий раз получите по электронной почте несрочное сообщение, попробуйте ответить примерно так: «Я выкроил немного времени — во вторник и в четверг с 16 до 17. Если к тому моменту вопрос будет все еще актуальным, пожалуйста, загляните ко мне, и мы продолжим обсуждение». Вы можете даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами.

Просто удивительно, сколь многие вопросы утрачивают свою насущность, когда даешь им время отлежаться.

Попросив собеседника подождать, вы даете ему шанс самостоятельно докопаться до ответа или, как это часто случается, время на то, чтобы проблема просто испарилась под нажимом какой-нибудь другой приоритетной задачи.

Но что, если отправителю все равно нужно обсудить с вами свой вопрос и он не может справиться с проблемой самостоятельно? Тем лучше! Сложные вопросы удачнее разрешаются при личном общении, а не в электронной переписке, где выше риск недопонимания. Главное — просьба обсуждать с вами сложные проблемы только в «часы работы» позволяет сделать общение более плодотворным и уменьшить поток электронной корреспонденции.

Притормозите и задержите доставку

Имея в виду правило «Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем», стоит обсудить, как притормозить нашу игру в пинг-понг — обмен электронными письмами, — отсрочивая отправку уже написанных сообщений. В конце концов, кто сказал, что письмо нужно отослать, как только оно дописано?

К счастью, есть технические средства, которые в этом помогают. Вовсе необязательно, настрочив ответ, тут же нажимать на кнопку «Отправить»5: специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail6, позволяют отправлять сообщения по расписанию. Отвечая на очередное письмо, я каждый раз задаю себе вопрос: «Каков предельный срок, когда отправитель должен увидеть мой ответ?»

Прежде чем отправить его, я нажимаю всего на одну кнопку — и письмо уходит из моего ящика, пропадает с экрана, но не доставляется адресату до того времени, которое я назначил. В результате я отправляю меньше писем в день и, соответственно, меньше получаю ответов.

Отложенная доставка не только дает время на то, чтобы вопрос разрешился каким-нибудь иным способом, она снижает вероятность, что я буду получать письма, когда мне этого не хочется. Пусть даже вам и нравится в пятницу вечером подчищать папку входящих, но если вы отсрочите доставку своих сообщений до понедельника, то не только побережете нервы сослуживцев, но и избавите себя от ответных писем на выходных, которые не позволят вам расслабиться.

Избавьтесь от ненужных сообщений

Есть еще один очень эффективный способ сократить число входящих электронных писем. Каждый день на нас изливается бесконечный поток спама, рекламных сообщений и новостной рассылки. Некоторые из этих писем полезны, но большинство — нет.