Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо раніше ви вже вдавалися до певної версії методології GTD і складали списки першочергових дій і проектів, але їхній зміст не актуальний і не вповні відповідає дійсності, краще роздрукувати ці переліки, покласти до лотка зі вхідною інформацією, як нове надходження, і почати працювати над ними по-новому. Неможливо братися до нової версії системи, маючи застарілу інформацію.

Нав’язливе невротичне накопичення речей є абсолютно іншим питанням і лежить поза межами даної методології та моєї компетенції.

Багато людей (і навіть ті, хто користується здебільшого ґаджетами), спробувавши записувати думки по одній на окремих аркушах, зробили це частиною процесу персонального управління. Чудово віддавати належне своїм потенційно важливим думкам!

Одна з ваших додаткових скриньок вхідних повідомлень є ідеальною для цього. Тимчасово використовуйте її під час початкового опрацювання, щоб зібрати речі, організацію яких ви відкладете на певний час. Згодом можете скористатися нею для зберігання документів, роботу над якими відтерміновано, і фізичних нагадувань про подальші дії.

Один з вишуканих моментів у технології персональної продуктивності (певного мірою зумовлений її популярністю завдяки доведенню справ до результату) — це розвиток локалізованих нагадувань. Ваш мобільний пристрій зафіксує (з даних вашого GPS), що ви перебуваєте в крамниці електроніки, або ж удома, або в місті, і дасть вам сигнал виконати дії, прив’язані до цього фізичного місця. Загалом це має сенс, але на практиці, за всіх залучених до процесу змінних та при тому, що бажано мати загальне уявлення про всі наші засоби дії з різних кутів зору, це корисно тільки як гарний варіант додавання жорстко керованого списку — частини всуціль перевіреної та інтегрованої системи. Визнання цього припущення допоможе тримати голову ясного й усвідомлювати: те, що ви хочете бачити, все ще занадто оптимістичне стосовно цієї технології та її використання.

Я вживаю термін «Порядок денний» у значенні, прийнятому в Сполучених Штатах, — пункти, які треба опрацювати з кимось по телефону або на зустрічі (на відміну від термінів «календар», «розклад» чи «щоденник», що побутують в інших культурах).

Цифрові програми для списків (як і низькотехнологічні папери в окремих папках) мають тут перевагу, бо вони уможливлюють легко переводити пункт з однієї категорії до іншої, відповідно до зміни дії, без потреби щось переписувати чи переосмислювати.

Однак такий підхід може бути небезпечним, якщо ви не триматимете ці «Рахунки до сплати» або «Опрацювання квитанцій» перед очима так часто, як це необхідно. «Упорядкувати» їх недостатньо для того, щоб позбутися цього клопоту, — ви маєте розуміти, що ви їх відповідно переглянете і опрацюєте.

Якщо у вас такий стиль життя, що зрідка маєте неопрацьованих електронних листів за один раз більше одного екрана завдовжки, просто утримувати їх там як нагадування про вашу поточну роботу, можливо, цілком достатньо. Щойно їхній обсяг розшириться настільки, що ви не в змозі побачити на моніторі все за один раз, краще почати їх організовувати поза папкою вхідних.

Пишучи це, я саме переїжджаю із Каліфорнії до Європи. Протягом багатьох місяців я розглядав один проект у моєму списку «Проекти»: «Переїзд до Амстердама». На минулому тижні, коли всі справи пришвидшились і стали нагальними на всіх фронтах, я розділив цей проект на п’ятнадцять. Усі з них мені треба щотижня контролювати — від підпроекту «Відкрити банківські рахунки в Нідерландах» до «Закрити угоду щодо зберігання мистецьких творів у Санта-Барбарі».

Технології програмування і в подальшому розвиватимуть автоматизацію робочого процесу, зокрема системи керування інформацією про клієнтів та інші додатки, створені для нагадувань про дії і події. Теоретично це має зменшити потребу в індивідуальному відстежуванні таких пунктів. На практиці кожна людина виконує ту роботу, за яку вона відповідає, створену програмним обладнанням, керуючи нею в межах своєї холістичної системи. До того ж змінні величини в наших заняттях і діяльності настільки чутливі та швидкоплинні, що навіть найскладнішим технологіям у досяжному майбутньому не можна цілком довіряти таке деталізоване керування.