Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Восклицательный знак в начале письма придает тексту радостно-приподнятую интонацию, а в конце – помогает завершить речь на позитивной ноте. Восклицательные знаки ставятся после комплиментов, добрых пожеланий или выражения сильных эмоций. Это что-то вроде дружеского хлопка по плечу – от него становится хорошо на душе.

Но, опять-таки, не переборщите. Избыток восклицательных знаков вызывает обратный эффект, заставляя усомниться в искренности отправителя.

Если вы пишете поздравительное письмо, достаточно трех-четырех фраз. Упомяните причину торжества, выразите свою радость и отметьте значимость события. Если оно связано с работой, подчеркните, что усердие вознаграждается. Завершите e-mail добрыми пожеланиями.

Если вы поздравляете человека с личными достижениями или семейным торжеством, говорить о себе – дурной вкус. Ссылаться на личный опыт уместно, если у другого случилась неприятность. Если в чужой жизни произошло радостное событие, не нужно привлекать внимание к своей персоне, чтобы не показаться завистником или эгоистом.

Некоторые трубят о своих достижениях на каждом углу. Но одно дело – похваляться своими победами, другое – радоваться успехам ближнего. Рассказывайте коллегам о чужих успехах. Такая информация распространяется через новостные рассылки, публикации в корпоративной сети, выступления на совещаниях. Люди будут признательны за внимание к их достижениям и за то, что вы укрепляете командный дух в компании.

Heraton,

Выражение признательности

I want to thank you for the wonderful Christmas gift you left in my office. The Calendar of Ancient Monuments and Antiquities is perfect! Please know that your kind thoughtfulness is appreciated.

Sergio,

Выражение признательности

This is just to thank you for the playoff tickets. I wasn’t aware that you knew of my fanaticism in this area! I’ll give you a full report after the game. Thanks again.

Camille,

Выражение признательности

Обещание

I want to thank you for loaning me your backup computer yesterday. I was in a real jam in terms of the Strategic Initiatives deadline, and you saved the day. Please count on me to do you a good turn when you need it.

Помощь на рабочем месте

Bill,

Ситуация

Выражение признательности

Thanks for covering for me at work yesterday. I was so ill from the bad food at the buffet that there was no way I could even sit at my desk. The timing could not have been worse. Please know that I really appreciated your help!

Структура благодарственного письма проста. Если вы говорите «спасибо» за подарок, упомяните подаренную вещь, дайте понять, что вы оценили ее, и в заключение еще раз выразите свою признательность.

Если вы благодарите за услугу, структура письма аналогична: назовите оказанную услугу, подчеркните важность помощи и еще раз поблагодарите в конце.

Мало просто упомянуть подарок или услугу, а потом сказать спасибо. Дайте адресату понять, что вы оценили его благородный жест. Даже если вам преподнесли пресловутый галстук, который вы никогда не наденете. Найдите у него достоинства, которые заслуживают похвалы. Или расскажите, почему помощь адресата была важна для вас. Если вы не напишете пару теплых слов о подарке или услуге, вы рискуете показаться нелюбезным, а ваша благодарность будет выглядеть формальной.

Чтобы написать благодарственное письмо, нужно всего несколько минут, но в памяти адресата оно останется на годы. Вы наверняка хотите, чтобы вас считали учтивым человеком с хорошими манерами, а не самовлюбленным невежей. Если кто-то не пожалел сил и времени, чтобы сделать вам приятное или оказать помощь, выразите ему признательность. Не нужно думать: «Ларри знает, что я в восторге от новой ручки!» или «Я сказал тебе “спасибо” по дороге в офис – этого вполне достаточно». Чтобы ваше «спасибо» заметили, отправьте его письмом. Так вы упрочите деловые отношения с коллегами, которые и впредь будут с удовольствием помогать вам.

Письмо – это сложный психофизиологический процесс. В нем участвуют многие мышцы тела, органы зрения и слуха. Внутренний голос проговаривает то, что пишет рука, а внутреннее ухо слушает эту речь.