Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Если вы не проверили письмо перед отправкой, чтобы исправить мелкие недочеты, адресат понимает, что вас не заботит его комфорт. Он будет сам отыскивать ваши ошибки.

Не забывайте, что коммуникация – это двусторонний канал. Если вы не постарались изложить свои мысли понятно и просто, вы перекладываете свою ношу на адресата. Это выставляет вас не в лучшем свете.

Alyce,

Соболезнования

Конкретное предложение

I am deeply sorry to hear of your loss. Donal’s passing must have been a shock. Give yourself time to recover. If I can take over any of your workload, please know that I am ready to do so. You are in my thoughts.

Jenn,

Соболезнования

Воспоминания

Формула вежливости

I want you to know how badly I feel at this difficult time. Everet’s loss saddens us all. He was a close colleague, one who I will miss daily. I will always remember his consideration toward his coworkers and his elevator jokes, which make me smile even now. Please accept my deepest condolences.

Краткое письмо с соболезнованиями отправляют сразу, как только стало известно, что человек скончался. Если прошло более суток, письмо должно быть более длинным. Если вы узнали о случившемся уже после похорон, отметьте это в e-mail. Тогда ваше поведение не будет истолковано превратно.

Достаточно написать «loss» или «passing». Не стоит вдаваться в подробности случившегося, особенно если человек скончался после длительной тяжелой болезни.

Если вы были хорошо знакомы с покойным, выражая соболезнования, расскажите о вашей дружбе. Если вы не знали покойного, но знакомы с его близкими, проявите внимание к ним.

Смерть тесно связана с памятью. Близкие хранят в памяти теплые воспоминания о покойном и делятся ими после утраты. Выражая соболезнования, вспомните жизнь ушедшего, хорошие поступки, которые он совершил, расскажите, чем и когда он помог вам.

Если ваши отношения были достаточно тесными, вы можете рассказать две-три истории про светлые моменты в вашем совместном прошлом. Это поможет вам пережить потерю и даст близким покойного почувствовать, что он оставил след в жизни других людей.

Признайте, что случившееся – тяжелая утрата. Сообщите близким, что разделяете боль потери. Если вы промолчите, потрясенный чужой бедой, это не облегчит страдания скорбящих. Выразив сочувствие, вы облегчите их ношу.

Обязательно предложите нечто конкретное. К примеру, взять на себя обязанности коллеги, пока тот отсутствует, или привезти ему домой нужные вещи. И не забудьте сделать то, что предложили.

Но помните: это не заменяет выражение соболезнований! Чтобы отдать дань уважения покойному, вы должны написать скорбящим.

У людей, на которых обрушилось горе, не всегда есть время и силы отвечать на письма. Это не значит, что ваше участие осталось незамеченным. Даже в минуты страшных потрясений человек способен оценить искренние соболезнования друзей и знакомых. И заметить, кто остался в стороне.

Потеря близкого – это рана, которая затягивается очень медленно. После похорон боль становится еще острее. Короткое письмо или звонок, которые напоминают скорбящим, что про них не забыли, очень важны, даже если вы не друг семьи. Это еще раз показывает родным покойного, что он остался в сердцах друзей и знакомых.

Структура помогает отправителю расположить информацию в правильном порядке, а адресату – быстро найти нужные сведения.

Sal,

Выражение сочувствия

Подтверждение доброй воли

I just found out that you’ve had to undergo surgery. I imagine it isn’t much fun! Do what the doctors say, and you’ll recover soon. We’re holding down the office until you get back. Let me know how you are when you get a chance.