Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Именно поэтому нужно облегчить задачу адресата с помощью пустых строк и заголовков. Они помогают пробежать текст глазами, выхватить главное и пропустить второстепенное. Если заголовки составлены правильно, они дают общее представление о содержании документа. Длинный текст становится менее пугающим. Адресат чувствует, что о нем позаботились и ему не придется тратить время впустую.

Кроме того, структура документа помогает запоминанию. Память устроена так, что выделенные фразы запоминаются лучше, чем монотонные куски. Тот, кто читает хорошо структурированный текст, скорее всего усвоит основные тезисы. У заголовка, набранного прописными буквами, больше шансов остаться в памяти.

Ed, Lucia,

Предмет обсуждения

I have much to report regarding the recent Lumina litigation that may affect us.

История 1

As you may have heard, the judge in the case recently ordered a settlement discussion among Jayne, Anselm, and Bob. It was to precede discussions between the Vector and Lumina teams, scheduled for the first week in June. But the settlement discussion failed. Simply put: Lumina’s current demands are completely out of line.

История 2

Last week, on June 16, the Court heard Lumina’s motion for preliminary injunction in which Lumina asked the Court to remove our Metric Locator System software from the marketplace. The hearing went as expected. While we never know what the court will do, it is clear that the Judge had read our materials, seemed to understand the issues and asked sharp questions that obviously put Lumina on the defensive.

Замечания

The team has worked very hard to do everything humanly possible to win this motion. I remain cautiously optimistic about our chance for success. The Judge hasn’t told us when he plans to rule, but it probably won’t be before July.

Подтверждение доброй воли

If you have any questions, please give me a call.

Большинство людей отдают предпочтение той или иной структуре фраз. И хотя эти фразы могут быть ясными и точными, если они используются вновь и вновь, ритм изложения становится слишком монотонным. Из-за этого внимание читателя рассеивается – вместо того чтобы подогревать интерес, однообразный текст навевает скуку. Старайтесь варьировать структуру фраз – меняющийся ритм бодрит читателя.

Первое правило – писать ясно и точно. Вы должны донести свои идеи до адресата, используя как можно меньше слов. Если вы уже умеете писать короткими фразами, попробуйте объединять их в более длинные. (Это не значит, что они должны становиться тяжелыми и запутанными!) Со временем вы научитесь варьировать длину предложений, добиваясь нужного ритма и выразительности текста.

Разная структура предложений требует разных стратегий чтения. Чтобы понять длинное предложение, нужно осмыслить его части и уяснить связь между ними. Чтобы понять короткую фразу, достаточно одного взгляда.

Вот пример, где за длинным предложением следует короткое: «Last week, on June 16, the Court heard Lumina’s motion for preliminary injunction in which Lumina asked the Court to remove our Metric Locator System software from the marketplace. The hearing went as expected». Первое предложение требует большей концентрации внимания, чем второе. Такая структура похожа на серию из двух ударов: первая фраза какое-то время удерживает в напряжении, вторая коротким импульсом завершает дело.

Попробуйте написать два-три длинных предложения, а затем поставьте короткое. В этом случае короткое получит дополнительное смысловое ударение, а адресат непременно оценит смену ритма.

В абзаце, который дан ниже, представлены четыре вида предложений:

As you may have heard, the judge in the case recently ordered a settlement discussion among Jay, Ray, and Julio (вводное предложение, главное предложение) . It was to precede discussions between the Vector and Lumina teams, scheduled for the first week in June (главное предложение, придаточное предложение) . But the settlement discussion failed (предложение, начинающееся с союза) . Simply put: Lumina’s current demands are completely out of line (предложение с вводной конструкцией и двоеточием) .

Разнообразие грамматических конструкций сегментирует внимание адресата и помогает поддерживать интерес к написанному. Однообразные фразы, похожие одна на другую, усыпляют.

Правильное употребление дефиса, двоеточия и точки с запятой придает тексту законченный элегантный вид. Кавычки и вопросительные знаки разнообразят монотонность точек и запятых. Знаки препинания делают текст более ярким и выразительным – разумеется, если вы соблюдаете правила грамматики.