Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Лучше предварить документ кратким уведомлением и вложить его в письмо. Тогда комментарии отправителя и основная информация будут разделены визуально. В сфере, где анализ и рассуждения отделены от эмоций, такое разграничение вполне разумно.

В кратком сообщении вы сначала сообщаете тему, а затем делаете несколько замечаний и завершаете текст. Длинные письма подчиняются тем же правилам.

В объемном тексте есть главная тема, доминирующая в информационной иерархии. Основные тезисы определяют структуру текста. Иногда отдельные тезисы представляют собой разделы, разбитые на несколько позиций. Ключевая мысль раздела часто выносится в заголовок.

Таким образом, мы получаем текст, где выделена главная тема и основные тезисы. Структуру документа определяет иерархическая значимость информации. Она помогает автору не сбиться с мысли, а читателю – ориентироваться в тексте.

Каким бы ни был объем текста, структура письма остается неизменной.

Печатный документ не требует соблюдения таких строгих правил, и на то есть причины. Читателю не нужно прокручивать текст, который не умещается на экране, – он может просто перевернуть страницу. Текст на бумаге позволяет отвлечься, например поднять глаза и посмотреть в окно. Электронное письмо ограничивает поле обзора экраном, а прокручивая текст, читатель рискует пропустить нечто важно.

Чтобы упростить труд адресата – и свою работу, – разбейте текст на разделы, снабдите их заголовками, выделяйте важные моменты курсивом, начинайте пространные цитаты с красной строки и используйте маркированные списки. Все это позволяет сегментировать внимание адресата, иначе он попросту утонет в бесконечных рассуждениях. Если ему будет трудно ориентироваться в документе, он потеряет интерес к написанному, а то и вовсе не прочтет письмо.

I offer this opinion…

I forward you this opinion…

I am happy to supply you with this opinion…

I am pleased to contribute a legal opinion…

I have written a legal opinion on the subject…

I am furnishing you with my legal opinion…

I am providing you with my legal opinion…

Директора крупных транснациональных корпораций, как правило, блестяще владеют слогом. Хотя их произведения не стоят на полках книжных магазинов, при желании любой из них мог бы стать успешным писателем.

Carl, Racey,

Предмет обсуждения

Please find below our analysis of the Optimax case.

Подтверждение доброй воли

We look forward to discussing the information in detail.

ASSESSMENT SUMMARY OF OPTIMAX’S CLAIMS

Optimax’s recent advertising claims against Vector Poetics in their WebNet ads and on their Website are contradicted by Software Imaging Study data, third-party data and the Software Customer Satisfaction Diagnostic data. Most data oppose Optimax’s claims.

Software Imaging Study data on the consideration, preference, and penetration of Web Application Server Software and e-Business Software platforms favors Vector. The study findings are consistent with third party sources (i. e., Marks Mind). Our internal Customer Satisfaction data neither contradicts nor supports Optimax’s claims, where Optimax’s WebNet outperforms Vector’s Poetics on four attributes:

• Overall Satisfaction

• Performance

• Reliability

• Installability

Ultimately the margins are much lower than Optimax’s ad suggests, and we tie on with the majority of attributes.

Не все документы имеют одинаковую структуру. Одни сложны и многоплановы, другие просты и заурядны – так различаются между собой хижина и кафедральный собор. В одних основные тезисы подкрепляются сложной развернутой аргументацией, в других доводы в пользу основной идеи незатейливы и прозрачны.

Чтобы определить структуру документа, выделите основные идеи и опорные пункты. Далее остается нарастить на скелет мясо: добавить детали, соображения, примеры и комментарии.

Самое сложное – сделать выжимку из своих идей, получив в сухом остатке иерархию данных. Такое умение отличает мастера от дилетанта.

Если вам трудно отделить основные идеи от аргументов, запишите все мысли, приходящие вам в голову, в виде коротких фраз.

Затем сгруппируйте эти фразы по смыслу. Идеи, которые объединяют группы, и есть ваши основные тезисы.

Основные идеи можно выделить жирным шрифтом, а аргументы набрать обычным, – в этом случае получателю будет проще просматривать текст. Босс хочет сразу увидеть главное. Специалисту, который решает практические вопросы, важны детали. Разные шрифты и стили помогают людям найти соответствующую информацию.