Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Alex,

Предмет обсуждения

On the phone yesterday, you requested advice on obtaining compliance in a compensation package remix. Here are some issues to keep in mind:

Согласие

Consent = written acceptance. Usually we write a letter confirming the change and ask the employee to countersign for acceptance. Without consent, there is no basis for compliance.

Негативные изменения

Negative changes can still receive consent. Factors influencing consent include:

• the nature of the change

• the reason for the change

• mitigating circumstances.

Generally speaking, if employees perceive the reasons for the change as sound, they consent, and then they can be made to comply.

Vector cannot force employees to consent. Employees either have to be:

• convinced by the reasons for change and consent; or

• terminated in jurisdictions where it is possible to terminate.

Прекращение деятельности

Termination requires economic, technical, or organizational justification for restructuring.

Подтверждение доброй воли

If I get more precise detail about the size and nature of the change, as well as which employee groups it concerns, I will provide more precise advice.

Чем сложнее идеи, которые вы излагаете, тем больше свободного места нужно оставить в e-mail. Пустое пространство помогает структурировать внимание и правильно расставлять паузы. Даже самая крохотная пауза помогает пониманию. Свободное место словно говорит: «Дайте информации улечься в голове. Ну вот. Теперь можно переходить к следующему пункту».

Возьмем другое сравнение. Если вы подробно описываете пустынный пейзаж, читателю не нужно много пауз. Он без труда следит за вашими рассуждениями, и перед его мысленным взором постепенно развертывается соответствующий зрительный образ, почти как в кино. Но если ваша задача – уговорить подчиненных согласиться на снижение зарплаты, здесь мало общего с кинематографом.

Пустое место подсказывает, что мы переключаемся с одной идеи на другую или начинаем рассматривать предмет с иной стороны.

Хотя текст можно структурировать с помощью цифр, они несут смысловую нагрузку, которая мешает восприятию. Они внушают мысль, что одни пункты важнее других, или заставляют искать несуществующие причинно-следственные связи.

Для перечисления позиций годится тире (–), дефис (-) или буллит (•), фаворит деловой корреспонденции. Раньше он использовался лишь в отчетной и технической документации, но теперь широко применяется в электронных письмах. Этот удобный и наглядный маркер показывает: здесь начинается новый тезис. Он упрощает структуру текста, поскольку не содержит указаний на иерархию или последовательность.

Используя буллиты для оформления списков, избегайте сложных и экстравагантных значков. Наша задача – помочь читателю ориентироваться в документе, а не отвлекать его нелепыми эффектами. Человек со вкусом понимает: элегантность – это простота и качество. Точно так же хорошо написанное письмо не должно содержать излишеств, которые мешают восприятию.

Когда дело касается специальной информации, читатель не испытывает духовных или эмоциональных потрясений, он просто пытается решить проблему. Если эта проблема остра, он будет продираться через самый неудобоваримый текст, чтобы найти ответы на свои вопросы. Или попросит вас объяснить все еще раз. Или махнет рукой и оставит свои попытки.

Но если вы разобьете информацию на небольшие фрагменты, есть шанс, что ее поймут сразу. Даже самая сложная техническая информация может пробудить интерес, если внушить адресату мысль: ты можешь понять это! Попробуй! Это не так трудно!

Пустое пространство между абзацами, маркеры новых тезисов и короткие фразы, которые не обременяют мозг, помогают добиться цели. И адресат скажет вам спасибо.

Если вы привыкли, что специальную информацию для вас разжевывают, вы счастливец, ибо порой проглотить ее нелегко! Каждый из нас сталкивался с техническими текстами, понять которые решительно невозможно. Причина тому не слабоумие, не лень и не неумение сосредоточиться. Дело в том, что подобная информация вызывает отвращение. Сталкиваясь с непонятным, мы противимся ему всеми фибрами души, и, чтобы разобраться в сути дела, требуется немалая сила воли.

Jio,

Предмет обсуждения

Here are my comments on the Vector-Spark contract.

P2 ¶5:

Первая поправка

I fail to see the source of the statement requiring Vector Board approval.

P4 ¶7:

Вторая поправка