Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Тот же принцип применим и к e-mail. С разными корреспондентами следует говорить разным языком. Вы пишете боссу: «I need to discuss a confidential HR issue with you. Could you make time to see me on Thursday?» Письмо коллеге выглядит так: «Let’s try and speak today about the current HR issue in the department. Are you free at noon?» Общаясь с подчиненным, вы скорее всего выберете иной тон: «Please meet in my office at 3 PM this afternoon to discuss the HR issue».

Порой людей нервирует необходимость то и дело переключаться с одного стиля на другой. Разве все эти письма пишет не один и тот же человек? Ведь такая смена образов сродни шизофрении?

Ну конечно, это так. И в то же время не так. Язык – это великий дар, чудесное орудие, обладающее бесконечной гибкостью. Он позволяет нам выразить разные стороны собственной личности. Он подобен белой рубашке – ее можно носить с костюмом, джинсами или нараспашку поверх майки. Вы остаетесь прежним человеком. Меняются лишь грани вашей личности, которые вы демонстрируете другим.

Общаясь с боссом, вы обычно стремитесь показать, что заслуживаете повышения, премии или прибавки к зарплате. Поэтому вы даете понять, что контролируете ситуацию, видите общую картину, не упуская деталей, любите сложные задачи и не боитесь трудностей.

Для коллег вы союзник или конкурент. С ними вы стремитесь подчеркнуть, что готовы добросовестно трудиться, не подведете других, не будете делать гадости исподтишка и что ваш успех не умаляет их достижений.

Подчиненным важно чувствовать, что вы справедливы и компетентны: если они не знают, что делать, вы придете им на помощь. Вы даете им понять, что в курсе их успехов и промахов, что готовы поощрять тех, кто этого заслуживает, и что преданность компании окупается.

Стиль общения в любой ситуации напрямую зависит от деловой иерархии: кто наверху, кто в середине, кто внизу. Язык писем варьируется от официального до свободно-непринужденного. Переписка с начальством и подчиненными требует более формального тона. Общение с коллегами допускает больше вольностей.

Впрочем, здесь нет готовых рецептов. Подход в значительной степени зависит от контекста. Вот моменты, которые нужно учитывать.

Прежде всего, важна корпоративная культура. Если предпочтение отдается официальному тону, ваши письма должны подчиняться общим правилам. Разрешается ли женщинам носить открытую обувь? Можно ли мужчинам ходить без галстуков? Существуют ли «джинсовые пятницы» [3] В некоторых компаниях по пятницам сотрудникам разрешено не соблюдать дресс-код, принятый в другие дни недели. – Прим. пер . ? Что представляет собой бизнес и каков характер работы? Идет ли речь о музыке в стиле техно или о сопровождении слияний и поглощений? Каковы отношения между сотрудниками? Часто ли вы проводите вместе свободное время? Как фирма позиционирует себя в обществе? Как одеваются и ведут себя представители высшего руководства, чей облик отражает имидж фирмы?

Большое значение имеет и тема письма. Идет ли речь о крупных суммах денег? Как правило, серьезные денежные вопросы предполагают более строгий стиль. Имеет ли письмо статус официального документа или речь идет о тривиальных вопросах? Если в письме обсуждается корпоративный пикник, можно спокойно использовать аббревиатуры и сокращения, но, если дело касается судебного разбирательства, срезáть углы недопустимо. Можно ли вместо ответа на письмо позвонить по телефону? Насколько значим документальный след? Если он важен, необходим серьезный тон.

Свою роль играют и конкретные обстоятельства. Сколько писем по обсуждаемому вопросу вы получили – одно или десять? Давно ли вы переписываетесь с данным корреспондентом? Нужно ли ответить сразу или срочности нет? Должны ли вы описать или прокомментировать ситуацию? Если ваше письмо – часть длинной цепочки, оно скорее всего будет кратким и неформальным. Отдельное сообщение, посвященное новой теме, требует более официального тона, особенно если речь идет о финансовых или юридических вопросах.

Проще всего выбрать верный тон, анализируя письма, которые получаете вы сами. Как пишет босс? Коллеги? Подчиненные? Найдите тех, кто пишет лучшие письма, и следуйте их примеру.

Определите подходящий градус формальности, принимая во внимание имидж компании, должность и характер адресата, тему и конкретную ситуацию.

Используйте аббревиатуры, сокращения и корпоративный сленг в неофициальных письмах.

Можно опустить имя адресата, если e-mail продолжает длинную цепочку писем.