Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Хороший лидер знает, как помочь подчиненным раскрыть свои лучшие качества. Чтобы воодушевить человека, достаточно показать, что вы не сомневаетесь в его опыте, профессионализме и способности одержать победу. Иногда нужно просто ободрить того, кто утратил веру в свои силы.

Нередко, беспокоясь о результате, мы вспоминаем ситуации, закончившиеся крахом, – и забываем о трудностях, которые смогли преодолеть. Вспоминая былые победы, вы внушаете адресату мысль, что путь к успеху нередко тернист.

Однако примеры нужно подбирать с умом. Если вы сравните нынешние трудности с проблемами антигитлеровской коалиции во Второй мировой войне, это вызовет усмешку и вряд ли поможет человеку поверить в себя. Проводя параллели, лучше обратиться к личному опыту вашего корреспондента.

Если вы не слишком хорошо знаете его трудовую биографию, расскажите историю из собственной жизни. Начните словами: «I think I know how you feel. When I was dealing with the Height Corp. account…» Демонстрируя понимание, вы упрочиваете ваши отношения. Вы показываете: движение вперед – нелегкий труд, а колебания и опасения – обычное дело. Нужно запастись терпением и продолжать работу.

Чтобы совершенствоваться, нужно знать свои слабые места. Не имея свободной минуты, многие руководители переключаются на новую задачу, бросая уже начатую. Иногда достаточно слегка притормозить и не спеша перечитать собственное письмо.

С появлением e-mail способы выделять главное в тексте изменились. Раньше для этого чаще всего применялся курсив. Чтобы привлечь внимание к слову, фразе или идее, их просто набирали курсивом. Если текстовый редактор не позволял сделать это, использовали подчеркивание. Оба варианта означали одно и то же: внимание, стиль изменился, значит, я говорю нечто важное!

Потом появились первые почтовые программы, и курсив был предан забвению. Это объяснялось тем, что выделенное курсивом в одном почтовом клиенте могло превратиться в абракадабру в другом. Но потребность выделять главное никуда не делась, и люди стали применять другие приемы. Какое-то время, к примеру, для этого использовался значок подчеркивания с двух сторон от выделенного фрагмента. Это выглядело так: _наберитесь терпения_!

Почтовые программы совершенствовались, и необходимость искать замену для курсива постепенно отпала. Сегодня, когда проблемы совместимости приложений стали менее острыми, вы можете спокойно выделить текст курсивом, особенно если речь идет о переписке между сотрудниками компании, которые используют одни и те же программы.

И все же проблема с выделением не решена окончательно. Когда для курсива наступили черные дни, появился еще один вариант – большие буквы. Когда заваленный работой адресат торопливо просматривает письмо, он может не заметить курсив, но пропустить большие буквы невозможно. Однако этот способ требует чувства меры. Текст, написанный большими буквами, воспринимается как крик, поэтому такой вариант не годится для больших фрагментов. Иначе можно получить эффект, обратный желаемому.

Для выделения текста в электронных письмах стал использоваться и жирный шрифт. Чаще всего он появляется там, где автору требуется несколько вариантов визуальных отличий: одну категорию информации он выделяет большими буквами, другую – курсивом или подчеркиванием, третью – жирным шрифтом.

Что же остается вам? Во-первых, не забывайте: избыток выделений мешает восприятию. Во-вторых, если письмо не слишком официальное, для выделения годятся большие буквы. В-третьих, в официальных письмах можно использовать курсив и подчеркивание. В-четвертых, жирный шрифт хорошо контрастирует с большими буквами. И, в-пятых, вы можете использовать все названные способы, чтобы выделить разные категории значимой информации.

Общаясь с боссом, коллегой или подчиненными, вы преподносите себя по-разному. Во всяком случае, должны поступать именно так.

Разные условия обмена информацией предполагают разный стиль общения. Потягиваясь утром в постели, вы разговариваете со своим партнером иначе, чем днем с коллегами на бюджетном совещании. Вы используете особые слова. Вы иначе строите фразы. Вы ведете себя по-другому.

Ваш партнер может услышать что-то вроде: «О нет! Неужели уже пора вставать?» Однако спустя пару часов вы заговорите в совершенно иной манере: «Доброе утро! Благодарю вас за то, что вы нашли возможность в срочном порядке явиться на совещание. Прежде всего мы должны обсудить…»