Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Jay-Lin,

Слова поддержки

Ободряющее замечание

Подтверждение доброй воли

I was surprised to learn that you’ve broken your leg during your skiing trip. Hap told me though that the outlook is quite favorable, and that you should make a full recovery in the coming weeks. If you’re as good at mending bone as you are at crunching numbers, I’m sure you’ll be back in the office in no time. Until then, let me know if I help with the telecommute.

Homer,

Выражение доброй воли

Ободряющее замечание

I am so sorry to hear of your recent illness. If there’s anything I can do to help at work or at home, please don’t hesitate to let me know. Be thankful that you’ve at least been given a reprieve from the budget meeting on Friday! I wish you a rapid recovery.

Иногда люди оправляются от болезни быстрее, чем можно ожидать. Если вы будете тянуть время, вместо пожеланий скорее поправиться вам придется поздравлять со скорым выздоровлением.

Грань между сочувствием и жалостью тонка. Сочувствие вызывает у нас положительные эмоции: Эдит беспокоится обо мне, Антонио написал мне письмо, Мэтт заметил, что меня нет на работе.

Жалость производит обратный эффект – мы испытываем печаль и неловкость. Не переборщите с сочувствием: дайте понять, что вы в курсе дела, но не муссируйте детали, рассуждая о боли и страданиях.

Предотвратить смерть или внезапные невзгоды не в нашей власти. И все же бытует мнение, что человек сам виновен в своей болезни, ибо подсознательно желал ее. Разумеется, это вздор, тем не менее болезни часто сопутствует чувство вины.

Особенно тяжело переживают болезнь трудоголики. Физическая слабость и уязвимость – тяжелое испытание для амбициозных и энергичных натур. Поэтому достаточно упомянуть о болезни вскользь, не вдаваясь в подробности. Пусть адресат не беспокоится, что коллеги будут обсуждать натуралистические детали его болезни.

Если вы напишете нечто вроде: «Жаль, что тебя не было на совещании по бюджету», – это порадует адресата и поможет ему отвлечься. Шутливое легкомысленное замечание, брошенное мимоходом, напоминает человеку, что рано или поздно невзгоды останутся позади.

Лучше всего предложить что-то конкретное: привезти документы из офиса, сделать важный телефонный звонок, купить свежевыжатый фруктовый сок. Если вам неловко предлагать определенные услуги, ограничьтесь стандартным «if you need anything, let me know». Возможно, ваша помощь не понадобится, но адресат оценит ваши добрые намерения.

• Получатель должен быть способен понять e-mail.

• Получатель должен уметь быстро найти в письме главное.

• Получатель не обязан заниматься дешифровкой невразумительных писем.

• Получатель не обязан просить разъяснений у отправителя, который не умеет внятно излагать свои мысли.

• Получатель заслуживает уважения – не заставляйте его читать многократно повторяющиеся мысли и фразы.

• Получатель заслуживает уважения – не отправляйте ему текст с грамматическими ошибками.

• Получатель должен ощущать, что отправитель позаботился о его комфорте.

• Прочитав письмо, получатель должен узнать нечто новое.

Mia,

Радостное событие

Энтузиазм

I’m writing to tell you how happy I am to hear your good news! Congratulations on your recent marriage. I’m certain it’s going to be a wonderful, new phase of life for you. I wish you all the best.

Jess,

Радостное событие

Результат

Подтверждение доброй воли

Congratulations on your Better Business For The New Economy nomination! This is a fitting tribute to your accomplishments here at Vector and in the community. I am very happy that your achievements have been acknowledged by your business peers. I am forwarding the announcement of your nomination to Vector Direct so readers on the intranet can applaud your accomplishment, too.

В поздравительном письме не обойтись без восклицательных знаков. Подчеркивая эмоции – приятное удивление и восторг, – этот знак препинания задает теплый сердечный тон, не свойственный, к примеру, точке с запятой.