Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Составные существительные: The break-in was widely publicized.

Составные глаголы: He was a fill-in for her last Saturday.

Тире:

• Ставится между частями предложения.

Перед последним словом: Cummings was right – again.

Перед эмфатическим элементом и после него: The HR Manager agreed – reluctantly – to the new hire.

Двоеточие:

• Используется для добавления данных, в том числе списков.

Перед эмфатическим элементом в конце предложения: The supervisor understood what the problem was: money.

Точка с запятой:

• Соединяет тесно связанные компоненты.

Между взаимосвязанными предложениями: The response was enthusiastic; profits soared.

Между двумя предложениями, соединенными союзным наречием: Katen made the decision; consequently, the managers were pleased.

Скобки:

• Позволяют сделать замечание или добавить дополнительные сведения.

The receptionist took the guest to the office (the security escort was absent).

The meal was impressive. (But too costly!)

Многоточие:

• Показывает, что часть информации опущена (три точки в середине предложения, четыре – в конце).

В цитате: He said, «The deal was worth our serious attention in…M&A, but that the company needed to restructure».

В конце предложения: I told him that Arthur’s idea was a problematic one…

Кавычки:

• Показывают, что слово используется в необычном значении или в ироническом смысле.

Ирония: The team leader said the prototype was «almost» completed.

Есть мысли более важные, а есть – менее важные. Тот, кто пишет e-mail, должен знать, как привлечь внимание к главному и как правильно разместить информацию. К счастью, в английском существует много способов выделения. Иногда они сочетаются хорошо, иногда не слишком. Так же как избыток сахара в чае мешает ощутить вкус, избыток выделений мешает получателю сосредоточиться. Это особенно актуально в деловом мире, где ценится сдержанность, а экспансивность настораживает. Используйте выделения с умом и помните – зачастую достаточно малого.

Компоновка текста:

• Основную смысловую нагрузку в e-mail несет первая фраза. Именно от нее зависит решение получателя: читать письмо или нет.

• Первая фраза абзаца передает его содержание. Это приманка для получателя, который просматривает текст.

• Выделить важные слова и фразы помогают пустые строки и пробелы.

Порядок абзацев:

• Первый и последний абзац привлекают больше внимания, чем середина текста: тот, кто пробегает документ глазами, и тот, кто читает его целиком, смотрят прежде всего в начало и в конец.

Заголовки:

• Заголовки могут быть такими интересными и содержательными, что получатель будет читать только их, пропуская абзацы.

Прописные буквы:

• Слово или предложение, написанное прописными буквами, привлекает внимание, но избыток больших букв – это крик.

Курсив/подчеркивание:

• Курсив/подчеркивание слов или предложений – традиционный способ выделения. Он уступил место большим буквам в неформальных письмах, но по-прежнему играет важную роль в официальной корреспонденции.

Жирный шрифт:

• Лучше всего смотрится в сочетании с другими способами выделения, например прописными буквами и курсивом. Впрочем, среди перечисленных вариантов некоторые отдают предпочтение именно жирному шрифту.

Отступы и красные строки:

• Отступы – еще один способ привлечь внимание к деталям. Чем больше в тексте отступов, тем выше детализация данных.

Повторения:

• Намеренное повторение слов или выражений – удобный способ выделения. Если три или четыре фразы начинаются со слов «Our company…» – это неизбежно привлечет внимание к компании. Повторения должны подкрепляться использованием параллельных структур, чтобы слово, к которому вы возвращаетесь, каждый раз появлялось в одинаковом грамматическом контексте.

Метафоры и образы:

• Используя метафоры и образные выражения, вы выделяете важное с помощью аналогии. К примеру, сравнивая умение писать письма с ездой на велосипеде, мы подчеркиваем, что речь идет о навыке, который нельзя утратить.

Конкретность:

• Конкретность помогает удерживать внимание адресата. Если отправитель утверждает, что ему нужно повысить зарплату, перечень личных достижений делает его доводы более убедительными.

Выбор лексики:

• Иногда литературные обороты и лексика, которые обычно не поощряются в электронной переписке, помогают акцентировать важные моменты. Характеризуя поведение коллеги как «inappropriate», я использую нейтральный термин для неприемлемого образа действий. Но, сказав, что поведение было «reprehensible», я даю понять, что оно действительно ужасно.