Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Тон! Обвинения и нападки не ускоряют дело. Они выводят из себя и причиняют боль. Попытки запугать собеседника – если ты не сделаешь X, я сделаю Y – не решают проблему. Они лишь усугубляют ситуацию. Не стоит говорить человеку, что его сайт «a REAL mess»: тем самым вы нарушаете профессиональную этику. В письме должны быть только факты, давать волю чувствам или сквернословить недопустимо.

Структура предложений! Текст, напечатанный прописными буквами без знаков препинания, показывает, что автор забыл не только про грамматику. Изливая свой гнев, вы не добьетесь результата: такая реакция несоразмерна случившемуся и вызывает отторжение у собеседника.

Поведение подростка! Обилие восклицательных и вопросительных знаков выглядит так, словно вы не имеете понятия о пунктуации. Выражая свои чувства смайликами вроде:-(, вы ведете себя как желторотый юнец, которому неведомы правила деловой переписки. Сокращения, которые годятся для СМС, и большие буквы усиливают неприятное впечатление. Хотите ли вы, чтобы вас воспринимали как профессионала?

Разбейте текст на абзацы. Выделите важные факты, которые нужно донести до адресата, и сгруппируйте их в порядке значимости. Перепишите текст нормальными буквами. Если вы хотите получить ответ, постарайтесь, чтобы читать письмо было удобно и приятно.

Отделяйте чувства от фактов. Если вас поджимают сроки, выполнить этот совет непросто. Уберите из текста угрозы, обвинения и обидные слова – все, что вы никогда не сказали бы своему коллеге, которого уважаете. Если вы не скажете это тому, кого цените, не стоит говорить подобное другим. Отступите на шаг назад. Изложите факты, которые вывели вас из себя: что произошло и что подтверждает ваши слова.

Контролируя свою речь, вы контролируете свои мысли и чувства. Обуздать эмоции очень просто: сократите длину предложений. Пусть фразы будут как можно короче. Это поможет вам сдержать эмоции. Вы удивитесь, как четко и логично будут выглядеть ваши мысли при таком подходе.

Не ведите себя как недоросль . Молодежный сленг, смайлики и избыток эмоций мешают общению взрослых людей. Сокращения, уместные в чате, недопустимы в деловой переписке. Пользуйтесь ими в СМС или в личных письмах.

Хотя некоторые сокращения, например FYI и ASAP, включены в словари нормативного английского языка, бóльшая часть аббревиатур не преодолела этот порог.

Jim,

In the past I’ve done regular business with your site. I have not been disappointed with either FutureOffice products or services until last week.

On Monday, August 12, I ordered seven color cartridges (NLS 580) with two-day delivery. On August 13, I received confirmation on my order (#37–004–215). As of Monday, August 19, the cartridges have not been delivered.

Because I know you value our business, I know you’ll rectify the situation immediately.

I look forward to hearing from you soon.

Прописные буквы в английском языке – не украшение. Они помогают сделать текст понятнее. Заглавная буква в начале предложения указывает на новую мысль. Слово, написанное с большой буквы, требует повышенного внимания. Прописная буква – своеобразная дань уважения смыслу. Одно дело сказать «country», а другое – «Australia».

Правильное употребление заглавных букв показывает адресату, что вы владеете нормативным языком. Он видит, что вы соблюдаете правила, и понимает: вы – профи, и к вашему письму следует отнестись серьезно. Но если текст написан сплошь прописными буквами, вас примут за неоперившегося юнца или лентяя. Чтобы научиться правильно использовать прописные буквы, не нужно быть гигантом интеллекта. С этим справится и ребенок.

Кричащий шарф или галстук может в два счета испортить элегантный образ. Точно так же избыток знаков препинания может погубить письмо. Восклицательный знак в нужном месте производит больше впечатления, чем десяток поставленных не к месту.

Анализируйте полученные письма. Какие из них достигают цели, а какие нет? Что делает их эффективными?

• Основано ли письмо на фактах?

• Есть ли убедительные детали?

• Отражает ли текст квалификацию и статус отправителя?

• Владеет ли автор слогом?

• Какие письма вызывают желание пойти навстречу отправителю?

Linsey,

Предмет обсуждения