Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

I am writing to confirm the changes you made on January 4, 2007, to Vector Order # 12BG591 for 12 reams of Unbleached Recycled Paper.

Изменения в заказе

We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping. We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of number 2 pencils and 1 electric sharpener.

Доставка

Because you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail.

Подтверждение доброй воли

Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches. Please let me know if there’s anything else we can help you with.

Большинство деловых людей теряются, когда речь идет о запятых. Почему? Запятые пугают – слишком много правил, слишком много исключений. Авторы, которые боятся запятых, не знают, что в деловой переписке используются стандартные фразы, которые не отличаются разнообразием. Поэтому правил, которые нужно выучить, не так много.

Поосторожнее с автоматической проверкой правописания. Некоторые текстовые редакторы настойчиво предлагают поставить после приветствия двоеточие. Однако это уместно лишь в официальных бумагах, например в юридических документах. В большинстве случаев лучше ставить запятую.

На письме это выглядит так: «January 4, 2007,», – если дата написана полностью. Но если указаны только год и месяц, запятая между ними не ставится: «January 2007».

Аббревиатура FANBOYS поможет вам запомнить слова, перед которыми ставится запятая, если они соединяют части сложного предложения: For, And, Nor, But, Or, Yet, So.

Запятая появится, к примеру, в таком предложении: «We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping».

В предложении «We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of pencils and 1 electric sharpener» запятая не стоит только перед союзом «and». Запятая, которая ставится (или не ставится) перед союзом «and», перед последним пунктом в списке, называется серийной запятой. Обычно ее используют, чтобы избежать разночтений. К примеру, в предложении: «We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of number 2 pencils, and black and white tape», – она отделяет последний пункт в списке.

Нередко придаточное предложение начинается словами «although», «because», «since», «when» или «if». Например: «Since you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail».

Вводные предложения могут начинаться с ing-овых форм: «Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches».

Представьте, что вы получили письмо об изменении заказа… без названия продукта. В это трудно поверить, но нередко в письмах, касающихся размещения, изменения, подтверждения, задержки или отмены заказов, люди забывают указать главное. В таких случаях следом за первым письмом приходится слать второе, чтобы сообщить то, что упущено вначале. Не спешите отправлять письмо. Проверьте, есть ли там все необходимые сведения: название продукта, число единиц, номер подтверждения заказа, отгрузочные данные, адрес доставки и даты. Для таких писем лучше иметь готовый шаблон.

Правила употребления прописных букв в электронной переписке и бумажных письмах одинаковы. Даже если вам кажется, что строчные буквы избавят вас от лишних хлопот, не поддавайтесь соблазну. Это не пойдет в плюс вашему деловому имиджу. А текст, сплошь напечатанный большими буквами, равносилен гневному крику.

Правильное употребление заглавных букв показывает, что вы владеете пером. Вы даете адресату понять, что умеете правильно писать по-английски. И это действительно так. Это умение совершенствуется, когда вы читаете газеты, книги или отредактированный текст на веб-сайтах. Даже если вы не отслеживаете каждый языковой нюанс, ваш мозг исправно обрабатывает поступающие сигналы, когда вы читаете качественную прозу. Он неутомимо накапливает знания, и вам остается лишь научиться применять их осознанно.

Прописные буквы связаны с авторитетом – они нужны для выделения важных или конкретных вещей. Обычные слова пишутся с маленькой буквы. Прописная буква – дань уважения уникальным свойствам того или иного объекта.