Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Leslie,

Предмет обсуждения

This e-mail is difficult for me to write, because I realize that I have offended you.

Признание ошибки

Because my actions this morning could be interpreted as inappropriate, I wish to offer my sincere, heartfelt apologies.

You have my full personal assurance that an unpleasant incident such as this will never happen again.

Подтверждение доброй воли

I have always felt that we have a pleasant and productive work relationship. I respect and value your presence in the office. I truly hope that we can immediately put this upset behind us.

Не ищите отговорок и оправданий – с этим нужно покончить как можно быстрее. Если вы тянете время, людям начинает казаться, что вы просите прощения не от чистого сердца, а через силу. Запоздалые извинения выглядят вынужденными, и это усугубляет ситуацию. Тот, кого вы обидели, начинает сомневаться в вашей искренности.

Если вы приносите извинения сразу, видно, что главное для вас – чувства другого человека. Поторопитесь исправить свой промах, и ваши шансы получить прощение вырастут.

Не нужно вдаваться в детали! Но обязательно признайте, что поступили недостойно, – иначе дело выглядит так, словно вы извинились сквозь зубы. Если вы не упомянете о случившемся, может показаться, что вы считаете себя невиновным, а значит, можете повторить свой проступок в будущем.

Признание своих ошибок говорит о честности, а честность в англоязычных культурах ценится очень высоко. Вы можете ошибиться, вынося суждение, или совершить плохой поступок. Но если вы открыто признаете свою неправоту, в глазах окружающих вы останетесь славным парнем.

Непременно скажите адресату, что вы цените его как специалиста и товарища по работе. Не нужно думать, что он знает это сам. Вы обидели этого человека, а значит, дали ему повод усомниться в вашем расположении. Лучший способ загладить свою вину – напомнить, что вы дорожите вашими отношениями и сделаете все, чтобы сохранить их.

Быть искренним в письме – непростое дело. Оценить искренность текста проблематично: она повсюду и в то же время нигде. Представьте себе первоклассный автомобиль или роскошную гостиную – трудно сказать, в чем именно состоит их шарм. Успех имеет множество составляющих, которые взаимно усиливают друг друга.

То же самое относится и к искренности текста. Нельзя сказать, какие слова делают письмо искренним или фальшивым. Тем не менее люди улавливают ее мгновенно. Искренность ощущается в построении фраз, в лексике, в манере речи. Поэтому попросите прощения от всей души. Адресат почувствует и оценит вашу искренность.

I wish to offer… It is regrettable that I…

I regret… It was wrong of me to…

I apologize… It was an error in my judgment to…

I’m sorry… I would like to excuse myself for…

I feel badly about… Please allow me to apologize for…

I feel very awkward about… Please accept my apologies for…

Мало кого учили писать электронные письма. Но обойтись без этого умения на рабочем месте становится все труднее. С этой проблемой сталкивается уже не первое поколение. Люди находят работу своей мечты и с изумлением обнаруживают, что их навыки письменного общения не дотягивают до установленной планки. В университетах и колледжах этим навыкам не уделяют никакого внимания, хотя сегодня ими должен владеть любой квалифицированный специалист.

YOUR WEBSITE MUST BE A REAL MESS BECAUSE I ORDERED SEVEN COLOR CARTRIDGES AT THE END OF LAST WEEK IN AN URGENT SITUATION AND THEY STILL HAVE NOT ARRIVED AT THE OFFICE ALTHOUGH THE ORDER CONFIRMATION CAME THROUGH A WHILE AGO AND THEY APPARENTLY CLEARED THE CREDIT CARD ON THE SAME DAY!!!!!! WHERE ARE THEY??????? WHAT IS REALLY HAPPENING?????? DON’T YOU GUYS FOLLOW THROUGH ON YOUR ORDERS RIGHT AWAY LIKE YOU SAY YOU DO ON YOUR WEBSITE OR IS THAT JUST BLAH-BLAH-BLAH. FWIW GET BACK TO ME ASAP BECAUSE IF YOU AREN’T ABLE TO GET THOSE CARTRIDGES TO US IMMEDIATELY I WILL FIND ANOTHER OFFICE SUPPLY COMPANY WHO IS JUST WAITING FOR THE BUSINESS AND WHO WILL DO WHAT THEY SAY WHEN THEY SAY IT.:-(

Общий вид текста! На вас обрушивается поток негодования. Прописные буквы кричат во все горло. Пугающее нагромождение слов делает текст еще более агрессивным. Чтобы понять, что случилось, нет необходимости вникать в написанное. Достаточно бросить взгляд на экран, чтобы увидеть угрозы и оскорбления. Но нападение – не лучший способ обрести сторонников. Так вы добьетесь только одного: вас перестанут принимать всерьез.