Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Although the student may fulfill the conditions required to matriculate into the course, we want to steer clear of any future complications. I regret I didn’t have this information earlier.

Подтверждение доброй воли

I’ll let you know if the situation changes.

Сразу же сообщите адресату, что у вас появилась новая информация. Не нужно говорить, что вы не выполнили свою работу как полагается или допустили промах, – в крайнем случае об этом можно упомянуть позднее.

Выберите подходящую формулировку, например: «It has come to my attention» или «New information has come to light». Не стоит начинать со слов: «Sorry, I have just realized that» или «Oops! I made a mistake…» Избегайте местоимения «I», чтобы не заострять внимание на своей персоне.

Прежде чем познакомить адресата с новыми сведениями, напомните исходные данные. Сделайте акцент на своей правоте. Используйте такие выражения, как: «I was justified in saying…», «I was in the right when I…» или «My understanding of… was correct». Таким образом, сообщая скверные новости, вы сохраняете позитивный тон. По возможности, не заостряйте внимание на ошибках и дайте понять, что они не имеют решающего значения.

Сохраняйте деловой авторитетный тон, даже если речь идет о серьезной ошибке. Постарайтесь отделить факты от эмоций. Получателю нет дела до ваших переживаний. Ему нужна точная информация, чтобы выполнить очередную задачу.

Если новые данные обнаружил кто-то из ваших коллег, отметьте его заслуги. Люди оценят ваше внимание к товарищам по команде. Некоторым кажется, что, расточая похвалы другим, они будут выглядеть глупо. Это полная ерунда.

Бизнес требует умения ладить с людьми. Не упустите возможность показать, что результаты работы команды для вас важнее личных амбиций. Кроме того, если вы не упомянете источник информации, это может вызвать обиду и недовольство. Тот, кто помнит заслуги других, пользуется уважением и любовью в коллективе.

В конце письма кратко выразите сожаление о случившемся. Признавая свою неправоту, вы демонстрируете честность. И показываете, что помните о тех, кого ввели в заблуждение.

Robert,

Предмет обсуждения

Denise asked me to send you the note on the HR matter we discussed earlier today.

Проблема

Due to technical difficulties, I cannot access the document at present.

Решение

I will consult my hard copy files in order to locate a copy and get back to you before the close of the workday.

Поскольку мы ежедневно получаем и отправляем десятки, а то и сотни писем, неудивительно, что документы теряются. Компьютерные сбои и вирусы уничтожают файлы. Люди в состоянии стресса или переутомления делают ошибки и могут нечаянно удалить важную информацию или присвоить документу неправильное имя. Все это затрудняет поиски.

Пропажа документа – неловкая ситуация. Смиритесь с этим и живите дальше. Если это единичный случай, адресат не будет винить вас в случившемся. Скорее, он посочувствует вам. Ведь терять документы случается всем.

Человеку свойственно ошибаться, и обычно мы с пониманием относимся к ошибкам других. Разумеется, если они не совершают их постоянно. Заверить адресата, что вы исправите ситуацию, – уже полдела.

Если человек знает, что его будут держать в курсе дела, он успокаивается. Главное – не нарушать своих обещаний: если вы обещали получателю, что свяжетесь с ним в конце дня, сделайте это. Иначе он начнет сомневаться в каждом вашем слове.

Сотрудники группы техподдержки знают, как правильно организовать хранение и систематизацию файлов, и охотно придут вам на помощь. Не делайте вид, что вы способны справиться с подобными проблемами самостоятельно. Нет ничего зазорного в том, чтобы попросить о помощи.

Абзацы делового письма должны быть короткими. Возможно, вас учили совсем другому. Действительно, раньше считалось, что абзац – это солидный фрагмент текста. Он был объемным и полновесным. Некоторые специалисты по грамматике утверждали, что в абзаце должно быть не меньше семи предложений. Он должен быть содержательным. Должен занимать место. И это до сих пор верно, если речь идет о литературе, журналистике или личной переписке. Такие же правила соблюдаются и во вложенных документах. Но не в деловом письме. Там абзацы выглядят примерно так: