Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Профессиональный жаргон уместен при общении со специалистами.

При должном употреблении специальная лексика помогает экономить время.

Не пользуйтесь жаргонными словечками, общаясь с теми, кто не работает вместе с вами.

Не путайте жаргон с многословием и напыщенным слогом. Такое не нравится никому.

Тот, кто пишет краткие, доходчивые и убедительные письма, чаще получает повышение. Неумение излагать мысли письменно может стать серьезным препятствием для карьерного роста.

Mira,

Предмет обсуждения

I am writing with regard to the Vector Audit Team visit to Industrial Sales, scheduled on June 14 at 8:00 a. m.

Просьба об особом отношении

I know from the advance schedule that Audit has a tight program. I also know that the time slots for various departments were confirmed weeks ago. But if we can push back the date, it would be to our mutual advantage.

Причина 1

Here’s why: I have just received word that two of our Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal during the same window.

Причина 2

We can go ahead with the meeting if there is no other option. But I feel certain that productivity will be enhanced if we have a 100 % attendance rate. We can reduce the workload of post-meeting follow-up if our top directors are included.

Заключение

I thought it was worthwhile to run the idea past you.

Подтверждение доброй воли

I look forward to hearing from you soon.

Люди не любят менять свои планы в угоду чьим-то интересам и нуждам, потому что это требует дополнительных усилий. Кроме того, вам могут задать резонный вопрос, о чем вы думали раньше, на этапе планирования.

Если вы дадите понять, что просите об одолжении, адресат отнесется к вам более благосклонно. В некоторых случаях можно даже принести извинения – но здесь важно не перегнуть палку. Отказать человеку, который чувствует себя виноватым, проще, чем тому, кто честно просит пойти ему навстречу.

Вы не добьетесь расположения адресата, если ходите вокруг да около. Напротив, так вы рискуете вывести его из себя. Скажите то, что хотели, сразу, без обиняков и извинений.

Не распространяйтесь о проблемах, которые повлечет выполнение вашей просьбы, – это лишь подольет масла в огонь. Вместо этого постарайтесь привлечь внимание к положительным результатам, которые рассчитываете получить. Избегайте отрицательных частиц. Вместо «Our Sales Directors will be unable to attend the meeting» скажите: «Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal».

Если вы сумеете убедите адресата, что помочь вам в его интересах, у вас хорошие шансы на успех. Покажите, почему изменение планов пойдет на пользу обеим сторонам.

Человек с опытом сразу скажет, хорошо ли написан текст. Профессиональный писатель легко объяснит, почему одно письмо лучше другого и какое из них даст нужный результат. Но те, кто неискушен в электронной переписке, часто не видят различий в качестве. Чтобы научиться писать эффективные письма, нужно знать, какими они должны быть.

В английском языке основной акцент делается на главное предложение – именно оно описывает действие. Придаточные предложения просто определяют контекст. Чтобы негативная информация не бросалась в глаза, вынесите ее за пределы главного предложения. К примеру, словам «If we can push back the date» самое место в придаточном предложении. «It will be to our mutual advantage» звучит жизнеутверждающе и вполне годится для главного предложения.

Прося об одолжении, не настаивайте – по крайней мере на первом этапе. Если человек чувствует, что его влиянию и возможностям воздают должное, он благосклонен к просьбам. Ведь они позволяют ему проявить великодушие. Если же вы будете давить на адресата или выкручивать ему руки, скорее всего вы встретите сопротивление.

Нужно помогать своим коллегам. И обычно люди идут навстречу друг другу. Если кто-то просит вас об одолжении, хорошенько обдумайте свой ответ. Обоснована ли просьба? Приведены ли веские аргументы? Пойдет ли ваше согласие на пользу вам и просителю? Выполнима ли просьба?