Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

It seems to me that… Similar situations have shown…

In my view… It makes sense to me that…

My thoughts about this… I wonder if…

My position is that… It occurs to me that…

From my perspective… My experience suggests…

Perhaps we should… I believe that…

The history suggests… My stand is…

Многие с гордостью рассказывают мне, что, освоив искусство электронной переписки, они стали получать массу комплиментов. Когда-то эти люди не знали, как подступиться к e-mail, и их письма никуда не годились. Теперь их жизнь переменилась. Руководство всегда отмечает тех, кто оттачивает свое мастерство. Умение писать электронные письма, как и любое другое дело, требует навыков и усердия. Не жалейте на это времени, и вы обязательно добьетесь результата.

В любой сфере, отрасли, фирме, подразделении или рабочей группе существует специфическая лексика. Это профессиональный жаргон. Он включает сленг, аббревиатуры и технические термины.

К примеру, весь мир использует аббревиатуру M&A для сочетания Mergers and Acquisitions – слияния и поглощения. Однако сокращение EMEA (Europe, Middle East, Asia) может поставить в тупик жителя Бразилии.

Подобным образом, GNP (Gross National Product) – общеизвестная аббревиатура, LIFO (Last In, First Out) встречается реже, а D2E (debt to equity ratio) известна лишь бухгалтерам.

Многие годы специалисты по деловой коммуникации выступали против профессионального жаргона. Почему? Потому что если адресат не знаком с данной лексикой, он попросту не поймет, о чем речь. В этом случае вам придется написать второе, а то и третье письмо, чтобы объяснить содержание первого простыми общеизвестными словами.

В последнее время тотальное неприятие инсайдерской лексики сменилось более мягким отношением. Прежде всего потому, что она экономит время. Если вместо «Selling, General, and Administrative Expense» можно написать «SG&A», это ощутимо ускоряет дело. А если в письме несколько аббревиатур, вы сэкономите уйму времени.

Но специалисты по коммуникации стали менее суровы к жаргону не только из-за краткости. Другая причина заключается в том, что такая лексика множится. Вопреки ожиданиям некоторых жаргон не исчез, напротив, он стал важной частью нашей интеллектуальной собственности. Жаргон не всегда сбивает людей с толку. Порой он дает противоположный эффект: он помогает отточить профессиональные навыки и упрочить отношения. Впрочем, нужно помнить, что для освоения такой лексики требуется время.

Жаргон – примета принадлежности к клану избранных. Это тайный код, доступный лишь посвященным, средство различения своих и чужих. Тот, кто знает этот язык, становится членом клуба, кто нет – остается аутсайдером.

Люди издавна пользовались шифрами и тайными кодами. У каждой матери есть ласковые прозвища для своих детей, во многих семьях используют особые словечки, и даже в корпоративной среде есть условный код, понятный лишь инсайдерам. Любой секретный язык укрепляет связи между людьми. Используя жаргон с умом, можно показать, что вы равноправный участник игры. Но определить, где и когда уместен жаргон, не так просто.

К примеру, недавно я получил e-mail из крупной транснациональной корпорации с предложением «upload the WP at W3 with the IA». Самое скверное, что отправитель требовал от меня сделать это немедленно. Поскольку я понятия не имел, что такое WP, W3 и IA, мне пришлось ответить, что я не понял задачи. Это привело к новым проблемам. Только получив и написав еще несколько писем, я уяснил, что от меня хотят.

О чем говорит этот опыт? Проблема не в жаргоне, она в людях. Возможно, другой на моем месте понял бы, о чем идет речь, без лишних вопросов. Беда не в том, что число аббревиатур и сокращений растет, а в том, что отправитель часто пользуется профессиональным жаргоном, не думая, знаком ли он адресату.

Если использовать инсайдерские словечки не к месту, они порождают комплексы, досаду и даже гнев. Иногда жаргон служит именно этой цели – оттолкнуть адресата. Сотрудник-ветеран, которого обошли при повышении, бомбардирует новичка мудреными словечками, чтобы задавить его авторитетом. Босс использует термины, незнакомые подчиненным, чтобы показать, что они плохо владеют вопросом.

Некоторые компании выкладывают в корпоративную сеть глоссарии специальных терминов, чтобы побыстрее ввести новых сотрудников в курс дела. Часто новичкам помогают и товарищи по работе. Дозированное и продуманное употребление специальной лексики укрепляет уверенность в себе и сплачивает людей. Главное – не забывайте, кому вы пишете.