Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Исправление

Please revise the billing statement by removing one month of balcony maintenance and send me a cancelled invoice.

Подтверждение доброй воли

Thank you for your prompt attention to this matter.

Слово «please» украшает текст, если используется к месту. Это знак уважения к адресату и намек на то, что отправитель тоже заслуживает уважения. Учтивый тон настраивает людей на позитивный лад, и это касается как бизнеса, так и других сфер. Мы ведь не полные идиоты.

«Please» посылает сигнал о том, что отправитель не просто любезен, но обучен хорошим манерам. Чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем важнее становятся ваши социальные навыки.

Руководители высшего звена любят общество себе подобных. Если вы хотите влиться в их ряды, следуйте их примеру. И не только в бизнесе. Наблюдайте, как они одеваются, едят, разговаривают, что делают в свободное время и особенно как они пишут письма подчиненным.

Воспитанный человек, уверенный в себе, всегда вежлив. Тот, кто сомневается в своих возможностях, либо перебарщивает с любезностью и ведет себя раболепно, либо вовсе отбрасывает условности. Слово «please» работает на ваш авторитет.

Слишком много «please» в коротком письме делают его тон заискивающим. Ваш текст должен источать уверенность и силу, а не робость и смирение. Тот, кто без конца повторяет «please», напоминает нищего, который просит милостыню.

Порой достаточно одного «please» в первой фразе, чтобы задать верный тон всему письму.

К примеру, если употребить «please», отдавая первое распоряжение («please see the attached e-invoice»), можно опустить его в дальнейшем («see note below»).

Порой «thank you» выражает искреннюю признательность, а порой помогает заставить других выполнить ту или иную задачу. Люди любят, когда их благодарят за работу. Если вы заранее скажете адресату спасибо, скорее всего он пойдет вам навстречу. Или как минимум хорошенько подумает, прежде чем поступить иначе.

Будьте осторожны с вложениями. Скажем откровенно: не все они одинаково важны. Без некоторых вполне можно обойтись. Одни вы открываете, потому что они нужны для работы. Другие – когда у вас есть время. А третьи удаляете, не читая.

Чтобы адресат открыл вложение – а может быть, даже распечатал и прочел его, – нужно убедить его сделать это. Иначе люди будут воспринимать ваши вложения как незваных гостей, которые доставляют лишние хлопоты.

В действительности вы уже знаете, как это делается. Нужно упомянуть вложение в теле письма, например так: «The attachment shows the latest figures», – или так: «Please see attached». Каждое вложение требует отдельного упоминания.

Уведомлять о вложении следует в конце – в конце предложения, абзаца или письма. Просить адресата посмотреть вложение в середине фразы – все равно что отвечать на телефонный звонок во время киносеанса. Это раздражает. Это мешает чтению. Это сбивает с мысли.

Многие люди дублируют содержание вложений в письме. Не делайте этого. Достаточно кратко передать общий смысл вложенного документа. Если вы дословно повторяете его текст в письме, вложение теряет смысл.

Вложение не конкурирует с письмом. Вложение не заменяет его. Вложение дополняет текст письма.

Высокая скорость связи заставляет людей торопиться. Но когда речь идет о e-mail, лучше притормозить. Не жалейте времени на работу над текстом – эти усилия непременно принесут плоды. Помните, в сообщении, написанном в спешке, обычно остается немало ошибок.

Cris,

Предмет обсуждения

As you know, Vector, Inc. is restructuring to mutually benefit our longstanding business relationships with Lumina Corp. For the same reason, Vector requires credit extension.

Аргумент 1

Vector’s reconciliated accounts present a strong case for extending the line to 50K. While in the short term, the debt ratio will temporarily increase, so will the margins.

Аргумент 2

By May 2008, our debt-to-equity ratio will reflect gains from joint marketing agreements as well as amendments in factors of production. The extended line allows Vector to capitalize on opportunities while reducing accrued expenses. The full financial statement is attached.

Выгодное предложение

As Vector expands existing operations in Central and South America, it will open new markets for Lumina Corp. I look forward to discussing the details of these incentives over the phone prior to our meeting. Please e-mail me your availability.