Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Плохие новости

In a climate of financial austerity, Vector, Inc. is reducing costs by restricting new equipment purchases. Similarly, aggressive debt restructuring has led to a tighter balance sheet in which outlays are subject to close scrutiny. Moreover, losses in the Q3 supply sector have hit hard. Consequently, we cannot maintain our current quotas from Lumina.

Хорошие новости

But we do not want to damage our long-term partnership. Nor do we want injure the network we’ve worked so hard together to build. To offset the short-term quota reduction, Vector proposes extending the service agreements over a 3-year term.

Подтверждение доброй воли

I have attached a draft of the paperwork here for your consideration. Please get back to me with any questions or comments you might have.

Причинно-следственные связи вшиты в саму структуру английского языка. Вспомните, как устроено типичное английское предложение: подлежащее-сказуемое-дополнение. Существительное с помощью глагола направляет свою энергию на дополнение. В предложении: «Vector buys Lumina subsidiary», – Vector воздействует на конечный объект, в данном случае это дочерняя компания Lumina.

Иными словами, английский синтаксис (порядок слов в предложении) имеет собственную логику. Можно сказать, что язык задает определенный строй мыслей.

Если вы используете формы, естественные для языка, вы идете проторенным путем. Здесь вероятность заблудиться невелика. Однако, если вы ступите на неизведанную территорию, вас ждут проблемы. Если вы употребляете формы, чуждые для языка, вам придется нелегко. Это хорошо известно каждому, кто пытался перенести выразительные средства одного языка в другой.

Когда вы ставите во главу угла причинно-следственные связи, английский язык на вашей стороне. Считайте, что вам повезло.

Чтобы доводы, которые опираются на причинно-следственные связи, были убедительными, излагайте мысли последовательно. В цепочке посылок и следствий одно должно вытекать из другого и подводить к итоговым выводам. Когда порядок изложения логичен, выводы выглядят бесспорными. Если адресат видит неопровержимые аргументы, он скорее всего согласится с вами. Или как минимум будет вынужден найти веские доводы для отказа.

Слова и выражения, которые подчеркивают логику изложения, делают рассуждения более убедительными. Такие лексические связки, как «To begin with», «Next», «In addition», «Therefore», помогают осмыслению текста – благодаря им он становится более стройным и связным. Если грамотно подвести оппонента к решающим доводам, он вряд ли сумеет оспорить вашу точку зрения.

Люди, которые страдают от синдрома ПСЗ (Прикрой Свою Задницу), как правило, не умеют эффективно общаться. Почему? Как сказал мне один генеральный директор, они «растолковывают каждую мелочь в таких подробностях, что способны надоесть до смерти». Они так боятся забыть нечто важное, что обрушивают на собеседника лавину ненужных сведений. Опасаясь упустить нужное, они валят в кучу все, что придет в голову. В результате письмо, которое могло бы уместиться в три абзаца, расползается на две страницы (и непременно сопровождается вложениями).

Эти люди забывают, что адресату не нужно и не хочется знать все. Чем выше его должность, тем масштабнее восприятие. Если вы хотите предупредить босса об аварии на производстве, которая отразится на уровне запасов и приведет к задержкам поставок, история о том, как вы узнали о проблеме, наверняка ему не интересна. Ему нужны лишь те данные, которые позволят принять меры. Ваши впечатления, анализ и оценка ситуации здесь ни к чему.

Шквал информации обычно не дает желаемого результата. Многословные послания менее убедительны, чем несколько продуманных фраз. Количество не переходит в качество. Лишняя информация отвлекает получателя от основной идеи письма – разумеется, при условии, что там есть основная идея. Если вы постоянно отклоняетесь от темы, вы постепенно теряете ее из виду. И письмо, перегруженное информацией, рушится под собственной тяжестью.

Более того, избыточность и повторения подтачивают доверие к автору. Если вы высказали мысль единожды, мы не усомнимся в ваших словах. Если вы повторяете ее снова и снова, наша вера тает. К примеру, если вы слишком долго рассказываете, как упорно трудилась ваша команда, как часто люди работали по ночам, как они забросили ради проекта личную жизнь, у адресата возникает ощущение, что вы преувеличиваете. Зачем вам это нужно? Наверное, потому что на самом деле вы работали спустя рукава. Наступление и попытки оправдаться – очень разные вещи, и это отлично знала леди Макбет.